Hur arkiverar man alfabetiskt?

För att arkivera saker i alfabetisk ordning, börja med att gruppera alla objekt du vill arkivera efter typ, som kvitton, bokstäver och dokument, så att de är lättare att hitta. Indexera sedan alla filer i varje grupp genom att placera det viktigaste eller mest relevanta ordet i början av titeln. Om du till exempel hade ett recept som heter "Sweet and Delicious Apple Pie" skulle du vilja indexera det som "Apple Pie, Sweet and Delicious" så att det blir lättare att slå upp. Slutligen ordna allt i alfabetisk ordning enligt de indexerade titlarna. Om du vill lära dig att organisera alla dina dokument efter att ha arkiverat dem, bläddra neråt!

Doe Mining Company" arkiveras efter "Jane A
Till exempel skulle "Jane A. Doe Mining Company" arkiveras efter "Jane A. Doe Mfg.".

Alfabetisk arkivering är ett grundläggande sätt att organisera dokument som gör att du snabbt kan lagra, komma åt och hantera dina personliga och affärsfiler. Genom att implementera alfabetisk arkivering i ditt liv kommer du att se till att alla dokument är skyddade och tillgängliga. Det finns många regler för hur man arkiverar alfabetiskt på engelska för att bevara ett förnuftigt arkivsystem. Lyckligtvis är det enkelt att komma igång med nya dokument och det är fortfarande ingen svår förändring att göra om du behöver omorganisera!

