Hur skriver jag ett e-postmeddelande som ber om feedback?

Identifiera dig själv. Din lärare kan ha hundratals studenter, särskilt om de är högskoleprofessor. Du måste inkludera ditt namn (första och sista), din klass och sektion. Om du fortfarande går i gymnasiet kan det betyda din period eller tid. På det här sättet slösar du inte bort lärarens tid med att få dem att räkna ut vem du är, och de kommer att spendera mer tid på den feedback du behöver.

Håll det formellt. Ibland kämpar elever med detta när de först skickar e-post till lärare. Du kan säga "Hej Dr. Smith" eller "Kära fru Turner." Om din lärare har mailat dig, var inte mindre formell än de har gjort. Håll tonen professionell. Istället säger "Hej, vad tycker du om mitt papper? Det är inte det bästa", säg, "Jag är inte säker på att jag förstår uppdraget. Jag hade några specifika frågor angående papperet."

Håll det kort. Oroa dig inte för att förklara hela sammanhanget för dina frågor såvida inte sammanhanget är nödvändigt för dessa frågor. Om du till exempel begär feedback om en möjlig förlängning kan din lärare behöva sammanhang, men om du bara försöker ställa en fråga om en uppgift, berätta inte för dem historien om hur din hund fick dig att springa sent och varför du skickar e-post nu (såvida det inte är mycket nära tilldelningstiden) eller något annat som kan vara irrelevant för uppdraget.

Vänta inte med att be om feedback till kvällen före en tentamen eller förfallodatum. Det är inte bara din lärare som sannolikt kommer att ge dig feedback så nära ett förfallodatum, de kommer sannolikt att bli irriterade över att du har väntat till sista minuten för att be dem om feedback. Om du måste skicka frågor i sista minuten, var kort, specifik och ursäktande. Det kommer att göra det mer troligt att läraren svarar, förutsatt att de ser e-postmeddelandet i tid.

Använd filformat som din lärare har begärt. Ofta kommer läraren att berätta på kursplanen vilka filformat de accepterar för uppdrag eller i e-post. Till exempel om din lärare anger en. doc-fil, skicka inte a.pdf eller a. sidor fil. Om du är osäker kan du skicka an.rtf eller. pdf-fil eller bara fråga.

Be om feedback på ett papper eller ett examen som du redan har lämnat in. Du behöver bara skicka e-post till professorn och vara artig. Om professorn har kontorstid kan du besöka dem eller boka tid. Du kan säga, " Kära professor Smith, jag klarade mig inte lika bra på min examen som jag förväntade mig. Kan du hjälpa mig att arbeta igenom några av de misstag jag gjorde så att jag kan göra det bättre vid nästa examen?" Din professor ska vanligtvis svara positivt på en sådan begäran.

Skicka e-post till någon du känner först. Om du vill ha uppmärksam feedback är den bästa personen att ge den du känner, helst en vän eller en kollega. När du skickar e-post till någon du känner för feedback, se till att du skickar e-post till dem på vanligt sätt. Om du brukar ringa dem, borde du antagligen göra det istället. Skicka inte manuskriptet i det första e-postmeddelandet, såvida du inte vet att de sannolikt kommer att säga ja (någon som du har läst ett manuskript för, eller någon som har erbjudits att läsa ditt).

• Du kan inkludera en kort beskrivning eller ett abstrakt, beroende på om personen du skickar e-post är en vän eller en kollega.

Skicka e-post till en expert. Om du verkligen behöver expertråd, skicka ett mejl till en expert du känner till och förklara ditt projekt och varför du behöver feedback. Var inte påträngande, utan tack dem snällt för deras omtanke och säg "Jag förstår om du inte har tid att ge mig feedback." Du kanske till och med vill fråga om de känner någon med tid och expertis som kan hjälpa dig om de inte kan.

E-posta inte ett manuskript till någon. Detta kommer sannolikt att vara obesvarat, såvida du inte specifikt säger till dem att du kommer att betala för deras hjälp. Om de är en berömd författare kommer de troligen inte att svara på ett sådant e-postmeddelande eftersom de får massor av sådana e-postmeddelanden. Fråga istället dina vänner, kollegor, professorer osv. De är mer benägna att kunna hjälpa dig, och mer benägna att hjälpa dig.

