Hur ger jag en kraftfull presentation när du har lite tid att förbereda dig?

Tänk tillbaka till den senaste gången du var under press att utföra framför en publik. När är det sista gången någon bad dig om en "kort uppdatering" om status för ett kommande projekt om "ungefär en timme"? Stod du upp någonsin i värmen på ett medlemsmöte där negativitet rådde och bad medlemmarna att överväga en mer positiv inställning till en fråga? Använd dessa scenarier för att hjälpa dig att inse att du kan "tänka på dina fötter". En väl förberedd presentation är möjlig i sista minuten. Ta initiativet och var villig att göra improviserade presentationer. Det tar bara lite övning, och du kan tillämpa dessa presentationsprinciper på plats oavsett om du talar informellt till fem personer eller håller ett formellt tal till femte.

• Observera att ju mer du förbereder dig i förväg för att ge improviserade presentationer, desto mer blir du den som du vill se för att hålla alla andra informerade.

Förstå skillnaden mellan en improviserad kontra en oförberedd presentation. Den idé att förbereda sig för en improviserad presentation kan verka som en motsägelse. Impromptu presentationer betyder inte att du inte förbereder dig. Även om du bara har fem minuter kan du lägga en effektiv presentation tillsammans med tidigare "allmän förberedelse". När du förväntar dig att ge en improviserad presentation när som helst blir du redo att göra det med ett ögonblicks varsel.

• Sear den grundläggande strukturen i en presentation i ditt minne och frivilligt att hålla tal på plats. Ju mer du övar på att ge improviserade presentationer, desto bekvämare blir du att göra det. Precis som människor tränade för att svara på nödsituationer med ett ögonblicks varsel, kommer du att kunna svara med en gedigen presentation med ett ögonblicks varsel.

Snälla med tre. Annars kallas "threes rule", det betyder att du skapar en presentation med en talstruktur som består av tre huvudkomponenter: en öppning, en kropp och en avslutning. Hantera dessa tre huvuddelar av en presentation och ditt tal kommer att ordnas varje gång.

Gå av på höger fot. Utveckla en uppmärksammande öppning. Med kort varsel förväntar sig få människor att du är kvick eller humoristisk. Normalt förväntas sista-minuten-presentatörer ta itu med ett specifikt problem eller problem. Implementera följande tekniker, men du kanske bara kommer över som kvick och omedelbart engagerande trots din sista minuten prestanda.

Fånga dina lyssnares uppmärksamhet direkt genom att börja med den fråga som du ombeds att tala om. Du kan göra detta genom att ställa en fråga som direkt återspeglar ämnet. Om du till exempel blir ombedd att presentera ett projekts status, börja din presentation med frågan "Ett av våra nuvarande projekt är Project You-Name-It. Precis var står vi just nu med Project You-Name -Det, och är vi på väg mot vårt slutmål? " Mirakel av mirakel! Det är precis vad alla i rummet finns för att ta reda på så att du omedelbart får deras uppmärksamhet. Du köper dig också några sekunder till för att ta reda på vad du behöver berätta för dem.

Håll den igång. Kroppen för din presentation - oavsett om det tar fem eller femtio minuter att presentera - ska sedan svara på frågan i din öppning. Du har värdefull information att ge deltagarna och du har deras uppmärksamhet.

Planera att inte täcka mer än tre punkter i presentationen. Människor behåller bäst upp till tre bitar av information så lista de tre projektpunkterna till gruppen på framsidan. Till exempel (1) "Det är här vi står," (2) "Det här är våra budgetproblem" och (3) "Detta är den föreslagna processen vi kommer att genomföra för att flytta projektet framåt."

Berätta för dem i större detalj vad du just skisserat. Om du är uppdaterad med ditt projekt bör du redan känna till den här informationen och kan utöka den. Det sista uttalandet i ditt tal bör sedan sammanfatta de tre punkter du just förklarat. Du kan säga, "Sammanfattningsvis, där saker och ting omfattar inkluderar poäng ett, två och tre. Och vi kommer att övervinna dessa bekymmer och flytta projektet framåt genom att göra åtgärder a, b och c".

Stäng den. Den sista delen av den tredelade presentationsstrukturen är ett sammanfattande och avslutande uttalande. Starta ett kraftfullt avslutande uttalande genom att ta itu med inledningsfrågan. Detta ger presentationen full cirkel och sammanfattar varför alla lyssnar. Fråga sedan om du har svarat på alla frågor och fältfrågor. Avsluta din presentation genom att kalla gruppen till handling eller bekräfta allas engagemang för projektet. Exempel kan vara, "Med den status jag just presenterade ber jag dig att fortsätta ditt åtagande att gå vidare med projektet, "eller" Med de bekymmer jag tog upp, ber jag dig att utse en annan person som ska hjälpa till med uppgiften. "Dessa steg bekräftar gruppmedlemmarnas eller ledningens engagemang.