Hur organiserar man kontorsfiler?
För att organisera kontorsfiler, börja med att utveckla kategorier och underkategorier som täcker alla dokument du måste arkivera. Gör sedan filerna enkla att hitta genom att använda en annan mappfärg för varje kategori du skapade och märk varje mapp. Dessutom kan du förhindra att mapparna sväller ut genom att lagra alla utvecklade dokument. Slutligen lämna flera centimeter extra utrymme i varje arkivlåda så att mapparna har utrymme att växa över tiden. Fortsätt läsa för tips om att arbeta med andra för att hålla dem organiserade.
För att organisera kontorsfiler, börja med att utveckla kategorier och underkategorier som täcker alla dokument du måste arkivera.
Att organisera kontorsfiler kan vara en svår uppgift, särskilt om du har stora mängder filer och dokument, men det behöver inte vara en smärtsam process. Att planera framåt och besluta om ett filsystem kan hjälpa dig att organisera dina filer så att de passar ditt företag och se till att du hittar viktiga dokument mer effektivt. När du väl har ordnat dina filer måste du hålla dig till ett konsekvent system för att underhålla dina filer på det sättet.
Metod 1 av 3: utveckla ett system
- 1Skapa filkategorier. Det första du ska göra om du vill organisera dina filer är att bestämma vilka huvudkategorier du ska använda för att sortera. Olika typer av kontor kommer att ha olika typer av kategorier, men det allmänna systemet är detsamma. Du måste räkna ut ett system som sorterar dina filer på ett meningsfullt sätt.
- Till exempel, om du arbetar på ett advokatbyrå och behöver organisera klientfiler, kan du sortera efter allmänna ärendetyper: rättstvister, testamente, företags, administrativt och andra
- 2Ställ in underkategorier. Inom varje enskild kategori kan du bli mer specifik genom att utveckla en lista med underkategorier. Varje enskilt papper som behöver arkiveras kan definieras av två termer - den allmänna kategorin och sedan underkategorin.
- Om du till exempel skapar ett arkivsystem för ekonomiska frågor kan du ha en allmän kategori av "Utgående betalningar" och sedan ställa in underkategorier för leverantörer, leverantörer, tjänster, yrkesverksamma och administrativa kostnader.
- 3Använd ett färgkodningssystem. Det låter enkelt, men det kan vara ett mycket effektivt sätt att organisera dina filer för snabb åtkomst. Bestäm hur många olika kategorier du ska ha i ditt arkivsystem och använd sedan så många olika färgade mappar.
- Istället för att använda helt färgade mappar kan du använda vanliga manila-mappar och få färgade klistermärken. Du kan sedan fästa klistermärkena på den övre fliken, i kanten av mappen eller båda för att göra det mer synligt.
När du väl har ordnat dina filer måste du hålla dig till ett konsekvent system för att underhålla dina filer på det sättet. - 4Märk filerna. Varje fil på ditt kontor har nu en tydlig plats att vara. Du bör skriva etiketten på fliken i varje mapp tydligt och snyggt så att du vet var den hör hemma. Etiketten i varje enskild mapp bör börja med den allmänna kategorin och sedan följas av den specifika underkategorin. Till exempel skulle en mapp innehållande register över betalningar till dina leverantörer ha etiketten "Utgående betalningar / leverantörer."
- Etiketterna på varje fil ska skrivas ut så snyggt och konsekvent som möjligt. Du kan mycket enkelt köpa programvarupaket som låter dig formatera etiketter så att du kan skriva och skriva ut dem med din dator.
- Om du skriver ut dina etiketter med din dator bör du använda en enhetlig teckenstorlek och stil. Om du skriver ut för hand bör du försöka vara konsekvent och så snygg som möjligt.
- 5Sortera filerna alfabetiskt. När ditt arkivsystem är upprättat och du har skapat alla dina mappar, sätt sedan i ordning. Du bör sortera de allmänna mapparna alfabetiskt. Inom varje allmän mapp bör underkategorierna också sorteras alfabetiskt.
- Du kan välja att sortera lite information efter datum snarare än efter en ämnesetikett. Om så är fallet måste du själv bestämma om det är vettigare att sortera dina filer med de nyaste objekten framför och flytta till de äldsta, eller vice versa.
- 6Lämna flera centimeter utrymme i varje arkivlåda. När du skapar ditt arkivsystem måste du lämna utrymme för filerna att växa. Med tiden kommer du utan tvekan att få fler papper att lägga till i varje mapp. Lämna utrymme för dina filer att expandera. Annars får du den svåra uppgiften senare att flytta hela sektioner eller arkivlådor för att göra plats.
