Hur skapar man ett arkivsystem för kontor?
Hur skapar jag ett livskraftigt arkivsystem när mer än en person kan komma för att ta bort filer?
Få saker är viktigare för ett smidigt kontor än ett arkivsystem som fungerar. Oavsett om du är den enda som har åtkomst till filer eller delar med en personal, måste det arkiveringssystem du väljer vara organiserat så att alla kan hitta vad de letar efter. Om arkiveringssystemet är svårt att använda, kommer du att hänga på papper av rädsla för att förlora dem i filerna, och du kommer snart att ha högar med papper som täcker ditt skrivbord.
- 1Bestäm ett arkivsystem. Oavsett vad det är måste det vara vettigt, så du vet exakt var varje papper är. Dina alternativ är:
- Alfabetisk. Detta system är bäst när de flesta av dina filer kommer att vara namn på klienter, patienter eller kunder.
- Ämne eller kategori: De flesta filsystem är organiserade efter ämne eller kategori, vilket fungerar bra när de är rätt inställda, men kan också vara det mest förvirrande när det inte är det.
- Numerisk / kronologisk. Detta är bäst när dina filer huvudsakligen består av numrerat eller daterat material, som inköpsorder eller kvitton.
- 2Fyll dina arkivlådor med hängande mappar. De hängande mapparna kommer aldrig att tas bort, utan fungerar som platshållare för manila kuvert som du tar bort från lådan.
- 3Sortera dina papper i högar efter kategori. Om en hög blir mer än en tum eller två lång, dela upp den i underkategorier. Om en hög är för tunn, kombinera den med en annan hög och byta namn på den. Högarnas namn ska göra det enkelt att avgöra vilken hög varje pappersbit går i.
- 4Placera varje hög i en manila-mapp och märk den tydligt. Det är bäst att använda mappar med flikar som är i mitten istället för förskjutna eftersom det gör att filerna ser snyggare ut.
- 5Placera mapparna i manila i de hängande mapparna. För de flesta filer kommer vanliga hängande mappar att fungera, men för tjocka filer eller filer som du var tvungen att dela in i underkategorier, använd rutor i botten. Du kan beställa mapparna hur du vill, men de flesta använder ett alfabetiskt system just nu.
- 6Märk de hängande mapparna med samma namn som manilamapparna. Placera alla plastflikar till vänster om mappen såvida du inte använder ett sidofilskåp. För sidofiler, som körs från vänster till höger när du öppnar lådan istället för fram och bak, placerar du flikarna på höger sida.
- 7Placera ett utbud av hängande och manila mappar nära filerna så att du enkelt kan lägga till en mapp om du befinner dig med ett papper som inte tillhör en befintlig mapp. Undvik mappar som är för tjocka eller för tunna. Du kanske också vill märka om mappar och omfördela papper om du bestämmer dig för att du måste kategorisera om.
- 8I slutet av året tar du bort alla mappar, märker färska manila-mappar med samma kategorinamn och placerar dem i filerna. Gå igenom de gamla mapparna för att se om något behöver överföras till de aktuella filerna och placera resten i ditt arkiv.
När du har skapat ett arkivsystem måste du följa med på din ansökan.
- Du kan bli frestad att färgkoda dina filer, använda din dator för att skriva ut filetiketter eller på annat sätt göra dina filer mer attraktiva. Men när du måste göra en förändring, till exempel att lägga till en enda mapp, blir du olycklig om du upptäcker att du inte har rätt färgmappar eller måste skriva en filetikett för hand. Det är bäst att hålla saker enkelt.
- Skapa aldrig en annan hög för det du inte kan kategorisera, för allt hamnar där.
- När du har skapat ett arkivsystem måste du följa med på din ansökan. Sätt av tid varje dag för att ta papper från skrivbordet och arkivera dem. Motstå frestelsen att ställa in en djup arkivkorg ovanpå dina filer, för du fyller bara i den och den blir en annan fil.
Läs också: Hur rengör jag mynt?
Frågor och svar
- Ska jag använda deras för- eller efternamn när jag arkiverar pappersarbete till en klient?Du bör registrera efter kundens efternamn.
