Hur rengör jag Excel-data på PC eller Mac?
Om dina data innehåller kolumnrubriker, var noga med att skriva en rubrik i den första cellen i den tillfälliga kolumnen.
Den här guiden lär dig hur du rensar data i ett Excel-kalkylblad när du använder Windows eller macOS. Att köra stavningskontroll, ta bort dubbletter av data, använda Sök och ersätt och byta till ett konsekvent fallformat kan alla förbättra kvaliteten på din arbetsbok.
Metod 1 av 4: Använd stavningskontroll
- 1Öppna kalkylbladet i Excel. Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylark bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
- 2Tryck på f7 tangenten på tangentbordet. Detta öppnar stavningsfönstret, som visar det första möjliga misstaget i kalkylbladet.
- 3Korrigera ett misstag. Om felet är något du vill korrigera finns det flera sätt att göra det:
- Om du ser rätt korrigering i rutan "Förslag" markerar du den och klickar sedan på Ändra.
- Om du vet rätt stavning kan du skriva rättelsen i rutan högst upp i fönstret och sedan klicka på Ändra.
- Var försiktig med att använda Ändra allt, eftersom du kanske slutar ändra något som inte behövde ändras. Till exempel, om du ändrade alla instanser av "från" till "form", kan du förstöra en mening som behöver ordet "från."
- 4Bestäm vad du ska göra med ett ord som faktiskt är korrekt. Excel kan stöta på ett ord som är ett substantiv, specialiserat eller slanguttag eller något på ett annat språk som inte behöver korrigeras. Du har några alternativ för att hantera detta:
- Klicka på Ignorera för att hoppa till nästa fel, eller Ignorera alla för att hoppa över alla instanser av detta ord.
- Klicka på Lägg till i ordlistan för att säkerställa att Excel anser att detta ord / stavning är korrekt i framtiden.
Dra det nedre högra hörnet av rutan ner till slutet av kolumndata.
Metod 2 av 4: ta bort dubbla värden
- 1Öppna kalkylbladet i Excel. Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylark bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
- 2Klicka på fliken Data. Det är högst upp i Excel.
- 3Klicka på Ta bort dubbletter. Det finns i gruppen "Dataverktyg" i menyfältet högst upp i Excel. En dialogruta visas.
- 4Välj kolumner du vill kontrollera. Markera rutan bredvid varje kolumnnamn för att kontrollera att kolumnen har dubbla värden.
- Om du snabbt vill markera alla kolumner samtidigt klickar du på rutan bredvid "Välj alla".
- Om du vill avmarkera alla kolumner klickar du på rutan bredvid "Avmarkera alla".
- 5Klicka på OK. Du kommer att se ett meddelande som visar hur många dubbletter som togs bort. Om inga dubbletter hittades visas ett meddelande som säger att inga dubbla värden har tagits bort.
- 6Klicka på OK. Detta stänger fönstret.
Nu när du har korrigerat ärendet kan du kopiera de nya uppgifterna till den ursprungliga kolumnen.
Metod 3 av 4: hitta och ersätta text
- 1Öppna kalkylbladet i Excel. Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Använd den här metoden för att söka efter en textsträng och ersätt den med något annat.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylark bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
- 2Tryck på ctrl+f (windows) eller ⌘ command+f (macos). Detta öppnar fönstret Sök och ersätt.
- 3Klicka på fliken Ersätt. Det är den andra fliken högst upp i fönstret.
- 4Skriv det du söker efter i rutan "hitta vad". Se till att inkludera mellanslag om tillämpligt. Undvik också främmande utrymmen före eller efter villkoren.
- Du kan använda jokertecken som * och? i din sökning.
- Ex: Skriv för s*d att söka efter ett ord som börjar med "s" och slutar med "d" (t.ex. ledsen, startad, hoppad över).
- Ex: Skriv för s?d att söka efter valfritt ord som börjar med "s", slutar med "d" och har en bokstav i mitten (t.ex. sad, sid, sod).
- 5Skriv in ersättningstexten i fältet "ersätt med". Samma regler gäller för ersättningstexten.
- 6Klicka på Alternativ för att ställa in ytterligare filter. På den här skärmen kan du välja att bara söka i vissa rader, kolumner eller ark i arbetsboken. Detta är valfritt.
- 7Klicka på Sök nästa. Detta visar den första matchningen, om det finns en.
- 8Klicka på Ersätt för att ersätta söktermen med ersättningstexten. Om du föredrar kan du klicka på Ersätt alla för att ersätta alla instanser av den hittade texten med ersättningstexten.
- Var försiktig med Ersätt alla, eftersom du av misstag kan korrigera något som inte behöver korrigeras.
Formeln varierar beroende på vad du vill göra: Typ = PROPER (cell) för att ändra fallet för ett cellvärde till rätt fall (t.ex.
Metod 4 av 4: ändra textfall
- 1Öppna kalkylbladet i Excel. Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Använd den här metoden om dina data innehåller versaler, såsom stora bokstäver, små bokstäver eller någon annan felkonfiguration.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylark bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
- 2Skapa en tillfällig kolumn bredvid de data du vill ändra. Om dina data innehåller kolumnrubriker, var noga med att skriva en rubrik i den första cellen i den tillfälliga kolumnen.
- 3Skriv formeln för fallfunktionen i den första cellen. Om det finns en kolumnrubrik skriver du formeln i cellen under den. Formeln varierar beroende på vad du vill göra:
- Skriv för =PROPER(cell) att ändra fallet för ett cellvärde till rätt fall (t.ex. Namn, Ras, Adress). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
- Skriv för =UPPER(cell) att ändra skiftläget på ett cellvärde till alla versaler (t.ex. NAMN, RAS, ADRESS). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
- # * Skriv för =LOWER(cell) att ändra fallet med ett cellvärde till alla små bokstäver (t.ex. namn, ras, adress). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
- 4Tryck på ↵ enter eller ⏎ return. Cellen som innehåller formeln innehåller nu det nya fallformatet för cellen.
- 5Klicka på cellen. Cellen är nu markerad och omgiven av en ruta.
- 6Dra det nedre högra hörnet av rutan till slutet av kolumndata. Detta gäller formeln för alla andra celler i kolumnen.
- Nu när du har korrigerat ärendet kan du kopiera de nya uppgifterna till den ursprungliga kolumnen.
Läs också: Hur fryser (lås på plats) en cell i Excel?