Metod 2 av 3: sortera oordningiga filer
- 1Samla allt material som behöver arkiveras. Om du börjar med en samling papper som inte har organiserats och är i oordning, måste du börja med att dra ihop papper. Hitta en arbetsplats och samla allt i en hög. Du kommer då att kunna arbeta med att organisera.
- 2Dela upp papper i två grupper för "handling" och "arkivering. " Som ett första steg bör du skapa en mapp eller hög för allt som behöver omedelbar åtgärd. Dessa papper bör inte arkiveras, annars kanske du inte kommer ihåg att göra det arbete som behöver göras. Ställ den här "åtgärdsmappen" åt sidan för att adresseras snart. Fortsätt sedan med att lämna in återstående papper.
- Organisera "action" -filen. Papper som behöver hanteras omedelbart ska sorteras i mindre grupper baserat på det arbete du behöver göra. Ställ till exempel in sådana underkategorier som ring, skriv, leverera och betala.
EXPERTTIPSVår expert håller med: Sortera dina papper efter vad som behöver åtgärdas genast, som räkningar eller formulär att fylla i, och vad som inte kräver åtgärder men kan komma att göra i framtiden, som skatteformulär och andra juridiska dokument. Den mellersta kategorin av papper är de du tar ut efter behov, som manualer och kataloger. Sortera filerna i en låda baserat på vilken typ av åtgärd de behöver och placera omedelbara svarspapper framför.
Att organisera kontorsfiler kan vara en svår uppgift, särskilt om du har stora mängder filer och dokument, men det behöver inte vara en smärtsam process. - 3Plocka upp varje papper en gång. När du sorterar igenom de lösa papper som du lämnar in ska du fatta beslut om var och en när du granskar det. Plocka upp papperet, läs över det, bestäm vilken kategori och underkategori det tillhör i ditt arkivsystem och lägg sedan bort det. Att arbeta på det här sättet hjälper dig med konsekvens i din arkivering och hjälper dig att spara tid genom att hantera varje objekt bara en gång.
- När du granskar varje artikel bör du avgöra om du ens behöver behålla det. Om papperet är något som redan har behandlats och inte är något som du behöver spara som ett register, överväga att kasta det istället för att arkivera det.
- 4Vik upp varje objekt. De flesta papper du har kommer troligen att ha kommit i korrespondens och kommer troligen att vara i kuvert och vikta. Ta bort papper från kuverten, öppna dem platta och arkivera dem sedan. Att arkivera varje papper på det här sättet hjälper dina mappar att passa enhetligt i arkivlådan, utan att svälla ut där de vikta papperen staplas.
- Bestäm om du behöver behålla kuvert. I de flesta fall är kuverten onödiga och kan kasseras. Men om du tror att du kan behöva leveransbevis eller bevis på ett poststämpel, bör du häfta kuvertet på papperen och hålla dem ihop.
- Flera papper ska häftas ihop. Detta förhindrar att saker separeras eller går vilse. Häftklamrar är att föredra framför gem eftersom (a) de passar mer enhetligt i filerna och (b) de inte har problem att glida av.
Metod 3 av 3: underhålla dina filer
- 1Använd en "to file" -korg. När ny korrespondens kommer in på ditt kontor eller när nytt pappersarbete skapas kan du kanske inte skicka det direkt. Du bör placera allt som behöver arkiveras på ett enda ställe som ska arkiveras när du kan. En korg på ditt skrivbord, märkt "To File", är ett bra sätt att lägga dessa papper åt sidan tills du är redo.
- 2Ange en konsekvent tid att arbeta med arkivering. Om du kan, planera en konsekvent tid varje dag eller vecka som du kan arbeta med att arkivera nya papper. Om du gör arkivering till en vanlig del av din rutin är det mer troligt att du följer den.
- Du kan till exempel avsätta den sista halvtimme varje dag för att arkivera dagens tidningar. Om det inte är tillräckligt med tid kan du försöka göra din ansökan två gånger varje dag, precis innan du går till lunch och sedan precis innan du åker till dagen.
- Nycklarna till framgång är konsistens och upprepning.
- 3Se till att andra som har tillgång till filerna förstår systemet. Om du är den enda personen som använder dina filer, bör du enkelt kunna behålla den ordning som du har skapat. Men om andra behöver använda papper i dina filer, bör du se till att de förstår - och följer - det system du har skapat. Att ha ett arkivsystem på plats hjälper inte om papper blir felfilterade och läggs i fel mappar.
