Hur skriver jag ett formellt förslag?

Hur skulle jag skriva ett formellt förslag till statens lagstiftare?

Ett "formellt förslag" är en fras som har två olika betydelser. I affärer är ett formellt förslag ett slags erbjudande att tillhandahålla en produkt eller tjänster. I den akademiska världen är ett formellt förslag en rekommendation att bedriva någon form av forskning. Den här artikeln lär dig hur du skriver båda.

Metod 1 av 3: skriva ett affärsförslag

1
Studera begäran om förslag (RFP) noggrant. Många företag eller statliga myndigheter skickar ut en RFP när de behöver varor eller tjänster. Till exempel kan ett företag som stäms skicka RFP till specifika advokatbyråer och be dem att lämna in ett affärsförslag. Alternativt kan en myndighet skicka ut en RFP när den behöver köpa en produkt eller något material. RFP innehåller vanligtvis detaljer som du måste förstå innan du utarbetar ditt affärsförslag.
- Se till att du kan tillgodose kundens behov enligt RFP. Du måste till exempel kunna uppfylla den föreslagna budgeten, tidkrav och andra specifikationer som klienten identifierar.
- Du kan välja att skicka in ett formellt förslag utan att vänta på en RFP. Om du tror att vissa företag kan använda dina tjänster kan du kontakta dem på egen hand och skicka in ditt eget formella förslag.
2
Undersök kundens behov. Ditt förslag ska tillgodose kundens faktiska behov. För att skriva ett starkt förslag som kommer att vara användbart för klienten och som hjälper dig att tjäna uppdraget, bör du förstå klientens arbete och behovet du tar itu med. Om möjligt bör du kontakta någon på företaget för att få information. Om RFP är konkurrenskraftigt kan de vara begränsade i hur mycket information de kan ge. Ändå bör du anstränga dig och försöka få svar på några av följande frågor:
- Ta reda på om tidigare försök gjorts för att lösa problemet. Om så är fallet, varför misslyckades dessa försök?
- Fråga vilka kriterier klienten kommer att använda vid utvärderingen av ett affärsförslag.
- Ta reda på om företaget har några speciella problem som du bör ta itu med.
- Fråga om företagets verksamhetspolicy. Ditt förslag bör överensstämma med dessa policyer.
3
Använd en formell titelsida. Ditt förslag ska innehålla en titelsida som omslag. Den titelbladet ska innehålla följande information:
- Ditt namn
- Ditt företags namn
- Namnet på personen du skickar in förslaget till
- Datumet då du skickade in förslaget
4
Presentera det problem du tar upp. Det formella förslaget som du lämnar in ska identifiera ett problem och föreslå en lösning. Börja med att identifiera kundens problem på ett enkelt och tydligt språk. Förklara varför klienten bör se att din förståelse för den aktuella situationen utgör ett problem.
- Till exempel kan ett förslag om att tillhandahålla juridiska tjänster börja med följande introduktion: "Vi är medvetna om pågående tvister som har hotats om ditt företags förvärv av XYZ Corp. Vi erbjuder detta förslag för att tillhandahålla de juridiska tjänster som du behöver."
Hur ska jag skriva ett formellt akademiskt förslag?
5
Sätt ditt förslag i ett sammanhang. Om du inte svarar på en RFP kan du behöva ange lite bakgrund för att förklara orsaken till ditt förslag. Du kan till exempel behöva identifiera följande:
- Tidigare försök som har misslyckats.
- Oavsett om någon bad dig att skriva affärsförslaget.
- Hur du blev involverad i projektet eller var medveten om problemet.
6
Inkludera definitioner för nyckeltermer. Varje speciell branschterminologi eller andra konsttermer som du använder i förslaget bör definieras tydligt. Så mycket som möjligt bör du skriva på ett tydligt, enkelt språk, men det kan vara nödvändigt med en viss teknisk terminologi. Du kanske skickar in ditt förslag till till exempel någon i en inköpsavdelning som förstår branschjargon, men det slutgiltiga beslutet kan komma från någon i administrationen som inte känner till branschvillkor.
- Du kan utarbeta affärsförslaget först och sedan gå igenom för att identifiera alla termer som kan vara oklara för läsaren.
- Definiera även termer om du använder dem på ett unikt sätt. Till exempel kan termen "räkenskapsår" definieras på många sätt, beroende på verksamhet.
7
Föreslå en detaljerad lösning. När du har öppnat genom att identifiera problemet, berätta för läsaren hur du kommer att lösa det problemet. Ge så mycket detaljer som möjligt. Vanligtvis är den lösning du föreslår att företaget anställer dig eller ditt företag eller köper din produkt.
