Hur planerar man en gymnasieträff?

Om du har tappat kontakten med andra medlemmar i din återföreningskommitté, kontakta en administratör på din gamla gymnasium.

De flesta gymnasieträffar samlas klasskamrater var femte eller tio år efter examen. De äger vanligtvis rum i samma stad som gymnasiet, vilket gör att gamla vänner och bekanta kan lära känna varandra igen, även om de har flyttat långt borta. En gymnasieåterförening är ett fantastiskt tillfälle att ha kul och komma ihåg. Det tar dock många timmars tanke och planering för att se till att allt går smidigt.

Del 1 av 4: organisera en planeringskommitté

1
Börja minst ett år i förväg. Högstadieträffar innebär mycket samordning. Det finns platser att boka, catering för att organisera och datum att spara. För att säkerställa att du lämnar dig själv tillräckligt med tid för att planera ett stort möte, börja organisera din kommitté minst 12 månader före ditt möte. Du vill inte behöva rusa eller slå ihop en återförening i sista minuten.
- Tänk på att gymnasieelever kan spridas ganska brett. Dina kommittémedlemmar kanske bor i andra stater eller till och med andra länder. Vissa klasskamrater kan ha bytt namn. Ju tidigare du börjar samla din kommitté, desto mer tid kommer du att behöva nå ut till lämpliga personer.
2

Kontakta din gymnasies alumnkontor. Många gymnasier har ett alumnkontor. Om alumni-kontoret hanterar återföreningar kan de kanske hjälpa dig med återföreningsplaneringen. Om de vanligtvis inte hanterar återföreningar kan de kanske hjälpa dig på andra sätt, till exempel genom att ge kontaktinformation till dina klasskamrater eller föreslå lokala platser. Innan du fattar några officiella beslut, prata med dina gymnasieadministratörer om hur andra klassåterföreningar hanterades och om det finns några klassgåvor du kan använda för att finansiera din återförening.
3
Nå ut till utsedda kommittémedlemmar. Vissa gymnasier utser en återföreningskommitté före gymnasiet. Till exempel ber många gymnasieskolor sin klasspresident eller studentrådsmedlemmar att ta rollen som återföreningsplanering. Om din gymnasium redan har utsett en återföreningskommitté måste du helt enkelt komma i kontakt med rätt personer. Skriv dem ett e-postmeddelande eller starta en telefonkedja för att få bollen att rulla på din återföreningsplan.
- Om du har tappat kontakten med andra medlemmar i din återföreningskommitté, kontakta en administratör på din gamla gymnasium. Många gymnasieskolor håller en kontaktlista för alumner.
4
Rekrytera en återföreningskommitté. Vissa gymnasier utser inte en återföreningskommitté före examen. Och ibland kan förutbestämda medlemmar av återföreningskommittén inte fullgöra sina roller. I det här fallet måste du formulera en egen återföreningskommitté för gymnasiet. Skicka ett mejl till din klasslista i gymnasiet eller använd en Facebook-grupp för att be om volontärer som kan hjälpa till med den här viktiga uppgiften. Kom ihåg att de bästa medlemmarna i planeringskommittén har följande egenskaper:
- Planeringskommittémedlemmar bör kunna ägna åtminstone 5-10 timmar per månad till återföreningsuppgifter under de 12 månader som leder fram till återföreningen.
- Medlemmar bör kunna ägna betydligt mer tid under de sista 4-6 veckorna före återföreningen.
- En planeringskommitté bör vara mångsidig och representera studenter med olika intressen. Du vill inte att din planeringskommitté ska vara klickig eller exklusiv: en gymnasieåterförening är för alla.
- En kommitté bör vara tillräckligt stor för att uppgifter ska kunna delegeras till flera medlemmar men tillräckligt små för att kunna hanteras. En kommittéstorlek på 3-12 medlemmar är perfekt, beroende på gymnasiets klassstorlek. Att ha en kommittémedlem för varje 25 klassmedlemmar är en bra tumregel.
- Kommittémedlemmar bör vara organiserade personer som kan multitaska effektivt.
5
Delegera uppgifter. En gymnasieåterförening involverar många rörliga delar. En enskild person kan inte hantera alla dessa roller utöver sitt andra ansvar i livet. Använd uppgiftsdelegering för att se till att alla i kommittén drar sin vikt. Försök att dela uppgifterna ganska jämnt. Du bör försöka hålla dig till dina utsedda uppgifter så mycket som möjligt, samtidigt som du förblir flexibel om en uppgift visar sig vara särskilt svår eller tidskrävande för din kommittémedlem. Din kommitté kommer sannolikt att behöva utse specifika medlemmar för att hantera följande uppgifter:
- En kommittéordförande som hjälper till att hålla kommitténs möten på rätt spår.
- En sekreterare som tar och kommunicerar mötesanteckningar och underhåller en möteskalender
- Ett kommunikationsteam som samlar kontaktinformation för klasskamrater och skapar en webbplats, Facebook-grupp och e-postlista för att meddela klasskamrater om återföreningen
- Ett evenemangsteam för att leta efter möjliga arenor och forskningsleverantörer (catering, bartendrar, DJs, fotografer, hotell etc.)
- En ekonomisk underkommitté som hanterar budgeten och hanterar registrering, biljettförsäljning och donationer
- En dekorationskommitté som hjälper till att skapa, dekorera och städa upp mötet
- En välkomstkommitté som bemannar själva återföreningsevenemanget, hälsar deltagarna och hanterar volontärer som hjälper till att bemanna evenemanget
- En aktivitetskoordinator som hjälper till att planera underhållning kring återföreningen, till exempel ett klassmjukbollsspel, utflykt eller andra evenemang
6
Skapa ett preliminärt mötesplan. En av dina kommittémedlemmar ska ha ansvaret för att ställa in ett mötesschema för att hålla alla på samma sida. Bestäm att träffas med förutbestämda intervall och placera dem direkt i din kalender. Syfta till att träffas två gånger i månaden medan du befinner dig i de tidiga stadierna av planeringsprocessen (2-12 månader före återföreningen) och en gång i veckan under de sista två månaderna före återföreningen.
- Om dina kommittémedlemmar bor i andra städer eller stater, använd videochattar eller konferenssamtal för att hålla varandra uppdaterade på lämpligt sätt.
7
Skapa en preliminär tidslinje. Vissa uppgifter är viktigare än andra, och vissa uppgifter måste göras innan andra uppgifter kan slutföras. Det är därför viktigt att din kommitté utvecklar en förnuftig tidslinje så att din återföreningsplanering kan gå smidigt. Varje återförening är annorlunda, men följande tidslinje är en bra utgångspunkt:
- 12+ månader i förväg: organisera planeringskommitté, skapa preliminär budget, öppna ett bankkonto, samla klasskamratsnamn och kontaktinformation, börja begränsa ett återföringsdatum, kontakta din gymnasium, föreslå flera platsalternativ
- 6-12 månader i förväg: slutföra evenemangsdatum, slutföra budget, boka plats och viktiga leverantörer (catering, fotograf, etc.), marknadsföra evenemang till klasskamrater, bestämma biljettpriser, leta efter saknad klasskompisens kontaktinformation
- 2-6 månader i förväg: sälj biljetter och samla svar, fortsätt att marknadsföra evenemanget, beställ eventuella specialdekorationer eller souvenirer, samla förnödenheter till evenemanget, rekrytera volontärer som hjälper till med evenemanget
- Sista två månaderna: slutföra gästlistan, ge slutliga räkningar till dina leverantörer, montera dekorationer och andra förnödenheter (t.ex. namnskyltar), bekräfta dina leverantörer, e-postpåminnelser till dina gäster, slutföra en registreringsprocedur, dekorera utrymmet, ange ett specifikt schema för återföreningsdag till dina volontärer och gäster

Vissa gymnasier utser en återföreningskommitté före gymnasiet.

Del 2 av 4: sammanställa en inbjudningslista

1
Skapa en huvudlista över klassmedlemmar. Du kommer att samla mycket information från många människor. Det kommer att vara viktigt för dig att hålla allt ordnat så att dina inbjudningar skickas till rätt parter. Skapa ett kalkylark som du kan fortsätta att uppdatera när du samlar namn, adresser och e-postadresser. Följande kategorier bör ingå i ditt kalkylark:
- Klasskamratens nuvarande namn
- Klasskompisens tidigare namn (om relevant)
- Klasskamratens make eller inhemska partner
- Klasskamratens adress
- Klasskamrats e-postadress
- Klasskamratens telefonnummer
- Klasskamrats kontaktinformation för sociala medier
2

Prata med gymnasiets alumnkontor. De flesta gymnasieskolor håller en detaljerad lista över sina akademiker, inklusive namnändringar och uppdaterad kontaktinformation. Ditt första steg för att utveckla en grundlig inbjudningslista är att samla en lista över alla dina klassmedlemmar från din skola. Detta kommer sannolikt att ge huvuddelen av namnen, e-postadresserna och adresserna du behöver.
3

Granska dina årböcker. Det är möjligt att skolans alumnkontor lämnar några namn för medlemmar i din klass. Jämför listan från alumnkontoret med dina gamla årböcker. Notera eventuella avvikelser mellan de två listorna och lägg till namn från årboken i din kontaktlista.
4
Skapa en Facebook-mötesgrupp. Facebook är ett utmärkt sätt att hålla reda på tidigare klasskamrater när de flyttar och byter namn. Starta en Facebook-grupp tidigt och bjud in så många av dina tidigare klasskamrater som du kan hitta. Uppmuntra gruppmedlemmar att spåra sina vänner och bekanta från din klass. Förhoppningsvis kommer tal att spridas att en återförening är nära förestående.
- Den Facebook-grupp är ett sätt att montera en inbjudan lista samt uppdatera gruppmedlemmar om hur återförening planering går. Var noga med att skicka relevanta uppdateringar till gruppen för att öka spänningen.
5

Bekräfta att du har rätt kontaktinformation för alla i listan. Vid den här tiden kan du ha en fläckig kontaktlista för dina klasskamrater. Du kanske har adresserna för vissa klasskamrater och inget annat än en Facebook-uppdatering från andra. Fyll i luckorna genom att ta dig tid att bekräfta kontaktinformationen för alla dina klasskamrater. Använd informationen du har för att komma i direkt kontakt med dem: ring till klasskamrater vars telefonnummer du har, maila klasskamrater vars e-postadresser du har, skicka Facebook-meddelanden till gruppmedlemmar och skicka brev till klasskamrater vars fysiska adresser du har. Be dem att bekräfta all kontaktinformation med dig. Du kan också fråga dem hur de föredrar att kontaktas och notera det i ditt kalkylblad.
6

Skapa en e-post listserv när din kontaktlista är klar. När du har fyllt i din kontaktlista, fortsätt och låt ditt kommunikationsteam skapa en e-postlistaserv för din gymnasiet. Du kan använda e-postlistan för att meddela klasskamrater om viktiga återföringsuppdateringar och för att samla in information från dem vid behov.
7

Jakt efter saknade klasskamrater. Det finns vanligtvis ett fåtal personer som är svåra att spåra efter examen. De kanske flyttar utomlands, byter namn eller tappar kontakten med sina gymnasievänner. Skapa en lista över dessa "saknade klasskamrater" som du inte kan kontakta. Använd Facebook-gruppen och e-postlistaserven för att fråga om dessa saknade klasskamrater. Kanske en annan klasskamrat kanske vet hur man kommer i kontakt med dem.
8

Använd dina kontaktlistor för att fortsätta marknadsföra evenemanget. Trumma upp spänning och närvaro för återföreningen genom att publicera ofta till e-postlistan och Facebook-gruppen. Låt folk veta när du har bestämt dig för en plats och låt dem veta varför de bör vara glada att delta.
9

Skapa en "in memoriam" -lista efter behov. Tyvärr försvinner ibland klasskamrater på gymnasiet genom åren. Om du upptäcker att någon av dina klasskamrater har gått bort, skapa en "In Memoriam" -lista. Detta gör att du och dina klasskamrater kan hyra dem under evenemanget. Kanske dina nära och kära av dina döda klasskamrater kanske är villiga att ge dig ett fotografi eller annat minnesmärke som du kan använda för att komma ihåg dem vid din återförening.

I det här fallet måste du formulera en egen återkommitté för gymnasiet.

Del 3 av 4: samordna evenemangslogistik

1

Öppna ett reunion-bankkonto. Återföreningar kan finansieras genom donationer av alumner, klassgåvor, avgifter för alumnföreningar eller biljettförsäljning. Oavsett hur du hanterar ekonomin i din återförening, kommer du att vilja hålla noggranna register. Denna uppgift kommer sannolikt att tillfalla din klasskassör eller medlem av återföreningskommittén som hanterar biljettförsäljning. Se till att alla pengar du samlar in för återföreningen spenderas ansvarsfullt och att du håller dig till din budget.
2
Upprätta en budget för återföreningen. Kanske har du redan medel tillgängliga från klassgåvor eller avgifter för alumner. Eller kanske pengarna från evenemanget måste komma helt från biljettförsäljning. Oavsett vad du behöver bestämma en total budget för evenemanget. Se till att du inte litar på hög biljettförsäljning eller dyra biljetter. Du vill att evenemanget ska hanteras för alla, och dyra biljetter kan skada närvaron. Se till att du har plats i din budget för:
- Bartending och catering
- Uthyrning av evenemangsutrymmen
- Uthyrning av festartiklar (bord, stolar, koppar, a / v-utrustning etc.)
- Dekorationer
- Souvenirer (presentpåsar, speciella T-shirts etc.)
- Andra leverantörer (fotografer, saneringsbesättningar, DJs, etc.)
3

Avgör ett återföreningsdatum. Helst kommer en återförening att vara på en helg under sen vår eller sommar, när människor är mer kapabla att resa fritt. Din återförening kan vara en hel helgaffär med många aktiviteter, eller det kan helt enkelt vara en samling på en fredag eller lördag kväll. Om du vill kan du be dina klasskamrater att rösta på flera möjligheter för ett återföringsdatum. Genom att använda en Doodle-omröstning eller Google-undersökning kan du uppmuntra närvaro bland dina gäster.
4
Boka en lämplig plats. En viktig del av planeringen är att överväga exakt var du ska hålla evenemanget. Se till att arenan är lämplig för storleken på ditt möte, tonen du vill ange och din budget. Platsen bör också vara en kort bilresa från din gamla gymnasium för att göra det enkelt för klasskamrater att delta. Några utmärkta platser att överväga är:
- Ditt gamla gym eller gym
- En lokal hotellbalsal
- En bankettsal eller restaurang
- Ett samhällscenter
- En picknickplats för parken
5
Skicka ut inbjudningar 3 månader före återföreningen. Använd din kontaktlista för att skicka inbjudningar till alla dina klasskamrater i gymnasiet. Se till att du inkluderar deras makar eller andra betydande på inbjudningarna. Om din återförening är en familjevänlig händelse dagtid, berätta för dina klasskamrater att de är fria att ta med sina barn också. (En kvällshändelse kanske inte passar barn.) Inbjudningarna kan vara digitala inbjudningar som du skickar ut via e-post, eller så kan de vara pappersinbjudningar som du skickar via posten. Oavsett vad måste du inkludera följande information i dina inbjudningar:
- Datum och tid för evenemanget
- Vem är inbjuden, inklusive huruvida plussar, barn eller vänner är välkomna
- Plats för evenemanget
- Klädkod, om det behövs (t.ex. om deltagare ska klä sig formellt eller avslappnat)
- Kostnaden per person för att delta. Kommer evenemanget att vara gratis, eller måste deltagarna betala en liten avgift? Var noga med att ange hur exakt din gäst ska betala (med check, PayPal, etc.).
- Aktiviteter som deltagarna bör förbereda sig för. Kommer det frågesportspel? Sportaktiviteter? Dans? Kommer det att finnas middag? Ge dina deltagare lite specifik information om vad de kan förvänta sig av återföreningen.
- Annan viktig logistisk information. Om du till exempel bokar hotellrum i närheten för gäster eller en transportbuss, bör du informera dina deltagare.
- Instruktioner om hur du ska svara och när de måste svara senast. Ska deltagarna skicka ett e-postmeddelande, fylla i en Google-omröstning eller maila ett svarskort? Var mycket tydlig om hur dina klasskamrater ska svara på din inbjudan.
6
Boka dina leverantörer. Vilken typ av leverantörer du anställer beror på vilken typ av evenemang du är värd för. Kanske kommer ditt evenemang att vara ett enkelt evenemang med drycker, eller kanske en middag. Oavsett vad måste du dock anställa några leverantörer för att ta hand om viktiga händelsedetaljer. En gymnasieåterförening är sannolikt en alltför stor händelse för att du ska kunna hantera allt själv. Leverantörer att överväga inkluderar:
- En licensierad och försäkrad bartender
- En licensierad och försäkrad cateringfirma
- En DJ
- En fotograf
- En bussförare (om din återförening äger rum på två eller flera olika platser)

Du vill inte att din planeringskommitté ska vara klickig eller exklusiv: en gymnasieåterförening är för alla.

Del 4 av 4: tillhandahålla underhållning

1

Ställ in ett tema eller en ton. Vill du att din återförening ska vara formell och klädd? Avslappnad och avslappnad? Vill du att det finns ett tema för din återförening, till exempel ett som är relaterat till din gymnasiesmaskot eller ett tema som påminner om en gymnasiedans? Detta är beslut som din kommitté bör fatta tidigt i planeringsprocessen. Att ha en tydlig vision för ditt evenemang hjälper dig att reda ut alla andra efterföljande beslut.

EXPERTTIPS

Inkludera detaljer som är unika för din examenklass. När du planerar ett gymnasieträff, ta hänsyn till årsdagen du firar, till exempel en 10 eller 20 års möte. Tänk sedan på de milstolpar som din klass har uppnått under den tiden, liksom alla speciella händelser som kan ha inträffat under året du tog examen. Dessa detaljer kan verkligen hjälpa till att knyta samman evenemanget och ge nostalgiska minnen för alla deltagare.
2
Inkludera nostalgiska detaljer. Många återföreningsgäster vill återuppleva sina gymnasieupplevelser. Att ha några detaljer för att påminna gästerna om gymnasiet kan hjälpa dem att känna sig välkomna och kan hjälpa dina gäster att interagera framgångsrikt med varandra. Några nostalgiska detaljer att inkludera är följande:
- Be din DJ spela musik som var populär under gymnasiet
- Skapa en fotodisplay (antingen i ett digitalt bildspel eller på anslagstavlor) med viktiga gymnasieevenemang, till exempel sportspel, läroplaner eller skoldanser
- Gör kopior av årböcker och tidningar på gymnasiet och sprid dem runt din plats
- Skapa ett frågespel om viktiga händelser och popkultur från gymnasiet
3

Tänk på en återföreningsbok eller annan souvenir. Speciellt för viktiga återföreningar (som den 25: e eller 50: e återföreningen) kan en återföreningsbok eller souvenir välkomnas av dina gäster. En återföreningsbok innehåller korta biografier om dina alumner och detaljer om deras liv. Inte varje återförening kommer att kräva något så djupgående, men det kan hjälpa till att ge dina gäster speciella minnen från ditt evenemang.
4
Planera aktiviteter för plus-ones och gäster. Kom ihåg att inte alla vid en återförening kommer att vara alun. Dina gäster tar med sig makar, vänner, partners eller till och med barn som kanske inte känner till din gymnasium. Inkludera några aktiviteter som är generiska nog för att någon ska kunna njuta. Dessa kan inkludera:
- Dans
- God mat och dryck
- Atletiska aktiviteter (ett softballspel, trebenslopp, kickball, etc.)
- Partyspel som Charades, Twister eller cornhole

Tips

Kom ihåg att det viktigaste är att samla alla för att komma ihåg, komma ikapp och ha det bra. Oroa dig inte för att hålla den mest sofistikerade eller snygga festen: även en informell grill kan vara ett utmärkt återföreningsevenemang.
Om du frivilligt tjänar i en kommitté för återföreningsplanering, var medveten om att du kan spendera mycket tid på samordningsaktiviteter. Det kan vara lätt att underskatta den tid som evenemangsplanering kan ta: se till att du ger dig gott om tid att göra vad som behöver göras och att du inte tar på dig för mycket.

Använd din kontaktlista för att skicka inbjudningar till alla dina klasskamrater i gymnasiet.

Varningar

Var medveten om att klassåterföreningar inte alltid är välbesökta. Till och med en valdeltagande på bara 0,33 i gymnasiet kan betraktas som utmärkt. Känn dig inte förolämpad om din valdeltagande är låg: kom ihåg att människor rör sig och har mycket ansvar. Samtidigt ska du inte boka en plats som är så dyr att en låg valdeltagande skulle minska din budget.
Om du serverar alkohol, se till att din bartender är licensierad och försäkrad. Det är en bra idé att kontrollera ID: n för att se till att mindreåriga gäster inte får alkohol. Överväg att tillhandahålla säkra sätt för människor att resa hem för att minimera rattfylleri: en festbuss, taxiservice eller hotellrum på gångavstånd från din plats kan hjälpa till att skydda alla. Du bör också överväga att stoppa alkoholtjänsten 1 timme innan festen avslutas så att människor kan nykta innan de åker hem.

Läs också: Hur man blir mogen i grundskolan?