Hur använder man rotorsaksanalys?

Det finns ett problem och för det mesta försöker du åtgärda symtomen, men nästan säkert kommer det att återkomma. Du måste titta djupare för att se vad som orsakar problemet, så att du kan fixa systemet och processerna för att se till att problemet inte kommer tillbaka. Root Cause Analysis är en användbar teknik för att förstå och lösa ett problem. Det hjälper till att svara på frågan om varför problemet uppstod i första hand. Med den här metoden kan du hitta ursprunget till ett problem som du har eller haft. Du kan använda detta verktyg för att identifiera vad som hände och varför det hände, så att du kan vidta åtgärder för att minska risken för att det kan hända igen.

Metod 1 av 3: huvudprinciper

1
Definiera problemet. Tänk på följande frågor:
- Vad händer?
- Vilka är symtomen?
2
Samla in data om problemet. Tänk på följande frågor:
- Finns det verkligen ett problem?
- Hur lång tid har problemet funnits?
- Hur stor är påverkan?
3
Identifiera möjliga orsaksfaktorer. Detta kan inkludera bedömning av:
- Vilka processer leder till problemet?
- Villkor under vilka problemet uppstår / uppstod?
- Möjliga andra problem relaterade till det?
4
Identifiera grundorsaken. För att identifiera detta, svara på följande frågor:
- Varför finns orsaken?
- Vad är anledningen till att problemet uppstod?
5
Rekommendera och implementera lösningar.
- Hur kan du förhindra att problemet uppstår igen?
- Hur kommer du att genomföra svaret?
- Vem kommer att ansvara för det?
- Finns det några risker?

Metod 2 av 3: de 5 varför!

DETTA ÄR EN ENKEL METOD UTVECKLAD i Japan av Sakichi Toyoda på 1930-talet

1
Fråga de 5 varför! Till exempel: Tidigare anställda får åtkomst till ett företags system (mycket oönskat).
- Varför? Åtkomst fortfarande aktiv.
- Varför? Ingen har inaktiverat åtkomsten.
- Varför? Det fanns ingen begäran om att göra det.
- Varför? Ingen rapporterade att han eller hon slutade jobbet.
- Varför? Inget förfarande fanns för anställda när de lämnade.
2

Använd denna enkelhet för att ge dig större flexibilitet. Du kan kombinera detta med andra metoder också.
3
Vet när du ska använda de 5 varför! Tiden att använda den inkluderar:
- För felsökning
- När du gör kvalitetsförbättringar
- Vid problemlösning
- För enkla och måttliga problem.
4
Lär dig hur du använder den. När ett problem uppstår:
- Ställ varför-frågorna.
- Gör det tills du når källan till problemet.
- Robust motåtgärd bör bli tydlig.
- När du frågas "varför", se att det inte är en händelse som har hänt, men det måste vara en redogörelse för saker.
- Fråga tills du är säker på att orsaken är identifierad.

Metod 3 av 3: analys av orsak och effekt

1
Identifiera problemet:
- Skriv ner exakt problem.
- Identifiera vem som är inblandad.
- Vad är problemet?
- När det inträffar?
- Var det förekommer?
- När du är klar - skriv problemet i en ruta.
2
Tänk på vilka viktiga faktorer som är inblandade. Detta inkluderar att bedöma följande:
- Identifiera faktorer som kan vara en del av problemet.
- Rita ut faktorer så mycket som möjligt.
- Spåna.
- Rita en huvudlinje ("ryggrad") för diagrammet och lägg till faktorerna i den.
3
Identifiera möjliga orsaker i ryggradsdiagrammet. För att göra detta, försök med följande.
- För varje faktor som övervägs, lägg till en orsak som kan relateras till problemet.
- Lägg till möjliga orsaker till huvudraden (lägg till "ben").
- För varje faktor identifierar du brainstormorsaker och lägger till i diagrammet.
4

Analysera diagrammet. Diagrammet ska vara klart. Undersök vad som orsakar problemet.

Tips

Analysera problemet helt. Skapa ett möte med de involverade personerna och de personer som vet mer om problemet. Detta hjälper dig att bättre förstå problemet.
Identifiera så många orsaksfaktorer du kan. Mindre information leder inte till att grundorsaken identifieras.
Förutse möjlig effekt på lösningen för att undvika nya problem som kan komma att uppstå. Analysera alla processer för ändringar.
När det gäller 5 Whys! Är detta mest effektivt när människor som direkt arbetar med processen behöver veta var problemet är.

Varningar

De 5 varför! metoden ger dig inte lösningar; snarare ger det motåtgärder.

Läs också: Hur ställer jag in ditt tjänsteleverantörskonto på dagklipp?