- Vilka är några fördelar med arkivsystem?Ett arkivsystem gör det möjligt för ett företag att hålla reda på viktiga dokument och hitta dem snabbt. Det hjälper också verksamheten att fungera smidigt och effektivt.
- Om en check som ska betalas är skriven "Town of Addis", ska den arkiveras i de olika T- eller A-filerna?Under "T", sedan i alfabetisk ordning med namnet på staden: Town of Addis, Town of Ahoskie, och så vidare.
- Vad kan jag använda när jag drar en fil?Överväg att ha ett "Out" -kort (ett stort indexkort) i varje mapp för att logga ut filer. Den som tar filen måste skriva sina initialer samt datumet på kortet. Detta gör att du kan spåra förlorade eller saknade filer.
- Om jag behöver skicka något till William John Associates ska jag skicka det under W eller J?Först måste du bestämma sorteringsordningen. Om du arkiverar med förnamn, använd W. Om du arkiverar med efternamn, använd J. Alternativt kan du registrera antingen under W eller J och nämna en korsreferens till den andra arkiveringsplatsen.
- Varför är ett arkivsystem nödvändigt?Ett arkivsystem gör det möjligt för ett företag att hålla reda på viktiga dokument och hitta dem snabbt och enkelt när de behövs. Det säkerställer att verksamheten fungerar smidigt och effektivt.
- Vad händer om en fil kan gå in i mer än en kategori? Till exempel kan bilförsäkring gå in i mappen "Bil" eller "försäkring". Hur kan jag förenkla detta system?Arkivera den faktiska mappen under försäkring och lägg ett papper i mappen "bil" där det står "Se" försäkringsfilen "för information om bilförsäkring."
- Hur skapar jag ett livskraftigt arkivsystem när mer än en person kan komma för att ta bort filer?Systemet kan anpassas genom att varje person sätter in ett platskort eller platshållare med sitt namn på. Om de tar en fil kan de skriva filnamnet på platshållaren och lämna den på den borttagna filplatsen. På det här sättet, om och när en annan person behöver filen, kan de se att den togs av "John Smith" och fortsätta därifrån. Dessa platskort är en vanlig kontorsartikel och kan köpas från kontorsvaruaffärer.
- Registrerar jag från den första eller förra månaden?Jag sätter den senaste månaden först när jag arkiverar, vilket gör att jag först kan se de senaste transaktionerna. Du kan ställa in ditt arkivsystem på det sätt som passar dig bäst.
- Kan jag kategorisera filerna efter ämnesområde?ja! Syftet med att kategorisera filer är så att du enkelt kan hitta dem. Om det är lättare för dig att kategorisera filer efter ämne bör du göra det!
Obesvarade frågor
- Arkiverar jag bakom indexbokstäver eller framför dem?
Kommentarer (12)
- Jag måste använda detta för vårt kontor.
- Det är en mycket hjälpsam och en mycket användbar artikel, fortsätt, tack!
- Rådgivningen var meningsfull och är mycket flexibel. Jag gillade särskilt rådet att inte ha en annan. mapp, som jag alltid har haft. Som du säger, min diverse. mapp fylldes alltid snabbt med orelaterade objekt som blev svåra att hitta.
- Väldigt uppskattat.
- Nu vet jag vem som ska göra arkiveringssystemet. Tack för anteckningarna.
- Idén att sätta in flikarna för upphängningsfilerna på LHS verkar uppenbar när du anger det, men om du är högerhänt kan du fortfarande se flikarna medan du sticker in din hand i filerna. Bra grejer!
- Jag gillade hur du ställde in ämnet. Det var lätt att följa och bilderna var till hjälp.
- Bara starta ett hemmakontor. Detta gav mig bra, praktiska idéer om arkivering av pappersarbete.
- Detta hjälpte oss att verifiera ett enkelt system för att ställa in vårt hemregistreringssystem. Vi använde det som kontroller för att vara säker på att vi inte lämnade ut eller saknade något.
- Att sätta flikarna på endast en sida var till stor hjälp! Det var vettigt att märka en manila-mapp som den hängande filmappen. Det gör det lättare när du tar bort manila-mappen, du vet nu vart den går snabbt.
- Enkel! Om du inte vet det är sakerna inte så enkla.
- Det hjälpte mig i en klasspresentation om hur jag hanterar filer effektivt och effektivt på kontoret.
