Hur planerar jag en födelsedagsfest för en vän?

Börja planera minst 3 månader i förväg. Större fester med 25 eller fler gäster kräver ofta mer planering för att lyckas. Minska stress och var beredd genom att börja tillräckligt långt i förväg. Börja med att skapa en partychecklista och tidslinje för när saker måste avslutas. Viktiga saker att tänka på är: boka platsen, ordna underhållning vid behov (DJ, fotobås, spel, trivia etc.), skicka ut inbjudningar, samla in svar, dekor, mat och / eller catering och drycker och / eller en bartender.

• Rekrytera hjälp. Försök inte göra allt på egen hand. Få en grupp vänner och familj tillsammans och delegera uppgifter. Ställ in en " central kommandostation ", till exempel en e-postkedja eller en privat Facebook-grupp, för att hålla varandra uppdaterade. Kontrollera regelbundet med dina hjälpare för att se hur saker och ting kommer fram.
• Skapa en budget och håll dig till den. Vad kommer att spendera pengar på, be andra vänner eller familj att bidra. Använd din checklista som riktlinje för kostnader. Ring runt och be om offert på festartiklar, platspriser och underhållning. Skriv dessa uppskattningar bredvid varje artikel, använd dem för att byta handel för en bättre affär och hålla reda på dina utgifter när du går vidare.

Gör en gästlista. Bestäm hur många personer du och din vän vill bjuda in. Organisera listan i familj och vänner.

• Inbjud inte mer än 20% av de personer som bekvämt kan passa in i ditt festutrymme - vanligtvis kommer 70 till 80% av alla inbjudna att delta.
• Tänk på människors betydande andra och om de sannolikt kommer att delta när de bestämmer vem (och hur många) som ska bjuda in.

Välj datum och boka en plats. Detta är viktigt om festen kommer att vara någon annanstans än ditt hus. Beroende på tillgänglighet kan du behöva göra bokningar veckor till månader i förväg. Om du inte vill ha besväret med att vara värd för en fest i ditt hus eller lägenhet kan du ofta reservera samhällscentra eller kyrksalar till en liten avgift. Dessa platser har den extra fördelen att de erbjuder bord, stolar och tillgång till ett kök.

• Saker att tänka på när du väljer en plats inkluderar: tillgång till parkering, om de serverar mat, vem som ansvarar för uppställning och städning, storlek och hur många människor som passar bekvämt.

Skicka ut inbjudningar. För större sammankomster och när du har gäster som reser utomlands vill du skicka inbjudningar minst 60 dagar i förväg. Inbjudningar ska skrivas ut, adresseras och skickas per post minst 60 dagar (2 månader) i förväg. Se till att ta med instruktioner om hur du ska svara (t.ex. ringa, e-post, etc.). Dina inbjudningar bör innehålla: festvärdarna (du), syftet med festen (din väns födelsedag), datum, tid (start och slut), plats, klädsel (avslappnad, tema, formell) och svar.

• Anpassa dina inbjudningar så att de återspeglar evenemangets tema, eller inkludera dina favoritbilder av din vän. Sök på internet efter webbplatser som låter dig anpassa inbjudningar, till exempel Zazzle.com eller Shutterfly.com.
• Håll gästerna uppdaterade genom att skapa en privat facebook-grupp.

Boka en skivjockey (DJ) (valfritt). För större evenemang blir det mjukare att ha professionell musik. DJs hjälper också till att flytta festen. Se till att du anställer en ansedd DJ. De bör stå i förväg med kostnaderna och skicka ett kontrakt som anger villkoren för deras tjänst. Skicka inga betalningar förrän du ser ett kontrakt.

Planera menyn. Planera menyn utifrån festtyp och antal gäster. Fråga till exempel din vän om hon vill ha pizza och glass eller något mer formellt. Vilken typ av mat du serverar beror också på din budget. Du kan spara pengar genom att göra allt själv, eller spara tid och besvär genom att anställa en cateringfirma. De flesta cateringföretag tar ut per person och inkluderar extra avgifter för servering. Medan catering kan vara dyra, minskar de stress och besvär med att organisera en fest - och kommer också att sättas upp före och städa efter festen. När du organiserar mat och / eller anställer en cateringfirma är det viktigt att tänka på:.

• Olika typer av mat, till exempel: aptitretare och snacks, sallader, huvudrätt och desserter.
• Om någon av dina gäster är vegan eller vegetarian eller har matallergier.
• Erbjuder en mängd olika drycker (alkoholhaltiga, alkoholfria, kaffe, te, vatten och is).