- Om kan vara mer effektivt och mer effektivt om du erbjuder dig att få något som någon annan på ditt kontor kan behöva, och be dem sedan att returnera allt direkt till dig. Då kan du vara säker på att allt blir på nytt korrekt.
Till exempel, om du arbetar på ett advokatbyrå och behöver organisera klientfiler, kan du sortera efter allmänna ärenden: tvister, testamente, företags, administrations- och andra. - 4Förvara viktiga dokument på en säker plats. Vissa specialmaterial kan behöva förvaras på separata, speciella platser. Till exempel kan vissa papper behöva förvaras i ett värdeskåp eller i en brandsäker låsbox. Du kan till och med behöva förvara vissa material utanför anläggningen, i ett bankfack eller på ditt företags advokatkontor.
- 5Granska dina filer regelbundet. Minst en gång om året, eller oftare om det behövs, bör du avsätta lite tid för att granska dina filer. Syftet med denna recension är att avgöra om det finns papper eller hela mappar som kan kasseras eller kanske flyttas till en lagringsanläggning utanför anläggningen. Om något aldrig kommer att behövas igen bör du kasta bort det. Om det är något som du inte förväntar dig att använda regelbundet men kan behöva behålla som ett register, ska du skicka det till lagring.
- Denna artikel behandlar organisering och arkivering av fysiska papperskopior av korrespondens, räkningar och annat material. Rektorerna som beskrivs här fungerar lika bra för att organisera datorfiler. Du kan utveckla mappar och undermappar och lagra elektroniska filer på samma sätt som fysiska papper.
- Arkivskåp
- Hängande filer
- Mappar
- Etiketter
- Markörer
Läs också: Hur sparar jag pengar som ny förälder?
Frågor och svar
- Hur ändrar jag Microsoft Word-filer till nya kategorier och filnamn nu när de är gamla och har ändrats?Detta låter som en skrämmande uppgift och kan vara tidskrävande, men systemet är egentligen detsamma som att omorganisera pappersfiler. Bestäm de nya kategorierna du ska använda och namnen på filerna som hör till var och en. Då kan du mycket enkelt använda högerklicka på musen för att dra filer till deras nya platser. Istället för att högerklicka kan du markera filnamnet och välja "Klipp ut". Flytta sedan markören till önskad ny plats och klicka på "Klistra in".
- I ett arkiv för affärsfiler (fysiska mappar) med ett mobilt väggsystem, arkiveras poster framifrån och bak (som inuti ett skåp) eller sida till sida (höger till vänster som i läsordning)?Från sida till sida (från vänster till höger, såvida du inte använder ett språk som läser från höger till vänster, t.ex. arabiska).
- Vilka är de 3 typerna av arkivsystem som kan användas?De tre huvudtyperna är alfabetiska, numeriska och alfanumeriska. Du kan skapa undergrupper som t.ex. Alfabetisk aktuell, Alfabetisk encyklopedi, Alfabetisk geografisk, Duplex numerisk och kronologisk.
- Om företagets namn är "The Mug Co.", arkiverar jag det under "M"?Alla företag som börjar med "The" bör arkiveras under nästa ord, så "The Mug Co." bör arkiveras under "M."
- Filmappar: Borde det vara Smith, John & Anderson, Julie OR Smith, John & Julie Anderson?I båda exemplen du gav är förnamnet "Smith", så objektet kommer att arkiveras på samma plats. Den viktigare frågan är om du ska märka den artikeln som "Smith & Anderson" eller "Anderson & Smith", eftersom detta påverkar arkiveringsplatsen. Det finns verkligen inget "rätt" svar på dessa frågor så länge du är konsekvent.
Obesvarade frågor
- Hur kan jag få mappar för presskort att stå upp i en arkivlåda?
- Hur får jag mappar för presskort att stå upp i en fil?
Kommentarer (6)
- Hjälpte eftersom jag just har börjat med ett nytt företag och systemet är bara ordentligt.
- Jag är glad att hjälpa min man (chef) att organisera sitt kontor. Detta förenklar det verkligen för mig.
- Den här artikeln hjälpte mig mycket genom att ge mig en uppfattning om hur jag börja organisera min chefs kontor, från att avsätta sorteringstid till att göra månadsfiler. Det var till stor hjälp.
- Stor hjälp, dessa idéer. Tack.
- Bra ide. Enkelt och snyggt.
- Fick några användbara tips.