Var specifik om vad du vill ha från deras feedback. Berätta för dem om du bara vill ha positiv feedback. Berätta för dem om du har detaljerad feedback, lokal eller global feedback och om du vill ha estetisk, grammatisk eller strukturell feedback. Detta kan gå långt för att hjälpa din läsare att veta vad du vill ha av dem.

• Positiv återkoppling behöver inte vara konstruktiv. Om de förklarar varför de gillar vad de gillar kan du lära dig mycket om ditt manuskript.
• Om du får negativ feedback, ge dig själv tid att svara. Om de är din vän vill de troligen bara hjälpa till. Om de är professor, oavsett hur arg eller upprörd du känner, bör du inte svara på det sättet. Tacka dem istället för deras hjälp och fortsätt. Efter en tid kan du upptäcka att feedbacken var till hjälp, även om det inte levererades.

Ge din läsare tid att svara. Om du har bett om detaljerad feedback om ett nytt manuskript, förvänta dig inte feedback inom en dag eller till och med en vecka. Det tar tid att redigera ett manuskript av den längden. Om du har en deadline du arbetar mot, låt din läsare veta detta. Du kan också helt enkelt fråga dem om de kan få redigeringarna gjort ett visst datum. Kom ihåg att de har sitt eget liv och sina skyldigheter.

Tacka dem för deras hjälp. Om det är en vän kanske du vill köpa en gåva till dem som en chokladask eller helt enkelt återlämna tjänsten i tid. Om det är professor kanske du vill skriva ett e-postmeddelande för att låta dem veta att du uppskattar deras arbete och tid. Att glömma att tacka din läsare kan låta dem känna sig använda och / eller ouppskattade och kan göra dem mindre benägna att hjälpa dig i framtiden.

Ställ inte för många frågor. Kunderna är överväldigade av enkäter från nästan alla företag där ute. Om du vill se till att en kund automatiskt raderar din e-post när du läser den, fyll den i massor av frågor. Om du vill hålla kunden intresserad, ställ en eller två frågor och låt det vara så.

Ställ öppna frågor. Använd hellre ja / nej-frågor, ställ frågor som framkallar mer fullständiga svar. Istället för att fråga "Skulle du rekommendera oss till en vän?", Fråga "Hur skulle du beskriva oss för en vän?" Denna typ av frågor ger dig mer information i svaren än en enkel ja / nej-fråga.

Låt kunden veta att du kommer snabbt tillbaka till dem. Detta får kunden att känna att deras åsikt inte bara går till någon gigantisk inkorg, där den kan eller inte kan läsas eller övervägas. Du kommer sannolikt också att få mer uppriktig feedback om de vet att du kommer att svara.

• När du svarar, var uppriktig och professionell. I dagens virala internetkultur kan du förstöra ett företags rykte på en sekund om du svarar med något annat än professionalism och uppriktighet.

Inkludera inte blixt eller andra funktioner som är långsamma att ladda. Om en kund har en långsam anslutning kommer de troligen att ta bort e-postmeddelandet omedelbart när de ser att det inte går att ladda. Kom ihåg att feedback ofta är viktigare för dig än dem.

Använd väldesignat teckensnitt och format. Du vill att din e-post ska se ren och professionell ut. Ett e-postmeddelande med luddig grafik eller komiska sans-teckensnitt kommer troligen inte att imponera på dina kunder. Använd istället standardteckensnitt som Times New Roman eller Arial om du är osäker på ett teckensnitt och håll överflödig grafik till ett minimum.

Se till att e-postmeddelandet är enhetsvänligt. Ett format med en kolumn är mer flexibelt än design med flera kolumner. Du vill också se till att dina teckensnitt inte är för små. Du vill att e-postmeddelandet ska visas med fördel på bärbara datorer, telefoner och surfplattor. Med så många människor som kontrollerar sin e-post på sina telefoner är det viktigt att du formaterar dina e-postmeddelanden därefter.