Hur planerar jag evenemang för en hemfest?
Om du vill planera ett skolsponserat hemkomstevenemang eller en oberoende fest måste du planera i god tid och välja din plats och tidpunkt noggrant.
Hemkomst är en veckolång fest som välkomnar alumner från en gymnasium eller universitet tillbaka till campus. Denna återförening främjar skolstolthet och alumninvolvering med skolan. Firandet inkluderar ofta aktiviteter, talare, sammankomster, en dans och ett fotbollsmatch. Om du vill planera ett skolsponserat hemkomstevenemang eller en oberoende fest måste du planera i god tid och välja din plats och tidpunkt noggrant. Den här artikeln berättar hur du planerar händelser för ett Homecoming Party.
Metod 1 av 2: planering av händelsehändelse
- 1Kontrollera datumen för nästa års hemkomst regelbundet. De fastställs vanligtvis av en planeringskommitté vid skolan. Ett framgångsrikt Homecoming-evenemang planeras vanligtvis i god tid.
- 2Utse en kommitté om dina evenemang kommer att sponsras i skolan. Kommittén kan innehålla lärare, studenter, styrelseledamöter och alumner. De kommer att kunna se till att pengar och annat stöd från skolan används tillsammans med skolans mål.
- 3Välj ett tema för hemkomst, om det är en tradition på din skola. Skolan kan välja det själv, i vilket fall du ska använda det temat för dina evenemang.
Den här artikeln berättar hur du planerar händelser för ett Homecoming Party. - 4Bestäm vilka händelser du vill sätta på. Om du planerar att ha ett antal evenemang kanske du vill utse någon som ansvarar för varje evenemang. Diskutera ett potentiellt schema för händelserna i veckan hemkomst.
- 5Upprätta en budget för dina hemkomna händelser. Inkludera pengar från alla källor och föreslå insamlingsevenemang, om det behövs. Separera budgeten för varje evenemang så att huvudevenemangsplaneraren kan arbeta inom sin individuella budget.
- Be om donationer eller sponsring minst 6 månader i förväg. Du kan få donationer från alumner eller söka lokala eller nationella företag som vill marknadsföra sig till college- eller gymnasieelever eller alumner.
Metod 2 av 2: checklista för händelsehändelser
- 1Välj platser för varje evenemang. Du kan behöva undersöka och besöka potentiella webbplatser, annars kan de hållas på campus. Händelser som involverar alkohol kan behöva äga rum på lokala restauranger, barer, hotell eller historiska platser.
- 2Skicka räddningskort till alumner cirka 6 månader i förväg. Du måste ge personer som bor utanför staden varning för att göra reseplaner. När datum, tid, plats och biljettinformation är planerad, e-post- och postkort med en RSVP-e-postadress och telefonnummer.
- 3Gör allt nödvändigt pappersarbete och beställ reklammaterial och inbjudningar cirka 3 till 6 månader före evenemanget. Följande är nödvändiga steg för ett lyckat evenemang.
- Skicka in nödvändigt pappersarbete för alla händelser. Om du planerar att servera alkohol måste du få en spritlicens för dagen för evenemanget. Om du planerar att använda skolan eller offentliga grunder kan du behöva ett tillstånd för användning.
- Få försäkring för stora evenemang. Ansvarsförsäkring skyddar dig från rättegångar vid olyckor. Skolan kan föreslå eller tillhandahålla denna försäkring.
- Hyr en grafisk formgivare för att göra en affisch och andra kampanjer för evenemanget. Skriv ut dina inbjudningar, affischer, flygblad i god tid. Skapa en webbplats om det behövs.
- Ordna tv, radio, tidningar och annan reklam cirka 3 månader från evenemanget. Det mesta av kampanjen kommer att ske två veckor före evenemanget, men en del alumni-press kommer att publiceras månader i förväg för att ge människor tid att planera.
Skolan kan välja det själv, i vilket fall du ska använda det temat för dina evenemang. - 4Designa inredningen för ditt evenemang 1 till 2 månader i förväg. Planera enligt temat. För mindre evenemang kan du bestämma dig över slutliga inredningsbeslut 2 veckor till 1 månad i förväg.
- 5Boka underhållningen 1 till 6 månader i förväg. Band måste vanligtvis bokas 4 till 6 månader i förväg för stora evenemang. DJs, högtalare, auktionsägare och annan underhållning kan bokas 1 till 3 månader före evenemanget.
- 6Anställ fotografer och säkerhetspersonal om du tror att de är lämpliga för ditt evenemang. Gör detta ungefär en månad före evenemanget. För många evenemang är detta inte nödvändigt, eller så kan du använda campus- eller studentpersonal.
- 7Skicka inbjudningar 1 till 2 månader före evenemanget. Samla in svar och skapa en händelselista. Skicka uppdateringar via e-post, till exempel förslag på vilka hotell som ligger bekvämt nära Homecoming-evenemang och erbjuder rabatter till alumner.
- 8Skriv ut program och skyltar 2 veckor före evenemanget. Viss information kan ändras, så se till att du väntar tillräckligt länge för att bekräfta alla väsentliga detaljer.
Om du planerar att ha ett antal evenemang kanske du vill utse någon som ansvarar för varje evenemang. - 9Ordna förfriskningar, såsom mat och dryck 1 till 2 månader i förväg. Du bör få bud och välja företag som passar din budget. Bekräfta matuppgifterna 1 månad och 1 vecka före evenemanget.
- 10Bekräfta alla detaljer om ditt evenemang varje månad, under möten eller genom att samla in uppdateringar från varje huvudevenemangsplanerare. Se till att du håller budgeten.
- Be efter volontärer. Många Homecoming-evenemang kan hållas med hjälp av studenter och alumner. Volontärer tar platsen för betald personal och gör det lättare att hålla budgeten.
- Hemkomstdatum
- Hemkomsttema
- Planeringskommitté
- Platser
- Inbjudningar / Save the Date-korten
- Volontärer
- Licenser / tillstånd
- Catering / distributörer
- Förfriskningar
- Program
- Grafisk designer
Läs också: Hur man gör spa-partyinbjudningar?
Frågor och svar
- Hur kunde vi samla in pengar för hemkomst?Du kan ha en bageriförsäljning, en tombola eller till och med ett sponsrat evenemang. Du kan göra ett par av dessa saker, beroende på hur mycket pengar du behöver.
Relaterade artiklar