Del 1 av 2: arkivering i alfabetisk ordning

  1. 1
    Bestäm det alfabetiska systemet du ska använda. Även något så till synes rakt som alfabetisk arkivering erbjuder flera alternativ att välja mellan. Det är viktigt att du väljer ett system och använder det konsekvent.
    • Bokstäver för bokstäver tar hänsyn till varje bokstav i varje ord i ordningsföljd och ignorerar mellanrum mellan ord.
    • Ord-för-ord-arkivering beställer artiklar baserat på den första bokstaven i varje ord i följd.
    • Enhet-för-enhet-arkivering tar hänsyn till varje ord, förkortning och initial och beställer artiklar enligt dessa. Enhets-för-enhet-systemet rekommenderas i allmänhet.
  2. 2
    Gruppföremål. När du har alla objekt du behöver arkivera, bestäm hur du vill gruppera filerna. Du kan välja ordboksformat, där alla filer placeras i en alfabetisk ordning, oavsett vilken filtyp eller vilka objekt den innehåller. Du kan också använda encyklopedieformatet, där objekt grupperas efter typ eller ämne, och sedan är varje grupp alfabetiskt ordnad.
    • Om du har många olika typer av objekt att arkivera (recept, skatteintäkter, brev, etc.), kan det vara till hjälp att använda encyklopediformatet. Gruppera objekten efter typ först och ordna sedan i alfabetisk ordning i varje grupp. Håll grupperna åtskilda med avdelare eller färgkodning.
  3. 3
    Indexera dina filer. Indexering är sättet att placera varje sektion i en titel i rätt enhet. För att indexera objekt innan du arkiverar dem måste du bryta ner elementen i varje föremåls namn och skapa ett nytt alfabetiserat namn, som kan skilja sig från standardnamnet. Till exempel:
    • Antag att du har följande artiklar att indexera och arkivera: en artikel om jordvarvar med titeln "Nocturnal Feeding of Aardvarks", en biografi av den kända jordvetexperten Jane A. Doe och en reklambroschyr för en Detroit Zoo-jordvarkutställning.
    • Biografi om Jane A. Doe skulle indexeras som "Doe, Jane A.," eftersom efternamn kommer först i arkivering. Det skulle arkiveras under bokstaven "D."
    • Artikeln "Nattlig utfodring av Aardvarks" kan indexeras som den är, om du väljer gruppering i ordboksstil. Det kan arkiveras under bokstaven "N" (för "Nocturnal") med hjälp av denna gruppering.
    • Alternativt kan du indexera "Nattlig utfodring av Aardvarks" som "Aardvarks, Nattlig utfodring av." Det vore vettigt om du använde en gruppering i uppslagsverk och inte bara arkiverade objekt relaterade till jordvarkar. Objektet arkiverades sedan under "A."
    • Kampanjbroschyren kunde indexeras som "Aardvarks, utställningar (Detroit Zoo)." Detta vore vettigt om du förväntar dig att ha flera material på jordvarkutställningar, till exempel kanske du har en annan artikel som ska indexeras som "Aardvarks, utställningar (Toledo Zoo)."
    • Alternativt kan PR-broschyren indexeras som "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Det kan vara vettigt om du förväntar dig att ha flera objekt relaterade till Detroit Zoo, eller om du vill använda en grupp i encyklopedi för att arkivera objekt efter geografisk plats.
    Jane A.," eftersom efternamn kommer först i arkivering
    Biografi om Jane A. Doe skulle indexeras som "Doe, Jane A.," eftersom efternamn kommer först i arkivering.
  4. 4
    Beställ filer alfabetiskt efter deras indexerade namn. Den allmänna regeln för arkivering i alfabetisk ordning är att ordna artiklar i ordning från A (första) till Z (sista). Använd alltmer specifik information för att skilja mellan och beställa separata artiklar. Till exempel:
    • Ordningen på dina indexerade filer i föregående steg kan då vara (beroende på vilket system du använder): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)," och "Nattlig matning av Aardvarks" ELLER "Aardvarks, utställningar (Detroit Zoo), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of, "och" Doe, Jane A. "
    • En fil för "Wallaby" skulle komma efter en fil för "Emu." En fil för "Kangaroo" skulle komma emellan, och en fil för "Aardvark" skulle komma före en för "Bear" och en för "Emu." Detta skulle ge dig följande filordning: "Aardvark," "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
    • Om du sedan lade till en fil för "Anteater" skulle den komma efter alla filer för "Aardvark." Eftersom båda börjar med bokstaven "A" måste du titta på den andra bokstaven i varje ord ("N" respektive "A") för att bestämma ordningen och sedan ordna filer baserat på detta. Den nya ordern skulle vara: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
  5. 5
    Märk dina filmappar. För att göra det enkelt att hitta objekt, märk varje filmapp med det rätta indexerade namnet på det eller de objekt som det innehåller. Detta gör det också lättare att introducera nya filer i rätt ordning.
    • Placera objekt i mappen som är avsedd för dem.
    • Du kanske också tycker att det är användbart att färgkoda dina filer för att förbättra användbarheten. Om du till exempel använder en gruppering i encyklopedi, ge varje grupp en separat färg och märk varje artikel / fil i varje grupp med sin respektive färg.
  6. 6
    Dokumentera indexerings- och arkiveringssystemet. Var konsekvent med ditt indexerings- och arkivsystem, vad det än är. Se till att alla som har tillgång till filerna är medvetna om systemet. Till exempel kan du skapa och dela ett dokument som beskriver dina arkiveringsregler. Detta hjälper alla att kunna använda arkiveringssystemet effektivt.
  7. 7
    Arkivera nya objekt ordentligt. Placera filer i skåpet baserat på de indexerade namnen och alfabetisk ordning, enligt det system du använder. Flytta de aktuella filerna efter behov för att placera nya filer på rätt plats.

