Hur skriver jag ett e-postmeddelande?
Om du bara behöver meddela den andra personen att du har fått deras e-postmeddelande, skicka ett kort bekräftelse för att meddela dem.
Ett bekräftelsemeddelande låter en annan person veta att du har fått ett meddelande eller en begäran, även om du inte kan ge ett fullständigt svar direkt. Även om du inte behöver skicka en bekräftelse för varje personlig e-post du får, bör du svara i en professionell eller affärsmässig miljö när du adresseras direkt. Om du bara behöver meddela den andra personen att du har fått deras e-postmeddelande, skicka ett kort bekräftelse för att meddela dem. Om personen begärde en tjänst eller beställde en produkt, ge mer information om när du kan förvänta dig svar eller hur du löser några problem.
Metod 1 av 2: Bekräfta att du fick ett e-postmeddelande
- 1Svara om du är listad i raden till: eller heter i meddelandet. Kontrollera överst i e-postmeddelandet för att se om avsändaren listade din e-postadress i raden "Till:". Om du inte finns med där kan du skanna igenom e-postmeddelandet för att se om ditt namn visas någonstans där. Om du ser ditt namn, var noga med att skicka ett bekräftelse eftersom du blev adresserad direkt.
- Om din e-postadress bara är listad i "CC" -raden i e-postmeddelandet men du inte nämns i kroppen, behöver du inte skicka ett bekräftelse eftersom meddelandet förmodligen skickades till en stor grupp människor.
Varning: Undvik att bekräfta skräppostmeddelanden eftersom de kan fortsätta skicka e-postmeddelanden om du svarar.
- 2Adressera avsändaren med namn i hälsningen. Starta din hälsning högst upp i ditt e-postmeddelande så att den andra personen ser det direkt när de öppnar det. Använd en formell hälsning, som "Hej" eller "Kära", följt av deras namn. Om du svarar på en överordnad eller någon du inte känner till, använd deras titel följt av deras efternamn. Om du känner den andra personen väl kan du använda deras förnamn.
- Du kan till exempel säga "Hej fru Davis" eller "Kära Jonathan" som din hälsning.
Använd alltid en artig ton medan du skickar ett bekräftelsemeddelande för att upprätthålla en bra repertoar med de personer du kontaktar. - 3Nämn kort att du har läst igenom e-postmeddelandet. Använd bara några meningar för din bekräftelse så att det inte verkar för ordligt. Tacka personen för att du har skickat e-postmeddelandet eller låt dem veta att du har fått deras meddelande. Om det finns några specifika detaljer, återställ dem i dina första meningar för att visa att du har läst igenom deras meddelande.
- Du kan till exempel skriva något som "Tack för att du skickade ett meddelande om nästa veckas möte" eller "Jag har fått och läst igenom din e-post med avseende på vår nya potentiella kund."
- Om du inte hade tid att läsa igenom e-postmeddelandet kan du säga något som "Tack för att du kontaktade mig. Jag har fått ditt meddelande och kommer att läsa igenom det så snart jag kan."
- 4Ge en beräknad tid för svar om e-postmeddelandet har en begäran eller fråga. Om du har tid att svara direkt omedelbart, gör det så snart du kan för att visa att du är pålitlig och pålitlig. Annars ger du en tidsram där den andra personen kan förvänta sig ett annat meddelande från dig så att de inte tror att du ignorerar dem. Var noga med att inte överdriva hur snart du kan svara om du tror att det kan ta längre tid.
- Du kan till exempel säga "Jag kommer att kunna få den informationen inom två dagar", eller "Jag kommer att nå ut igen senare i dag för att diskutera frågan vidare."
- Om du inte vet hur lång tid det tar att svara, använd "Jag kommer tillbaka till dig så snart som möjligt med frågor eller kommentarer."
- Om det inte finns en begäran eller ett problem som du behöver adressera i e-postmeddelandet behöver du inte svara med en tidsram.
- 5Avsluta e-postmeddelandet med ett avslutande och ditt namn innan du skickar det. Använd en formell avslutning i din e-post, till exempel "Bästa" eller "Tack igen", för att hjälpa meddelandet att låta mer professionellt. Skriv ditt namn efter stängningen för att avsluta ditt meddelande. Se till att allt stavas korrekt innan du klickar på knappen Skicka.
- Du kan till exempel skriva "Bäst, Beth" eller "Tack igen, Travis."
- Du kan också ange ett telefonnummer eller en alternativ e-postadress efter ditt namn om du vill ge den andra personen ett annat sätt att kontakta dig.
Ett bekräftelsemeddelande låter en annan person veta att du har fått ett meddelande eller en begäran, även om du inte kan ge ett fullständigt svar direkt. - 6Följ upp med ett fullständigt svar via e-post så snart som möjligt. Om det ursprungliga e-postmeddelandet hade en förfrågan eller en fråga, ta dig tid att skriva ut ett fullständigt svar när du kan. Ta itu med alla frågor eller frågor i meddelandet i sin helhet för att visa att du har tagit dig tid att överväga deras meddelande. Behåll en artig och positiv ton genom hela meddelandet för att upprätthålla en bra repertoar med dem.
- Om du behöver mer tid, som om du väntar på en rapport eller ett dokument, försök skicka ett uppföljnings-e-postmeddelande med en uppdatering och ny tidsram så att den andra personen inte tror att du har glömt dem.
Metod 2 av 2: svara på företagstjänster och beställningar
- 1Placera namnet på personen du kontaktar längst upp i e-postmeddelandet. Börja med en formell hälsning, som "Hej" eller "Kära", för att behålla en professionell ton i ditt meddelande. Om du inte känner personen väl använder du titeln följt av deras efternamn för att vara formell. Om du är mer bekant med personen eller de ger sitt förnamn kan du istället adressera dem genom det.
- Du kan till exempel skriva "Kära herr Christensan" eller "Hej Dana" som din hälsning.
- 2Tacka personen och nämna produkten eller tjänsten de begärde. Uttryck äkta tacksamhet mot personen i inledningen till din e-post. I samma mening, återställ produkten som personen beställde eller vilka frågor eller problem de nämnde i tidigare korrespondens. På så sätt kommer personen att känna igen att du tog dig tid att läsa eller bearbeta deras tidigare meddelanden.
- Du kan till exempel säga "Tack för att du beställde de två lådorna choklad från vår butik " eller "Vi uppskattar att du når ut när det gäller den jobböppning du har sökt."
Även om du inte behöver skicka en bekräftelse för varje personlig e-post du får, bör du svara i en professionell eller affärsmässig miljö när du adresseras direkt. - 3Ge personen en tidsram för när man kan förvänta sig svar eller leverans. Nämn i nästa mening hur lång tid det tar för den andra personen att höra från dig så att de inte känner att du har glömt bort dem. Se till att den tidsram du anger är korrekt och ärlig, annars kan de bli upprörda om de inte hörs från dig.
- Du kan till exempel säga "Du kan förvänta dig ditt paket om tre arbetsdagar" eller "Tillåt oss att svara 1-2 arbetsdagar."
Variation: Om du inte vet hur lång tid det tar att svara, säg något som "Vi kommer att kontakta dig så snart som möjligt för att ta itu med dina problem."
- 4Ge förslag om det finns några problem som du inte kan lösa via e-post. Om du inte direkt kan lösa deras problem kan du försöka rekommendera andra alternativ som kan vara mer användbara. Behåll en artig och förståelig ton genom hela meddelandet så att det inte låter negativt eller verkar uppriktigt. Försök att ge så många detaljer som möjligt till personen så att de kan ta nästa steg för att lösa sina problem.
- Du kan till exempel säga "Jag är ledsen att höra att det finns ett problem med att överföra pengar till ditt checkkonto. Försök att läsa igenom våra vanliga frågor för att se om ditt problem har åtgärdats. Annars kan du behöva besöka din bank och prata. till din kontoansvariga för att bekräfta dina transaktioner. "
- 5Lämna kontaktinformation längst ner i e-postmeddelandet. Avsluta din e-post med en formell avslutning, till exempel "Bästa" eller "Tack igen", så att du avslutar meddelandet på en bra not. Var noga med att inkludera ditt namn efter stängningen. Om du vill ge den andra personen alternativ för att kontakta dig kan du också lämna ett telefonnummer, alternativ e-postadress eller webbplats efter ditt namn.
- Du kan till exempel avsluta e-postmeddelandet "Tack igen, Frank" eller "Bäst, Annie."
- Använd alltid en artig ton medan du skickar ett bekräftelsemeddelande för att upprätthålla en bra repertoar med de personer du kontaktar.
- Du behöver inte skicka en bekräftelse till e-postmeddelanden som är skräppost eller sådana som du har fått CC.
Relaterade artiklar