Köp dekorationer i förväg. Gör en lista med dekorationer och börja köpa saker flera veckor i förväg. Sök på internet eller gå till en festbutik för grundläggande födelsedagspynt eller temaföremål. Beställ vid behov specialtema en månad eller mer i förväg så att de anländer i tid för festen.

• Grundläggande födelsedagsdekorationer inkluderar: födelsedagsljus, en "Grattis på födelsedagen" -banderoller, streamers, ballonger, roliga födelsedagshattar och dukar.
• Om detta är en milstolps födelsedag (t.ex. 21, 30, 40, 50, etc.), köp tallrikar, hattar, servetter, ballonger etc. med din väns ålder. Överväg också att skapa ett fotoalbum med bilder av familj och vänner.

Uppsättning dekorationer och mat. Skapa en checklista för allt du behöver och ha allt klart två timmar innan gästerna anländer:

• Möbler: bord och stolar för gäster, bord för mat och tårta och ett utrymme för kort och presenter.
• Drycker: läskedrycker, vattenkanna med is (kan också innehålla citron- eller apelsinskivor), kaffebrygga och varmt vatten för te, kaffetillbehör (grädde, mjölk, socker, rörpinnar), vin (röd och vit), öl, pre -gjorda blandade drycker eller cocktails samt kylförvaring eller extra is.
• Äta och dricka: plastkoppar eller glasvaror, vinglas, bestick (knivar, gafflar, skedar), små tallrikar för aptitretare, stora tallrikar för huvudmåltid, skålar för sallad, salt- och pepparkak, smör- och smörrätter, smörknivar och vattenkanna.
• Livsmedelsverktyg och diverse: serveringsskedar och gafflar, snidknivar, extra skålar, grythållare och trivetter, skräpburkar och sopor.

Låt festen gå smidigt. Delegera uppgifter som mat, dryck, sanering, presentarrangör, kökshjälp och uppsättning (om du anställer en cateringfirma kommer de att utföra de flesta av dessa funktioner). Viktigast, se till att din vän har en rolig, stressfri födelsedag!

• Mingla och prata lätt. försök att närma dig varje gäst och tacka dem för att de deltog.
• Om du serverar alkohol, se till att gästerna kommer hem på ett säkert sätt. Be flera vänner att agera som utsedda förare, eller ring en taxi. Om en gäst blir berusad och aggressiv, dra bara dem åt sidan och be en nykter vän att ta med dem hem.

Planera som du skulle göra för en vanlig fest. Planera saker som för en liten eller stor fest beroende på antalet gäster (mer än 20 till 25 är en stor fest). För en mindre samling, börja planera cirka 3 till 4 veckor i förväg. En större bash kräver att du börjar minst 60 till 80 dagar i förväg. Skapa en partychecklista för att hålla dig på rätt spår och organiserad:

• Välj datum och plats.
• Gör en inbjudningslista, besluta om ett tema och anlita mat och DJ.
• Skicka inbjudningar, planera menyn och planera ytterligare aktiviteter (t.ex. spel).
• Köp dekorationer, samla in svar och planera en rolig aktivitet för att hålla din vän upptagen festdagen.
• Rengör utrymmet och sätt upp mat och dekorationer.

Se till att alla gäster är på samma sida. Samarbeta med dina gäster så att de vet att det här är en överraskningsfest. Komma i kontakt med någon som bor med eller är nära födelsedagens pojke eller flicka. Be dem tillfälligt fråga om de har några planer för sin födelsedag. Utan att förstöra överraskningen, se till att de inte är upptagna den dagen genom att säga till dem att du kommer att ta ut dem till en liten födelsedagslunch eller middag.

• Alternativt kan du planera att hålla festen några dagar före eller efter födelsedagen. Berätta för dem att du tar dem till film eller konsert, men i verkligheten håller du dem en fest.

Planera en distraktion. För att bibehålla överraskningselementet, se till att din vän är distraherad och ut ur huset dagen för deras fest. Berätta för dem att du är upptagen och kommer att fira med dem senare. Ordna flera vänner att ta med födelsedagspojken eller -tjejen på en trevlig lunch, till en film, ett sportevenemang eller till en spa-dag. Se till att de inte är i närheten av festlokalen medan du ställer in och gästerna anländer!