Del 2 av 2: hantering av specialfall

  1. 1
    Arkivera objekt under deras betydelse. Ibland är det vettigt att arkivera objekt baserat på nyckelord, oavsett i vilken ord ord i en titel eller ett namn visas. Detta säkerställer att en fil kan indexeras och lokaliseras med den mest logiska termen. Till exempel
    • "First Bank of Chicago" kunde indexeras och arkiveras som "Chicago, First Bank of." "Chicago" är nyckelordet i denna post, snarare än "First" eller "Bank", särskilt om du kanske har andra objekt med liknande namn, till exempel "First Bank of Tulsa" eller "Chicago Bank and Trust."
    Doe Skadedjursbekämpning" arkiveras under "J"
    Till exempel skulle "Jane A. Doe Skadedjursbekämpning" arkiveras under "J" och INTE indexeras som "Doe, Jane A. Skadedjursbekämpning.".
  2. 2
    Beställ namn efter efternamn. Typiska arkiveringsstandarder rekommenderar att individer indexeras efter efternamn först, eftersom efternamnet anses vara den betydande termen.
    • Således skulle "Jane A. Doe" indexeras och arkiveras som "Doe, Jane A."
    • Sätt titlar (Dr., Mrs., Major, etc.) i slutet. "Dr. Jane A. Doe" skulle till exempel indexeras och arkiveras som "Doe, Jane A., Dr."
    • Generellt, beställ namn som de stavas, bokstav för bokstav. Till exempel skulle "MacDonald" komma före "McDonald." På samma sätt betraktas "D", "" L "," "Le", "de", etc. som en del av namnet, inte som separata enheter. Till exempel beställer filer "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" och "Wolfe" i den ordningen (och INTE som "L'Engle", Le Guin, "" Heinlein, "" Wolfe ").
    • Ett vanligt undantag från dessa regler om namn är när en persons namn ingår i ett företags- eller organisationsnamn. I dessa fall ska du behandla individens namn som enheter inom företagsnamnet. Till exempel skulle "Jane A. Doe Skadedjursbekämpning" arkiveras under "J" och INTE indexeras som "Doe, Jane A. Skadedjursbekämpning."
  3. 3
    Ignorera artiklar, konjunktioner och prepositioner. Artiklar (såsom "a", "an" och "the"), sammankopplingar (såsom "och", "men" och "eller") och prepositioner (såsom "för", "av" och "in") hoppas vanligtvis över vid indexering och arkivering alfabetiskt, eftersom de inte anses vara betydelsefulla termer. Detta är fallet även när de utgör början på ett föremåls namn. Till exempel:
    • "En utredning av emu-utfodringsmetoder" skulle arkiveras under "E" för "Emu" (det betydande ordet i denna artikels titel), snarare än "A" för "an."
    • "Doe och Smith Pest Control" skulle arkiveras efter "Doe, Jane A." Båda indexerade namnen börjar med ordet "Doe", så du går vidare till nästa betydelsefulla term i varje ("Smith" respektive "Jane") för att bestämma filordningen. Ignorera ordet "och" eftersom det inte är betydelsefullt.
  4. 4
    Behandla förkortningar som om de stavats ut. När du indexerar och arkiverar objekt kan du stöta på förkortningar som "Mfg." (för "Tillverkning") eller "Inc." (för "Incorporated). Generellt bör du indexera och arkivera objekt som om dessa förkortningar stavats ut snarare än bara som bokstäver.
    • Till exempel skulle "Jane A. Doe Mining Company" arkiveras efter "Jane A. Doe Mfg."
  5. 5
    Filnummer normalt. När du arkiverar objekt i alfabetisk ordning kan du stöta på siffror i deras titlar. Vanligtvis filnummer normalt, snarare än som om de stavades ut. Nummer arkiveras också före brev.
    • Till exempel skulle "3M Company" arkiveras före "100 Great Business Ideas" (eftersom "3" kommer före "100").
