Hur startar jag ett tackbrev?
Det viktigaste är att mottagaren direkt kan se att bokstaven är avsedd för deras ögon.
Tackbrev är en hedrad gest av uppskattning, men att fånga rätt ton är inte alltid lätt. På grund av den ökande sällsyntheten av formella brev, tycker många att de fattar efter de rätta orden när de sätter sig ner för att skriva ett personligt svar. Resultatet är ett meddelande som kommer ut som låter snyggt eller robotiskt. Lyckligtvis är det lätt nog att undvika detta hinder genom att följa en enkel regel: var uppriktig. Ett bra tackbrev bör komma från hjärtat. Börja med att adressera den avsedda mottagaren tydligt, ange sedan syftet med brevet och uttryck din tacksamhet på ett sätt som kommer naturligt för dig.
Del 1 av 3: öppna ditt tackbrev
- 1Börja med en grundläggande rubrik. Det är svårt att gå fel med ett enkelt "Kära Susan", som inledningsadress för ditt meddelande. Om det av någon anledning känns olämpligt är det också acceptabelt att helt enkelt börja med ett namn. Det viktigaste är att mottagaren direkt kan se att bokstaven är avsedd för deras ögon.
- Även om de är en mer traditionell korrespondensmetod är tackbrev inte i sig formella, så det finns inget behov av att använda alltför korrekt språk.
- Undvik vaga, opersonliga rubriker som " kära värderade klient " eller "vem det kan beröra."
- 2Identifiera den avsedda mottagaren tydligt. Adressera personen eller personerna du skickar brevet till med deras förnamn, utom i professionella situationer. "Kära Richard och Angela" låter mycket mer personliga än "kära vän" eller till och med "kära Thompsons." För att undvika pinsamma misstag, dubbelkolla om du har stavat mottagarens namn korrekt.
- Om du inte är på förnamn med mottagaren är det okej att använda ett efternamn eller officiell titel, till exempel "Mr. Jeffries" eller "Ordförande Diaz."
- Brev till en stor grupp eller organisation bör använda hela gruppens namn ("Dear Boys and Girls Club of Detroit"). Försumma inte att också skicka brev individuellt till specifika personer som har hjälpt dig.
- 3Uttryck din tacksamhet i första meningen. Eftersom hela anledningen till att du skriver är att tacka, bör de komma först och främst i brevet. Distrahera inte din läsare med en lång ingress. Låt dem veta omedelbart vad de kan förvänta sig av brevet de just har öppnat.
- Håll det enkelt: "Tack för att du kom till mitt borta-parti i helgen" eller "Jag skriver för att meddela dig hur mycket jag älskade din gåva" är både tydliga och riktiga.
- 4Följ upp med mer specifika detaljer. När du har utvidgat några ord av uppskattning, utarbeta hur mycket mottagarens handlingar betydde för dig. Hänvisa direkt till den del mottagaren spelade i händelsen som föranledde bokstaven. Det kan handla om att beskriva hur du har använt en gåva, markera en personlig koppling eller visa din spänning över deras närvaro.
- Du kanske tackar din son eller dotters nya svärföräldrar genom att skriva "det var så härligt att träffa dig och få en chans att dela en så glad upplevelse."
- Samma riktlinjer gäller om brevet skickas som svar på en professionell möjlighet. Uttalanden som "de beviljade pengar som jag fick kommer att utnyttjas till god hjälp för min forskning om ursprungsstammar" pekar på en koppling mellan något mottagaren har gjort och din önskan att erkänna dem.
Det är liten poäng att ta sig tid att skriva ett tackbrev om du inte låter tacksam.
Del 2 av 3: skriva ett effektivt brev
- 1Slå en uppriktig ton. Var uppriktig och uttryck dig naturligt med dina egna ord, som om du pratade med en nära vän. Tänk inte på vad det är du försöker säga. Försök att förmedla en nådig attityd utan att nedtala eller överdriva omfattningen av mottagarens handlingar.
