Hur avslutar jag en begäran?
Hur du avslutar ditt brev beror på syftet med brevet och den person du skriver till.
Du kan skriva ett formellt begäran av olika skäl, inklusive att be någon om pengar eller annan hjälp, eller be att de vidtar en viss åtgärd. Ditt brev bör i allmänhet vara kort - inte längre än en sida - och förklara vad du vill ha direkt och säkert. Hur du avslutar ditt brev beror på syftet med brevet och den person du skriver till. Generellt skulle du stänga ett personligt brev till någon du känner mer avslappnat än du skulle stänga ett brev skrivet för ett affärs- eller yrkesmässigt ändamål.
Metod 1 av 2: stänga ett personligt brev
- 1Använd artigt språk för att formulera din begäran. Med ett personligt brev ger du vanligtvis bakgrundsinformation om varför du gör en begäran och anger sedan din begäran direkt. En fras som "skulle du" eller "kan du" låter mottagaren veta att du inte tar det för givet att de kommer att uppfylla din begäran.
- Du kan till exempel skriva "Skulle du vara villig att följa med min syster till insamlingen så att hon inte behöver gå ensam?"
- 2Starta ett nytt stycke för alla uppföljningsförfrågningar. Om du behöver svar från mottagaren vid ett visst datum eller behöver dem göra något annat relaterat till begäran, håll det åtskilt från huvudförfrågan. Detta låter mottagaren veta att uppföljningsförfrågan är underordnad huvudförfrågan.
- För att fortsätta med det föregående exemplet kan en uppföljningsförfrågan vara "Vi skulle också vara tacksamma om du var villig att köra henne till evenemanget och ta henne tillbaka hem efteråt."
- 3Tack mottagaren i förväg för att uppfylla din begäran. När du har uttalat din begäran, inkludera ett enkelt uttalande som tackar mottagaren. Du kan också inkludera en mening om hur mycket deras hjälp skulle betyda för dig.
- Du kan till exempel skriva "Tack på förhand för att du hjälpte oss här. Det skulle betyda världen för min syster att delta i insamlingen."
Företrädesvis skulle du inkludera din specifika begäran i första meningen i ditt brev snarare än i slutet av ditt brev. - 4Inkludera all ytterligare information mottagaren kan behöva. Om begäran måste uppfyllas på ett visst sätt eller vid en viss tidpunkt och plats, fortsätt och inkludera denna information efter ditt tack. Du kan också inkludera kontaktinformation om du räknar med att mottagaren vill prata med dig först.
- Du kan till exempel skriva "Min syster vill komma till insamlingen minst en timme för tidigt så att hon kan prata med arrangörerna."
Tips: Om du tar med ytterligare information kanske du vill lägga till ytterligare en liten rad som bara säger "tack igen!" Detta förstärker att du inte tar mottagarens svar för givet.
- 5Lägg till en gratis stängning före ditt namn. En enkel avslutning som "Med vänlig hälsning din" fungerar bra för personliga brev. Beroende på hur väl du känner till mottagaren och arten av ditt förhållande kan du välja något varmare, till exempel "Kärlek" eller "Kärlek alltid."
- Skriv ett komma efter stängningen och lämna ett mellanslag för din signatur. Skriv sedan ditt namn nedan.
Metod 2 av 2: avsluta ett affärsbrev
- 1Inkludera din specifika begäran i brevet. När du skriver ett förfrågningsbrev av ett affärsmässigt, professionellt eller akademiskt skäl, ange syftet med ditt brev i förväg. Företrädesvis skulle du inkludera din specifika begäran i första meningen i ditt brev snarare än i slutet av ditt brev.
- Eftersom du gjorde din begäran specifikt i första meningen i ditt brev behöver du inte upprepa den i slutet av brevet.
- 2Tack mottagaren för deras tid och uppmärksamhet. Starta ett nytt stycke, skriv sedan en enda mening och tacka mottagaren för att han tog sig tid att läsa ditt brev och överväga din begäran. Mottagaren är sannolikt en upptagen person, och deras tid är värdefull. Låt dem veta att du uppskattar dem.
- Du kan till exempel skriva "Tack för att du tog dig tid att överväga min begäran. Jag uppskattar det verkligen."
Tips: Efter att ha tackat mottagaren för deras tid och uppmärksamhet kan du också lägga till ytterligare en ursäkt, till exempel "Jag ber om ursäkt för besväret", om det är lämpligt.
Eftersom du gjorde din begäran specifikt i första meningen i ditt brev behöver du inte upprepa den i slutet av brevet. - 3Låt mottagaren veta om eventuella tidsfrister. Om du behöver veta mottagarens svar inom ett visst datum, ge dem exakt datum och tid. I vissa situationer kan det vara lämpligt att ange en kort anledning till att tidsfristen är viktig.
- Du kan till exempel skriva "Jag ber om ursäkt för det korta varselet, men jag behöver ett svar innan måndagen den 22 april. Jag har bokat ett flyg ut ur staden den dagen och jag kommer att vara borta i två veckor."
- 4Ange kontaktinformation om mottagaren har några frågor. Ge mottagaren ett sätt att snabbt komma i kontakt med dig, särskilt om du behöver svar inom några dagar. Se till att kontaktmetoden du anger är en som du ofta är tillgänglig under ordinarie öppettider.
- Du kan till exempel skriva "Om du har några frågor, ring mig gärna på mitt arbetsnummer, 222-123-4567."
- 5Avsluta med en formell och respektfull avslutning. En stängning som "uppriktigt" eller "med respekt" är lämplig för en formell begäran skriven av affärsmässiga skäl. Skriv ett komma efter stängningen och lämna sedan ett mellanslag för din signatur. Skriv din signatur under utrymmet.
- Om ytterligare information är nödvändig, till exempel en jobbtitel eller identifieringsnummer, inkludera den på raden direkt under ditt skrivna namn.
Med ett personligt brev ger du vanligtvis bakgrundsinformation om varför du gör en begäran och anger sedan din begäran direkt.
- Redigera och korrekturläsa ditt brev noggrant innan du skriver ut och undertecknar det. Eventuella fel gör att du ser slarvig ut och kan leda till att din begäran inte uppfylls.
- Gör en kopia av ditt brev och förvara det för dina register, åtminstone tills ärendet stängs eller din begäran har uppfyllts.
- Om du planerar att mejla ditt brev istället för att skicka en tryckt kopia, är formatet i allmänhet exakt detsamma. Du skulle lämna utrymme för din signatur, men inte faktiskt underteckna den (om du inte har en digital signaturfil).
Läs också: Hur man skriver en bok som tonåring?