    • " Stora affärsidéer " och " Stora affärsledare " skulle arkiveras efter "100 stora affärsidéer ", eftersom siffror ordnas före bokstäver.
    • Siffror som redan är stavade behandlas som ord snarare än siffror. Lägg till exempel poster "100 bra affärsledare ", "bra affärsidéer" och "två hundra bra affärsidéer " i den ordningen.
    • Om det tjänar dina arkiveringsändamål kan du dock göra ett undantag och alltid lämna siffror som om de stavats ut.
  6. 6
    Hantera eventuella specialtecken. Alla icke-alfabetiska eller icke-numeriska tecken som du stöter på när du indexerar och arkiverar objekt måste beaktas. Vad man ska göra med dessa karaktärer beror dock på deras typ:
    • Punktering (som apostrofer, perioder och komma) ignoreras vanligtvis vid indexering och arkivering av objekt. Lägg till exempel "Washingtons bästa kaffe" och "Washington State Fair" i den ordningen.
    • Diakritik behandlas som motsvarande bokstav utan det diakritiska märket. Fila till exempel "Éclair" som "Eclair" och "Über" som "Uber". Undantaget från detta är när du arkiverar enligt alfabetet för ett språk som använder diakritik, i vilket fall du bör följa den normala alfabetiska ordningen för det språket.
    Börja med att gruppera alla objekt du vill arkivera efter typ
    För att arkivera saker i alfabetisk ordning, börja med att gruppera alla objekt du vill arkivera efter typ, som kvitton, bokstäver och dokument, så att de är lättare att hitta.
  7. 7
    Använd den allmänna regeln "ingenting före något" när det behövs. I allmänhet ignoreras mellanslag (inklusive skiljetecken och andra element som hoppas över) när de arkiveras alfabetiskt. Men i fall där du har objekt som börjar på samma sätt, använd ett mellanslag eller regeln "ingenting före något" för att bestämma arkiveringsordningen.
    • Lägg till exempel "North East Bank", "North East Manufacturing" och "Northeast Bank" i den ordningen.
    • Likaså "Doe, Jane A." skulle arkiveras före "Doe, Jane A., Dr."
  8. 8
    Utmärk filerna med mer detaljerad information, om det behövs. I sällsynta fall räcker inte alfabetisk information för att bestämma filernas ordning. I dessa fall måste du använda ytterligare information för att indexera och beställa artiklar. Markera den här tilläggsinformationen i respektive filer så att du kan urskilja dem. Till exempel:
    • Om du hade saker för två olika individer som heter Jane A. Doe kan du beställa dem efter födelsedatum. Filen "Doe, Jane A. (f. 1853)" skulle alltså komma före filen "Doe, Jane A. (f. 1967).
    • Du kan också beställa artiklar enligt geografi när du behöver göra skillnader. Om du har filer för tre olika banker på tre olika platser, och varje bank heter "First United Bank and Trust", kan du beställa dem alfabetiskt i ordningen "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank och Trust (Oklahoma), och "First United Bank and Trust (South Dakota)."
    • På samma sätt, om du hade objekt för två olika björnar eller typer av björnar, skulle du skilja dem ytterligare, baserat på art, geografisk plats, etc. Du kan till exempel ha filer på "Bear, Brown" och "Bear, Grizzly " (i den ordningen), eller filer på "Bears (European)" och "Bears (North European)" (i den ordningen).
  9. 9
    Publicera undantag och särskilda regler. Se till att alla som använder dina filer känner till några undantag från standardriktlinjer som tas med i ditt arkivsystem. Detta hjälper till att säkerställa att alla kan använda arkivsystemet ordentligt och effektivt.

