Hur kan man förhindra långvarigt pappersarbete?
Detta är inte ett flippant förslag; för vissa människor är det enda sättet de håller kontroll över pappersrörelser.
Det är lätt att låta papper byggas upp, antingen hemma eller på jobbet. Och det är lättare att lämna dessa underbara högar växer högre och högre som ett bevis på alla saker som du "håller på att göra". Stressen av pappershögar, dock är enorm. Svaret är att sätta in strategier som hanterar pappersarbete effektivt och effektivt.
- 1Ha en papperssorteringszon. Det här är väldigt viktigt. Undvik pappershuggningar över hela kontoret eller huset. detta förvirrar problemet ännu mer och distraherar dig från att hantera det.
- 2Fatta ett omedelbart beslut efter mottagandet av pappersarbete. Om pappersarbetet inte behöver åtgärdas men är användbar information, skicka det direkt. Om pappersarbetet är irrelevant, kasta bort det nu, reklam och aldrig kommer att vara till nytta. Vana dig att fråga dig själv: "Behöver jag behålla det här? Nej, kast sedan. Ja, arkivera sedan för att stoppa röra."
- 3Registrera handlingsbara pappersarbete omedelbart. Ha ett bra arkivsystem hemma. På jobbet borde detta vara på plats redan. Använd den. Arkivera handlingsbara objekt i relevant fil för att arbeta med efter behov. På det sättet kommer du alltid att veta var det är och du kan arbeta på det i ett senare skede utan stress att undra över dess plats. Använd alltid tydliga etiketter som kan ses när du öppnar arkiveringslådan eller annat arkivsystem.
- 4Rengör dina filer regelbundet. Det kan vara praktiskt idag, imorgon och till och med nästa månad, men det kommer en punkt där det upphör att vara ett aktuellt objekt och det blir grejer för arkivering. Det finns flera möjliga tillvägagångssätt för detta, beroende på vad som passar dig bäst:
- Rensa bort en fil om dagen. Rengör en fil varje arbetsdag. Även om allt du slänger är en irrelevant sak, är det bättre än att ignorera det.
- Ringa ett vanligt kalenderdatum varje månad och rensa bort alla filer på det här datumet. Längre än varje månad och det verkar vara en omöjlig och oönskad syssla, så det här är förmodligen det längsta att lämna det. Avsätt lite tid och släng det som inte längre kan åtgärdas och knäpp ihop saker som måste förvaras för att registerhanteringsändamål ska placeras i "djupare lagring". Undvik att använda denna djupare lagring som en ursäkt för att inte möta saker; endast skatteintäkter etc. bör hållas på detta sätt.
Det är lätt att låta papper byggas upp, antingen hemma eller på jobbet. - 5Njut av pappersrengöring som terapi. Om det har stört dig beror det på att det staplas upp. Behandla dessa städningstillfällen som terapisessioner där du tar upp bekymmerna i proportion till de minskande pappershögarna.
- 6Återvinna. Var noga med att återanvända eller återvinna allt pappersarbete som inte längre behövs. Strimlad konfidentiell information kan användas i trädgårdar. Skrotpapper kan användas för barns ritningar, inköpslistor och konstprojekt. Resten bör gå in i en papperskorg för en annan gång för att vara snyggt, nytt papper för att starta cykeln igen.
- Kasta bort andras röran på jobbet. Deras skäl för att behålla allt är inte dina; deras skäl kan inte hjälpa till att bilda ditt system. Börja alltid med en ren skiffer.
- Rör dig ofta. Flytta runt skrivbordet. Flytta kontor. Flytta hem. Detta är inte ett flippant förslag; för vissa människor är det enda sättet de håller kontroll över pappersrörelser.
- Arkivskåp eller annat arkivsystem
- Återvinningstunna
- Sorteringsområde
Läs också: Hur sparar jag på värmeräkningar?
