Hur adresserar jag ett pressmeddelande?
Lägg till exempel mellanslag efter orden pressmeddelande och för omedelbar release.
Pressmeddelanden - detaljerade uttalanden om en specifik händelse eller utveckling som är utformad för att generera presstäckning - skickas främst till journalister elektroniskt. Eftersom journalister vanligtvis måste söka igenom dussintals pressmeddelanden per vecka kommer troligtvis pressmeddelanden som är dåligt formaterade att raderas olästa. Se till att journalisten inte bara vet ämnet för pressmeddelandet utan vem det har skickats från med en snabb blick.
Metod 1 av 3: Formatera ditt pressmeddelande via e-post
- 1Skicka ditt pressmeddelande från ett e-postmeddelande med din organisations domännamn. Genom att göra detta kommer journalisten att veta vem pressmeddelandet kommer ifrån. Om du inte har en e-postadress där organisationens namn är tydligt från domänen, kan du registrera dig för ett gratis e-postkonto med Gmail, Hotmail eller en annan gratis e-posttjänst. Skapa ett användarnamn som lätt kan identifieras som anslutet till din organisation.
- Om du arbetar för Acme Corporation, skapa en e-postadress med ett användarnamn som "Acmecorppressreleases". Se till att du håller kvar lösenordet och övervakar kontot för eventuella svar du kan få.
- Om domänen inte syns i en inkorg på grund av att användarnamnet är för långt eller på grund av mottagarens displayinställningar, be din IT-avdelning att ställa in en dedikerad e-postadress med "tryck" i användarnamnet (till exempel, tryck på @ acmecorporation).
- Om du tvingas mellan att använda en skrymmande mall som sannolikt kommer att flaggas av skräppostfilter och helt enkelt skriva information om ditt brevhuvud högst upp i e-postmeddelandet, gå med den senare.
- 2Använd rubriken i pressmeddelandet i din ämnesrad. Tänk på att avsändaren inte kommer att kunna se hela ämnet om de inte klickar på e-postmeddelandet. Ladda ner ämnesraden med de mest övertygande detaljerna om vem, vad, när, var och varför dina nyheter.
- Du bör inte bara lita på distributionstjänster för pressmeddelande eller allmänna e-postkonton för redaktionsrum för att få din historia där ute. Istället undersök och ta reda på vem de enskilda journalisterna troligtvis kommer att skriva om ditt tillkännagivande på de media du vill tjäna på.
- 3Omformatera din rubrik för att vädja till en specifik journalist. Om du skickar ditt släpp till en journalist som du antingen känner till eller en som vanligtvis täcker ditt ämne, kan du vara lite mindre formell. Använd ämnesraden för att skapa en koppling mellan ditt tillkännagivande och tidigare berättelser de har skrivit.
- För att öka dina chanser att fånga journalistens uppmärksamhet, kanske du också vill lägga till en kort omslag i e-postmeddelandet ovanför själva pressmeddelandet.
- 4Skydda integriteten för dina mediekontakter genom att använda bcc-raden. Om du skickar en kopia av ditt pressmeddelande till flera journalister, placera alla deras e-postadresser i Bcc-raden så att du inte oavsiktligt delar deras e-postadresser med andra reportrar.
- Bcc-raden i ett e-postmeddelande står för Blind Carbon Copy. När du använder den här raden för att skicka e-post till två eller flera personer ser mottagarna inte vem som fick e-postmeddelandet - eller deras e-postadress.
Använd rubriken i pressmeddelandet i ämnesraden. - 5Begränsa användningen av bilagor. Vissa journalister arbetar för media som automatiskt skärmar alla inkommande e-postmeddelanden med bilagor över en viss storlek. Andra har mycket känsliga skräppostfilter som kan omdirigera din e-post från deras inkorg så snart du trycker på "Skicka". Om du tar med stora bilagor kanske journalister aldrig ser din e-post.
- Lägg till länkar till foton och videor snarare än bilagor. Om du har foton eller video som du vill inkludera som en del av ditt meddelande, ladda upp dem till ditt företags webbplats eller sociala mediekanal och ta med en hyperlänk till dem i pressmeddelandet.
- Minska alla foton som du vill bädda in i e-postens kropp till miniatyrstorlek och begränsa till högst en eller två.
Metod 2 av 3: inklusive kontaktinformation
- 1Inkorporera din organisations brevpapper i ditt pressmeddelande. Många företag har e-postmallar komplett med organisationens logotyp, adress, telefonnummer och företagets e-postkonto. Be din chef eller andra lämpliga personal för denna mall.
- Se till att mallen är tillräckligt liten för att undvika ditt typiska skräppostfilter. Din totala e-postadress, inklusive sid- och sidfot, bör inte vara större än 50 kb till 70 kb.
- Om en sådan mall inte är tillgänglig bör du skriva denna information högst upp på sidan. Denna information bör lämnas motiverad och skrivas i följande ordning:
- Organisationens namn
- Adressadress 1
- Postadress 2
- Stad, stat, zip
- Huvudtelefonnummer
- Webbadress
- 2Ange att din e-post är ett pressmeddelande. Skriv "FÖR PRESSMEDDELANDE" mitt på sidan under ämnesraden. Detta borde vara med fetstil och versaler och kommer att låta journalisten omedelbart veta vad de tittar på.
- Överväg att starta ämnesraden med "PRESS RELEASE:" följt av ämnesraden också för att hjälpa till att skära igenom röran.
- 3Lägg till "för IMMEDIATE release" om meddelandet är tidskänsligt. Dessa bokstäver ska vara vänsterjusterade, djärva och med stora bokstäver. Om du vill skicka utgåvan som reporter, men inte vill att de ska publicera omedelbart, skriv EMBARGOED TILL TILL och lägg till datumet när de kan offentliggöra meddelandet.
- 4Lägg till din kontaktinformation så att journalisten kan följa upp den. Många journalister kommer att kasta ditt pressmeddelande om du inte gör det enkelt för dem att följa upp. Kom ihåg att de inte bara får ditt pressmeddelande utan dussintals andra fulla av potentiella nyheter. Inkludera ett mobilnummer och en e-postadress och se till att båda övervakas noga för mediesamtal.
Metod 3 av 3: pitching ditt pressmeddelande på sociala medier
- 1Ladda upp ditt pressmeddelande till en webbplats som inte indexeras av sökmotorer. Om du lägger journalister online vill du ha en länk till din release som du kan dela snabbt och enkelt online, men det är svårt för allmänheten att komma åt. Fråga din IT-avdelning om hur du ställer in webbsidor som inte indexeras av sökmotorer som du enkelt kan ladda upp pressmeddelanden till.
- Se till att din organisations varumärke syns på den här sidan. Använd din organisations logotyp och inkludera den fysiska adressen, telefonnummer och länkar till officiella sociala mediekanaler. Det ska vara kristallklart varifrån släppet kommer.
Använd inte alla mössor i ämnesraden eller pressmeddelande. - 2Undvik att lägga journalister på facebook. Eftersom människor använder Facebook för sociala nätverk med vänner och familj anses slumpmässiga mediehöjningar från främlingar ofta vara påträngande. Använd Twitter för att slå upp journalister istället.
- 3Hitta journalister att slå upp med hjälp av twitters sökverktyg. Många journalister upprätthåller sociala profiler, kanske framför allt på Twitter, där du kan hitta flöden av deras artiklar. Använd sökfunktionen för att undersöka de journalister som sannolikt kan täcka din berättelse.
- Skapa en lista över reporternamn som kan täcka dina nyheter från nyhetswebbplatser. Använd sedan sökfältet för att söka efter deras namn på Twitter.
- Sök efter nyckelord relaterade till ditt ämne på Twitter. Skanna sedan sökresultaten och se om några reportrar har postat om dessa nyckelord.
- 4Meddela en eller två journalister offentligt och slå dem upp privat. Du kommer att vilja följa dem på Twitter först. Tweet sedan dem, vilket indikerar att du har några nyheter att dela med dem och ber dem DM dig. Låt journalisten veta vilken organisation du representerar, inkludera din organisations Twitter-handtag i ditt offentliga meddelande.
- Du bör antyda nyheterna starkt nog för att väcka deras intresse men inte tillräckligt starkt för att tippa din hand till någon annan som ser Tweet på sin tidslinje.
- 5Dra nytta av hashtags. Om du vill distribuera din release överallt, identifiera en eller två populära hashtags som du enkelt och naturligt kan integrera i ett socialt medieinlägg som innehåller en länk till din release. När du är redo att göra ditt tillkännagivande, ta med dessa hashtags på dina sociala medieinlägg på dina märkta sociala mediekanaler för att maximera exponeringen.
- Eftersom många reportrar arbetar efter ordinarie öppettider, överväga att inkludera ditt mobilnummer när du adresserar ett pressmeddelande.
Du bör inte bara lita på distributionstjänster för pressmeddelanden eller allmänna e-postkonton för redaktionsrum för att få din berättelse där ute. - Hoppa alltid över en rad eller två efter varje element i ett pressmeddelande. Lägg till exempel mellanslag efter orden pressmeddelande och för omedelbar release.
- Medan pressmeddelanden en gång rutinmässigt skickades via fax och till och med post, minskar detta i dag drastiskt dina chanser att ditt pressmeddelande granskas.
- Använd inte alla mössor i ämnesraden eller pressmeddelande. Alla kepsar betraktas som skrikande i e-postetikett.
Läs också: Hur skriver jag kriminella berättelser?
Kommentarer (1)
- guide stenar! Allt du behöver veta är tillgängligt; skriv bara, redigera det, formatera det, bevisa det, adressera det och tryck på skicka!
Relaterade artiklar