Tips

  • Om du letar efter riktlinjer för mer komplexa eller specialiserade alfabetiska arkiveringsfrågor, kontakta institutioner som National Information Standards Organization (NISO), European Library Association (ALA), Association of Records Managers and Administrators (ARMA) eller Library of Congress.

Frågor och svar

  • Arkiverar jag papper bakom bokstaven i alfabetet eller framför det?
    Använd regeln "ingenting före något". Arkivera alla artiklar som börjar med bokstaven i alfabetet bakom eller efter själva bokstaven, eftersom det inte finns något efter bara en bokstav i alfabetet. Börja alltid arkivera framifrån, dvs första sidan i ett pärm eller närmast dig i ett arkivskåp.
  • Var skulle jag arkivera något som börjar med ett nummer, till exempel "5 killar"?
    Filer som börjar med siffror ska arkiveras före varje bokstav. De bör också vara i numerisk ordning. Om du har två objekt som börjar med samma nummer, bör du beställa dem alfabetiskt, baserat på vad som följer det numret. Till exempel: 5 gals skulle komma före 5 killar.
  • Kommer en Jr. före en III?
    Ja. I tre generationer med samma namn ges den äldsta suffixet Sr., den mellersta Jr. och den yngsta III, vilket betyder "den tredje."
  • När Mc lämnar namn, kommer Mc först i M?
    Det skulle komma efter alla namn som börjar med "Ma" eller "Mb".
  • Var skulle jag skicka ett nummerföretag?
    Allt med ett nummer i början av namnet ska arkiveras i numerisk ordning före filer som börjar med bokstäver. 0-9, sedan AZ
  • Hur skulle jag registrera namnet "St. John"?
    Du kan antingen arkivera den under "Sa" (som i "Saint") eller "St" för (som i "St."). Det är upp till dig beroende på dina preferenser.
  • Hur arkiverar jag ett namn som St. Jean?
    Du alfabetiserar prefixet St. som om det stavades - Saint. Så St. Jean skulle arkiveras som Saint Jean.
  • Vad är det bästa sättet för mig att lämna in "The Criminal Justice System"? Under "The" eller "Criminal"?
    Arkivera den under "Criminal". Många filer kan börja med "The." Arkivering på detta sätt möjliggör den snabbaste platsen för dina filer.
  • När du registrerar "123 S. Carson Street", är det arkiverat under "S" för "South" eller "Carson Street"?
    Det kommer att arkiveras under "Carson", eftersom det är namnet på gatan. Den "södra delen" spelar ingen roll, eftersom en gata vanligtvis har två riktningar.
  • Hur arkiverar jag någon med två efternamn, beaktas det andra efternamnet?
    Om efternamnet är bindestreck, behandla dem i allmänhet som ett ord. Om det inte är bindestreck, behandla förnamnet som ett mellannamn - och fil under efternamnet.
Obesvarade frågor
  • Ska jag registrera UC Davis i Ds?
  • Hur arkiverar jag en persons namn alfabetiskt?
  • Hur arkiverar jag universitet i alfabetisk ordning?
  • Kommer företag framför individer när de arkiverar alfabetiskt?
  • Använder jag titel när jag arkiverar alfabetiskt?

Kommentarer (7)

  • tkonopelski
    Det hjälpte mig att förstå hur jag arkiverade och gav mig bra tips.
  • yvonnecarter
    Jag lärde mig av det, vilket kommer att vara till hjälp för mitt arkivsystem.
  • rachaelroob
    Jag är i HR och har en nybörjare som börjar snart som är underbar och kapabel men som inte verkar ha grunderna i arkivering och detta är för att säkerställa att jag vet att hon kommer att få en bra start.
  • jany61
    Det hjälpte mig att veta hur man fyller och viker mitt dokument.
  • amosciski
    Det har gått många år sedan jag lämnade in, så din webbplats är en enorm hjälp.
  • aryannaconsidin
    Jag har inte varit tvungen att arkivera länge manuellt. Detta summerade det rätt för mig.
  • joelbennett
    Jag letade efter ett sätt att alfabetisera förkortningar specifikt och hittade många andra regler att följa som är mycket hjälpsamma, med regler listade tillsammans med de olika referenserna. guide var lättare för mig att följa.
Relaterade artiklar
  1. Hur håller jag spindlar ur ditt hus?
  2. Hur gör man spindelavvisande hemma?
  3. Hur blir man av med svarta änka spindlar?
  4. Hur bli av med spindelnät?
  5. Hur man dödar spindelägg?
  6. Hur bli av med vargspindlar?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail