Hur skapar man en mappstruktur i en IT-avdelning som använder ITIL?

Därför måste det innehålla arbetsbeskrivningar — Denna andra mapp måste ägnas åt chefer för avdelningen; därför måste det innehålla arbetsbeskrivningar, planer, rapporter och överlämningar.

Den här artikeln presenterar den enda lösningen för att ordna mappar som är lätta att förstå och hantera för IT-personal som använder ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

Steg

1

Skapa en gemensam mapp. Den första mappen måste vara gemensam för alla IT-anställda och kan ha information om vanliga kalendrar, introduktion för nya medarbetare, IT-avdelningens roll, databas med gemensamt ordförråd, relaterade externa intressenter och deras kontakter (företagsnamn, position, adresser och telefoner). Den här mappen kan namnges som "Allmänt" eller "Gemensam".
2

Lägg till en hanteringsmapp. Denna andra mapp måste ägnas åt chefer för avdelningen; därför måste det innehålla arbetsbeskrivningar, planer, rapporter och överlämningar. Den här mappen kan namnges som "Management", "Governance" och "Leadership" och så vidare.
3

Skapa en mapp för formella dokument. I vissa företag finns det en särskild plats för godkända formella dokument (modeller, förfaranden, regler, instruktioner och utbildningsmaterial). Om det inte finns någon sådan plats kan den tredje mappen redovisas för den och namnges som "Framework", "Approved" eller "Official". Observera att den här mappen måste ha "skrivskyddad" behörighet.
4

Inkludera en mapp för projekt. Den kan innehålla undermappar för alla projekt som utförs inom avdelningen och kan namnges som "Projekt".
5

Använd efterföljande mappar för alla nödvändiga processer. Dessa kan ägnas åt varje ITIL-process som finns i avdelningen; till exempel Change Management, Problem Management osv. I vissa fall kan de grupperas efter områden: Operation, Transition och så vidare. Processmappar kan innehålla alla mappar som behövs för processanvändningen, som mötesprotokoll, rapporter, förfrågningar, problem etc.
6

Glöm inte ett arkiv. Den sista mappen måste ägnas åt arkiverad eller föråldrad information.

Den här mappen kan namnges som "Management", "Governance" och "Leadership" och så vidare.

Tips

För att ordna mapparna kan varje mappnamn ha numreringen: 01, 02, 03....
Gör dokumenten kategoriserade / märkta och sökbara. Ingen kommer att gräva lager djupt för att hitta dokumentation som de i huvudsak inte är så intresserade av. Det måste vara snabbt att hitta och lätt att identifiera.
Tillämpa behörigheter. Det är ingen mening att ha auktoriserade, slutgiltiga dokument om alla och vem som helst kan kopiera / redigera / flytta dem utan tillstånd.
Kommunicera strukturen. Visst att det är ordnat snyggt men om människor är förvirrade i vilken mapp saker går in kommer de snart att gå vilse.

Läs också: Hur tar jag bort dig själv från Internet?