Hur skickar jag ett uppföljnings-e-postmeddelande utan svar?
Om du har haft tidigare kontakt med personen via e-post, använd samma "till" och "från" e-postadresser som tidigare.
Det är alltid frustrerande när du måste vänta på ett svar, oavsett om det är en jobbintervju, ett affärsförslag eller bara planerar med en vän. Att skicka ett uppföljande e-postmeddelande kan vara mycket effektivt för att få det svaret, särskilt om du gör din begäran efter en rimlig väntan och skriver det tydligt, kortfattat och med respekt. För att ytterligare förbättra dina odds för framgång, gör så mycket av "benarbetet" som möjligt för att göra det enklare för din mottagare.
Metod 1 av 3: välja när och var du ska skicka uppföljningar
- 1Vänta minst tre arbetsdagar för att skicka en uppföljning. Det finns ingen universell regel för hur länge du ska vänta innan du skickar ett uppföljnings-e-postmeddelande. En bra tumregel är tre arbetsdagar, såvida inte din kontaktperson angav ett specifikt datum när de skulle svara. Vänta i så fall minst en arbetsdag efter det datumet.
- Till exempel, om personen sa att de skulle svara före eller på tisdag den 19, vänta tills minst onsdagen den 20 för att svara.
- För uppföljningar av anställningsintervjuer är det oftast bättre att vänta minst 5 arbetsdagar.
- Det är inte nödvändigt att bara räkna med arbetsdagar (det vill säga hoppa över helger och helgdagar) när man följer upp personligen.
- Antag inte det värsta som att du inte fick jobbet eller att de inte är intresserade av ditt affärsförslag - bara för att du inte fick ett snabbt svar. Din kontaktperson kan bara vara väldigt upptagen!
- 2Adressera e-postmeddelandet direkt till din kontaktperson. Detta är alltid fallet för personliga e-postmeddelanden, naturligtvis, och vanligtvis den bästa strategin för affärsuppföljning. Om personen gav dig sin kontaktinformation eller bjöd in dig att följa upp dem, skicka alltid meddelandet direkt till dem (och bara dem).
- Om personen inte gav dig sin kontaktinformation eller bjöd in dig att följa upp dem, skicka ditt e-postmeddelande till din riktade kontaktperson (till exempel en administrativ assistent eller rekryteringskoordinator). Begär i ämnesraden att meddelandet ska riktas till personen du tidigare behandlat.
- Om du har haft tidigare kontakt med personen via e-post, använd samma "till" och "från" e-postadresser som tidigare.
- 3Skicka högst två uppföljningsmeddelanden totalt. Det är svårt att veta när man ska skicka en uppföljning, så vad sägs om en uppföljning till en uppföljning? Om din första uppföljning inte besvaras, vänta minst 1-2 arbetsdagar för att skicka den andra uppföljningen. Om detta andra meddelande inte besvaras, sluta antingen följa upp eller kontakta någon annan inom verksamheten.
- Medan du kan skapa ett nytt uppföljningsmeddelande om du vill är det också okej att skicka samma meddelande som din ursprungliga uppföljning, men lägg till en anteckning högst upp på följande sätt: "(Tom: Jag skickade denna uppföljning på tisdag och jag vill gärna höra från dig om affärsmöjligheten vi diskuterade förra torsdagen. Tack, Jan) "
- Som en allmän tumregel, oroa dig inte alls (om du inte får jobbet etc.) om du måste skicka en uppföljning. Oroa dig bara lite om du måste skicka två uppföljningar. Börja oroa dig mer om du inte hör tillbaka efter den andra uppföljningen!
Om din första uppföljning inte besvaras, vänta minst 1-2 arbetsdagar för att skicka den andra uppföljningen. - 4Förebygg behovet av en uppföljning med ett tackmeddelande. Det är alltid artigt att skicka ett e-postmeddelande dagen efter ett affärsmöte - särskilt, men inte bara, en anställningsintervju - liksom efter många personliga kontaktscenarier. Om du lägger in ett uppföljningsnämnd i detta tack kan du kanske uppmuntra ett svar utan att behöva skicka en separat uppföljning några dagar senare.
- Tack-e-postmeddelandet kan använda nästan samma format och innehåll som en uppföljnings-e-post, bara med lite mer utrymme för att tacka personen och lite mindre spenderat på att be om ett svar.
- Detta räknas dock inte som en "officiell" uppföljning, så du kan fortfarande skicka upp till 2" riktiga" uppföljningar om det behövs!
Metod 2 av 3: Formatera uppföljnings-e-postmeddelanden
- 1Se direkt till din tidigare kontakt i ämnesraden. Om din ämnesrad är vag eller irrelevant kan din uppföljning hamna oläst eller i papperskorgen. Välj dina ord noggrant så att ämnesraden omedelbart och uttryckligen ansluter till din interaktion med mottagaren.
- En strategi är att lägga till "RE:" i en beskrivning av din tidigare interaktion så att den läser som en fortsättning på den händelsen: "RE: Intervju fredag 4,53 kl. 11."
- Ett annat alternativ är att inkludera ditt namn, en kort och direkt beskrivning och anledningen till din e-post: "Terry Regula 4,53 Intervjuuppföljning."
- Antag aldrig att personen känner igen din e-postadress och öppnar meddelandet. Använd ämnesraden till din fördel.
- 2Namnge mottagaren i din hälsning och tacka dem i slutet. Även om du kan vara lämplig informell för en personlig uppföljnings-e-post, bör en företagsuppföljning balansera respektfull formalitet och den förtrogenhet som din tidigare interaktion skapar. I de flesta fall kan du till exempel hälsa personen med deras förnamn så länge de presenterade sig som "Joe Selmon" eller sa "kalla mig Barb."