- Till exempel kan du erbjuda: "Acme Accounting är specialiserat på redovisning och lönestjänster för växande små och medelstora företag. Vi kan tillhandahålla komplett service inom följande områden: underhållsunderhåll, balansering av lagerkonton, skatteuppgifter vid årets slut och sammanfattningar och ursprunglig löneperiodskontroll. "
8
Förklara varför din lösning är bäst. Antingen föreslår du något som kunden inte har övervägt ännu, om du presenterar ett förslag som inte har begärts, eller om du konkurrerar med andra företag, om du svarar på en RFP. I båda fallen måste du förklara varför den lösning som du presenterar i ditt förslag är det bästa alternativet för klienten. Du kanske vill använda punktpunkter för att markera viktiga fördelar. Vanliga fördelar inkluderar kostnadsbesparingar för verksamheten, konfidentialitet och professionell expertis.
- Ge bevis för att motivera dina förväntade fördelar. Om du till exempel har studier eller branschdata som stöder ditt förslag bör du inkludera dem.
9
Presentera ditt föreslagna uppgiftsschema. Inkludera en tidslinje för att slutföra de uppgifter som är viktiga för ditt förslag. I förslagsstadiet är det underförstått att detaljerna kan förändras i framtiden, men det är viktigt att ge läsaren en uppfattning om hur du kommer att gå till att genomföra ditt förslag.
- Markera vissa milstolpar. Om du till exempel föreslår en ombyggnad av en butik, bör du inkludera ditt startdatum och slutdatum så att klienten vet när butiken kan öppnas igen.
- Inkludera en varning om att din tidslinje är en uppskattning och kan bero på andra faktorer som kan vara utom din kontroll. Till exempel kan ett förslag på ett byggjobb försenas genom att behöva erhålla nödvändiga tillstånd från kommunen eller genom att förlita sig på en underleverantör.
10
Ge en budget. Klienten behöver veta om de har råd med dina tjänster, så budgeten kan vara den viktigaste delen av ditt förslag. Du kan också tävla mot andra företag som försöker få samma jobb. Du bör inkludera information om prissättning. Var konservativ. Du kanske till exempel vill lägga till den förväntade budgeten och sedan multiplicera med 1,5 för att ta hänsyn till eventuella oförutsedda omständigheter. Inkludera en ansvarsfriskrivning om att siffrorna endast är uppskattningar. Några detaljer som du kan välja att inkludera är:
- startkostnader eller initiala inställningar
- arbetskraftskostnader
- leveranskostnader
- löpande månatliga avgifter
- underhållskostnader
Det bästa sättet att skriva ett formellt affärsförslag är att introducera problemet och lösningen.
11
Inkludera viktiga avtalsvillkor. Om ditt förslag ska ligga till grund för ett avtalsavtal mellan dig och kunden bör du inkludera viktiga avtalsvillkor. Du kan till exempel inkludera information som följande:
- Hur mycket betalas vid signering: "50% betalning vid signering."
- Påföljder eller räntor bedöms för sen betalning: "En sen avgift på 37€ kommer att bedömas på alla förfallna konton."
- Dina avbeställningsregler: "Avtalet kan sägas upp av någon anledning med 90 dagars skriftligt varsel. Det finns inga påföljder för förskottsbetalning."
12
Skissera din relevanta upplevelse. För att bli vald för att tillhandahålla tjänsten eller produkten i fråga, bör kunden ha förtroende för att du kan följa och genomföra affärsplanen. Beskriv ett eller flera liknande projekt som du har arbetat med och förklara den framgång du uppnått.
- Var försiktig så att du inte överskrider de avtal om konfidentialitet som du har med andra kunder. Ändå kan du beskriva din tidigare erfarenhet i allmänna termer. Du kan till exempel skriva "Tillhandahållit bokförings- och löntjänster till 20 medelstora företag (25-100 anställda) framgångsrikt under de senaste fem åren."
13
Identifiera andra som kommer att arbeta med projektet. Du eller ditt företag kanske inte kan göra allt för att tillgodose kundens behov. I den här situationen bör du förklara hur du får nödvändigt stöd från andra källor. Förklara dessutom hur du kommer att garantera att andra arbetare är kompetenta att slutföra sina tilldelade uppgifter.
- Om tillgängligt bör du inkludera CV tillsammans med affärsförslaget.
14
Ge referenser. Om ditt förslag hänvisar till studier, skriftliga rapporter, datainsamlingar eller andra källor, bör du göra dem i slutet. Formatera dem med en välkänd stil, till exempel APA-stil.
- Genom att inkludera en lista med källor kan klienten enkelt verifiera din information.
- Uppmuntra klienten att kontakta dig med frågor. Ange din webbplats om klienten vill se mer information om ditt företag.