- Se till att mottagaren vet att deras ansträngningar uppskattas. Det är liten poäng att ta sig tid att skriva ett tackbrev om du inte låter tacksam.
- För mycket entusiasm kan göra att ditt brev verkar tvingat, medan för lite kan få det att uppfattas som en perforerad gest.
- 2Håll brevet kort. I allmänhet är det bäst att begränsa ditt meddelande till några hundra ord eller mindre. Annars riskerar du att förlora läsarens uppmärksamhet. Korta bokstäver är lättare att smälta, vilket är viktigt eftersom de kan läsas flera gånger. Säg vad du behöver säga, önska personen lycka till och logga sedan av.
- Som en allmän regel, sikta på 5-7 meningar för att tjäna som bokstaven.
- Begränsa ditt meddelande till ett notekort eller en liten bit brevpapper så att du inte hamnar i ett försök att fylla i utrymme.
- 3Inkludera en personlig touch. Som en bonus kan du ta en stund att förstärka din beundran för mottagaren på ett sätt som sticker ut för dem. Lägga till en liten sidoanteckning som "det var en riktig njutning att se dig föreläsa på Berkeley för några veckor tillbaka" eller "du och Mark gör ett så snyggt par!" kan vara mycket tillfredsställande för din läsare och ange att du håller på med detaljerna i deras liv såväl som ditt eget.
- Det kan verka olämpligt att göra observationer om någon du inte har gjort eller inte känner personligen.
Eftersom hela anledningen till att du skriver är att tacka, bör de komma först och främst i brevet.
Del 3 av 3: organisera och skicka brev
- 1Gör en lista över alla du planerar att tacka. Tänk på vem du ska skriva till och anteckna deras namn och den specifika handling du tackar dem för. Det är viktigt att skicka ett brev till alla som har gett upp tid, pengar eller energi för att hjälpa dig så att ingen känner sig förbises.
- Välj framstående individer som har hjälpt dig och skriv dem alla separat.
- Familjer kan adresseras kollektivt under hushållets namn.
- 2Ta dig tid att skriva enskilda brev. Att skriva flera tackbrev kan vara en krävande uppgift, men om du ska göra det bör du anstränga dig för att göra det på rätt sätt. Närma dig varje bokstav du börjar som sitt eget distinkta arbete. Motstå uppmaningen att helt enkelt kopiera innehållet i en bokstav till en annan med namnen ändrade.
- Hantera en lång lista med tack i taget för att undvika att bli överväldigad.
- Det kan hjälpa dig att hålla fast vid en grundläggande mall eller ett format för varje bokstav som gör att du kan få din poäng utan att tvinga dig att komma på något helt annat varje gång.
- 3Skicka snabbt tackbrev. Den bästa tiden att skicka ett tackbrev är omedelbart efter att favoriten har utförts. På det sättet är evenemanget fortfarande friskt i båda parternas sinnen, så det kommer inte att finnas någon förvirring när det gäller brevets fokus. Det kommer också att bli mycket mer äkta om du gör det till en punkt att uttrycka din tacksamhet snarare än senare.
- Starta brevskrivningsprocessen så snart som möjligt för att ge dig själv gott om tid att slutföra dem.
- Om du av någon anledning är sen med att skicka ett tackbrev, förklara artigt förseningen för din läsare.
Att följa upp en viktig händelse eller generös gåva eller tjänst med ett tackbrev är en bra metod att komma in i.
- Att följa upp en viktig händelse eller generös gåva eller tjänst med ett tackbrev är en bra metod att komma in i.
- Skriv alltid tackbrev för hand. Typade e-postmeddelanden eller textmeddelanden är en otillräcklig genväg.
- Välj en attraktiv bit papper eller brevpapper för att spela in dina känslor.
- Undvik prefabricerade kort med distraherande bilder eller dåligt placerad text.
- Skriv läsbart i ett mörkt färgat bläck för att göra ditt brev lättare att läsa för människor som inte känner till din handstil.
- Om du har problem med att hitta rätt ord, försök först säga dem högt för dig själv.
Läs också: Hur adresserar jag ett stort kuvert?