- Din hälsning kan vanligtvis se ut så här: "Dear Joe" eller "Dear Barb", såvida du inte känner att mer formalitet är lämplig: "Dear Mr. Selmon" eller "Dear Dr. Bennet."
- För avslutningen, tacka dem en sista gång och använd ditt för- och efternamn: "Tack, Steve Caraway."
- 3Använd inte mer än 3-4 stycken, var och en 2-3 meningar långa. När det gäller att skriva uppföljningar, kom till saken och kom dit snabbt! Detta betyder inte att du bara skriver en enda mening, men det betyder att du skapar ett strömlinjeformat e-postmeddelande utan överflödigt innehåll. Skapa magra, rena stycken längs följande rader (eller liknande):
- Hälsning
- Punkt 1: ett tack och ett tydligt uttalande om att du följer upp.
- Punkt 2: en snabb sammanfattning av detaljerna i din kontakt.
- Punkt 3: en snabb bekräftelse av ditt intresse eller iver.
- Punkt 4: ett uttalande om att du "ser fram emot" en uppdatering eller att den "skulle uppskattas."
- Stängning
Om personen gav dig sin kontaktinformation eller bjöd in dig att följa upp dem, skicka alltid meddelandet direkt till dem (och bara dem). - 4Ange all relevant information mottagaren behöver. Se till att den andra personen måste göra så lite som möjligt för att ge dig en uppföljning. Den enda anledningen till att de inte har kommit tillbaka till dig ännu är förmodligen för att de har varit upptagen. Så om de måste titta tillbaka genom sina anteckningar eller filer för att få information om din tidigare interaktion, är de mer benägna att bestämma att det inte är värt sin tid att återvända till dig nu heller.
- Om du hade en intervju, ange det specifika datumet och tiden, positionens namn och antingen en mycket snabb sammanfattning av intervjun eller en vald anekdot eller episod från den. Till exempel: "Jag skriver för att följa upp vår intervju förra måndagen den 23 vid middagstid. Du kommer nog ihåg att jag var så ivrig att prata om säljchefen att jag nästan slängde mitt kaffe på ditt skrivbord!"
- Se till att du tillhandahåller tydlig information för varje kontaktform du vill att de ska ha möjlighet att använda: e-post, telefon / text, e-post etc.
Metod 3 av 3: vara tydlig, kortfattad och respektfull
- 1Tack mottagaren och ange att du följer upp redan i början. Begrava inte det faktum att du skriver en uppföljning mitt i e-postmeddelandet. Låt istället personen genast veta varför du når ut till dem - och visa dem lite uppskattning medan du håller på med det!
- Prova något liknande: "Tack igen för att du tog dig tid att träffa mig förra torsdagen. Jag skriver för att följa upp det mötet och dina tankar om mitt förslag."
- 2Sätt tillbaka din interaktion och bekräfta snabbt ditt intresse. Ge personen en uppfriskning på din tidigare kontakt, särskilt i ett affärsscenario när du vet att den andra personen har hanterat många intervjuer, möten och så vidare. Se till att de omedelbart kommer ihåg vem du är och vad du diskuterade.
- Till exempel: "Det var ett nöje att presentera min plan för effektivisering av dina faktureringsåtgärder, och jag hoppas att du delar min entusiasm för att arbeta tillsammans för att genomföra den."
- 3Var direkt och artig, inte påträngande, ursäktande eller passiv-aggressiv. Skäm dig inte för uppföljning! Det är en bra sak att bekräfta ditt intresse och din önskan att veta var du står, så länge du gör det artigt och respektfullt. Kom ihåg att du inte är skyldig att svara på dina villkor, men gör en begäran, inte en efterfrågan.
- Använd en ton så här: "Jag ser fram emot att höra var jag står när det gäller samhällets uppsökande ställning."
- Var inte påträngande: "Du lovade ett svar senast i går, och jag måste höra från dig så snart som möjligt."
- Var inte heller passiv-aggressiv: "Jag antar att jag inte fick jobbet eftersom du aldrig kom tillbaka till mig, men jag skulle vilja bekräfta det."
Om personen inte gav dig sin kontaktinformation eller bjöd in dig att följa upp dem, skicka ditt e-postmeddelande till din riktade kontaktperson (till exempel en administrativ assistent eller rekryteringskoordinator). - 4Visa och berätta för mottagaren att du värdesätter deras tid. Att använda en tydlig ämnesrad och komma direkt till punkten i ditt e-postmeddelande visar respekt för den andras tid. Det är också en bra idé att specifikt ange en eller två gånger i meddelandet att du uppskattar den tid de ägnar åt dig. Att överdriva det med smicker är inte nödvändigt eller till och med användbart, men att visa viss respekt förbättrar alltid dina chanser för ett snabbt svar.
- Till exempel: "Jag vet att du är väldigt upptagen den här tiden på året och jag uppskattar tiden du har spenderat på mig."
- Eller: "Tack igen för att du tog dig tid att svara på mina frågor förra torsdagen. Jag har bara en snabb begäran till."
- Om personen har varit för upptagen för att komma tillbaka till dig är det ett bra sätt att locka dem att svara och visa och berätta för dem hur mycket du värdesätter deras tid!
- Anta inte det värsta bara för att du måste skicka en uppföljning! Det finns många anledningar till att din kontaktperson kanske inte har kommit tillbaka till dig än. Till exempel, kanske var de sjuka, blev överbelastade med annat arbete, eller det slog dem bara!
Läs också: Hur kan man övervinna chattmissbruk?
Relaterade artiklar