Metod 2 av 3: skriva ett akademiskt förslag

1
Börja med att välja ämnet för din forskning. Om du inte är i en klass där ett ämne specifikt ges till dig, måste du välja ämnet för din forskning. Detta bör baseras inte bara på dina egna intressen och expertis utan också på ett akademiskt behov av att svara på en viss fråga. Tänk på följande frågor när du väljer ditt ämne:
- Vilka ämnen intresserar dig tillräckligt för att undersöka och skriva om?
- Är ämnet tillräckligt viktigt och varför?
- Vilka problem eller öppna akademiska frågor kommer din forskning att svara på?
- Hur bygger ditt förslag på forskning som redan har gjorts?
- Kan du utföra forskningen inom den tilldelade tiden?
2
Beskriv strukturen i ditt förslag. Innan du ens börjar skriva måste du ha en plan för ditt projekt och det skriftliga förslaget. Genom att ge en översikt kommer du att ge din forskning en riktning och ett syfte. I allmänhet bör de flesta akademiska förslag innehålla följande avsnitt:
- Introduktion
- Bakgrund och betydelse
- Litteraturrecension
- Forskningsdesign och metoder.
- Slutsats
- Citat
För att skriva ett formellt akademiskt förslag, börja med en introduktion som förklarar ämnet du vill undersöka.
3
Börja med en introduktion. Detta kommer att vara det avsnitt som ger det grundläggande förslaget och förklarar ämnet som du söker efter. Du kommer att presentera ämnet och de forskningsmetoder som du planerar att använda. Du bör också förklara kort varför detta ämne är tillräckligt viktigt för att överväga. I inledningen, överväga följande frågor:
- Vilket är huvudområdet för din forskning?
- Vad är det specifika ämnet för studien relaterat till det problemet?
- Vilka metoder kommer du att använda för att analysera forskningsproblemet?
- Varför är denna forskning värdefull? Vilken är dess betydelse?
- Varför skulle någon som granskade ditt förslag vara intresserad av resultaten av din forskning?
4
Förklara bakgrunden och betydelsen av ditt projekt. Det här är den del av ditt förslag som tar upp orsaken till ditt projekt. Förklara det akademiska sammanhanget för din föreslagna forskning. Ge en grund för det arbete som redan har skett med just ditt ämne och var det slutade. Diskutera hur du kommer att utvecklas därifrån och varför ditt föreslagna ämne är värt det arbete du kommer att lägga ner på det. I detta avsnitt kommer du att ta upp:
- Det primära forskningsproblemet. Förklara syftet med din studie utöver den korta introduktionen du började med.
- Motivet till din föreslagna studie. Förklara varför detta projekt är värt att göra. Förutse och förklara varför någon skulle bry sig om resultatet av din forskning.
- De viktigaste frågorna eller problemen som ska tas upp i din forskning. Ta reda på hur ditt förslag utökas med tidigare antaganden och övertygelser om ämnet.
- Förklara hur du planerar att bedriva din forskning. Definiera de primära källorna du ska använda och deras bidrag till din analys.
- Fokusera din forskning. Ange gränserna för just ditt projekt. Om det finns relaterade problem som du specifikt inte behandlar, förklara vad det är.
5

Granska de viktigaste källorna till akademisk litteratur. Oavsett om ditt förslag består av vetenskaplig forskning i ett laboratorium, psykologisk forskning som består av att observera mänskliga ämnen eller analys av viss litteratur eller historia, kommer du att förlita dig på en viss akademisk litteratur som grund. Detta avsnitt av ditt förslag är att förklara den akademiska litteraturen och dess inverkan på ditt projekt. Du måste sätta din forskning i ett större sammanhang och visa hur du avancerar eller motsäger tidigare arbete.
6
Beskriv dina forskningsmetoder. I det här avsnittet måste du förklara mycket grundligt vad du tänker göra och varför ditt förslag är värt att göra. Det här är det primära avsnittet som kommer att övertyga din läsare att ditt förslag inte bara är fördelaktigt utan också välplanerat och värt att driva. Du måste visa att du vet vad du gör och att ditt förslag är det bästa sättet att svara på de frågor du har tagit upp i tidigare avsnitt. Inkludera följande detaljer:
- De specifika uppgifterna och stegen du kommer att genomföra. Ta med en beskrivning av anledningen till varje steg och hur detta steg kommer att lägga till forskningsprojektet som helhet.
- Jämförelser med annan tidigare forskning. Om din akademiska granskning har hittat andra liknande projekt eller forskning bör du diskutera hur dina metoder kommer att skilja sig. Förklara varför skillnaden är viktig och vad du tänker visa med din metod.
7
Känn igen begränsningarna i ditt förslag. En del av ansvaret för att lägga fram ett formellt förslag inkluderar att erkänna begränsningar eller problem du kan möta. Visst vill du att ditt förslag ska accepteras. Men du vill inte bli accepterad och då har problem uppstått som kan överraska dina handledare eller anhängare. I detta avsnitt bör du nämna följande:
- Material och budget. Om du behöver ekonomiskt stöd för din forskning är detta avsnittet som innehåller en budget. Ge en lista över det material du ska använda och förklara varför det är viktigt för ditt arbete. Om andra, billigare leveranser finns tillgängliga, förklara varför du föreslår att använda det du gör. Var medveten om eventuella begränsningar som har lagts till eventuella förslag.
- Bekräfta potentiella problem du förväntar dig. I början bör du överväga svårigheter som kan uppstå. Adressera dem här och hur du tror att du kommer att ta itu med dem.
- Ge en tidslinje.
8

Avsluta med en slutsats. Upprepa behovet, som du ser det, av att genomföra denna forskning. Sammanfatta de viktigaste punkterna i ditt syfte och din projektdesign. Imponera på läsaren att ditt förslag kommer att främja några viktiga akademiska frågor och förklara varför. Du vill att läsaren ska komma bort med samma förståelse, tro och passion för ämnet du har.

Hur förbereder jag ett formellt förslag för att undersöka anställda i en viss organisation?
9

Ge dina citat. Följ det format du har tilldelats eller som är vanligt vid din institution. Du kan inkludera en referenslista eller en fullständig källkatalog. I båda fallen är syftet att motivera ditt förslag och låta läsaren granska och till och med kontrollera delar av ditt förslag vid behov.

Metod 3 av 3: Kom ihåg tips för alla formella förslag

1
Presentera ditt förslag i ett professionellt format. Ditt förslag ska vara läsbart och ha ett starkt utseende. Om inte RFP eller dina instruktioner anger något annat, bör du använda ett tydligt, läsbart teckensnitt i en storlek och stil som är bekväm för läsaren. Generellt presenterar Times New Roman 12-punkts teckensnitt ett starkt, professionellt utseende.
- Du kan också granska exempel på förslag som används i din bransch. Sök på Internet efter "förslagsexempel" och lite information om just ditt affärsområde.
- Du kan också hitta mallar för affärsförslag online. Genom att använda en av dessa mallar kan ditt förslag se professionellt ut.
2
Ange en färdplan för förslaget. Om ditt förslag är långt eller komplicerat bör du erbjuda en översikt över vad som följer inledningen. Du kan sammanfatta delarna som följer inledningen.
- Du kan till exempel skriva, "Detta affärsförslag består av fyra delar. Efter denna introduktion erbjuder vi den föreslagna lösningen, tidtabellen och en förklaring av fördelarna i del II. I del III ger vi en specificerad budget och en uppsättning standard Avtalsvillkor. Slutligen, i del IV, sammanfattar vi vår erfarenhet och bekräftar att vår föreslagna lösning är rätt uppförande. "
3
Korrekturläsa och redigera ditt förslag innan du skickar det. Om inte tiden är kritisk, lägg ditt utkast åt sidan för en dag eller två och granska det sedan. Leta efter skrivfel och tappade ord. Också uppmärksam på dina siffror och se till att de är korrekta.
- Du bör också granska RFP igen, tillsammans med relevant korrespondens. Se till att ditt förslag innehåller allt som kunden har begärt att du adresserar.
- Förkorta förslaget, om det behövs. Helst skulle någon kunna läsa ditt förslag på åtta minuter. Om det tar längre tid än så, försök sedan flytta som sådant material till en bilaga.

Tips

Ditt förslag ska skrivas, tryckas i fullfärg och bindas för presentation. De flesta kontorsvarubutiker kan binda förslag till en minimal kostnad.
Formella förslag är vanligtvis 25 till 50 sidor långa. Detta är ett seriöst åtagande som introducerar längre och mer seriöst arbete framöver.

Läs också: Hur hittar jag en fängslande titel för din uppsats / uppsats?

Hur skriver jag ett formellt förslag?

Steg

Metod 1 av 3: skriva ett affärsförslag

Metod 2 av 3: skriva ett akademiskt förslag

Metod 3 av 3: Kom ihåg tips för alla formella förslag

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (4)

Läs också: