Hur skriver jag ett erbjudande?
Om du skriver ett erbjudande i ett konservativt yrke, som juridik, medicin eller redovisning, vill du sannolikt förmedla samma nivå av professionalism i ditt erbjudande.
Om du ansvarar för att anställa nya anställda till ditt företag, ring först personen du har valt och ge dem de goda nyheterna muntligen. Följ sedan upp med ett erbjudande som beskriver detaljerna i positionen, inklusive en jobbtitel, startdatum, ersättning och andra förmåner. Förhoppningsvis kommer mottagaren att underteckna brevet som accepterar ditt erbjudande och skicka tillbaka det till dig. Vid den tidpunkten kan du påbörja processen ombord på din nya anställning och ställa in dem för framgång i ditt företag.
Del 1 av 3: välja format
- 1Leta efter gratis mallar på internet. Det finns många mänskliga resurser och arbetsförteckningswebbplatser som erbjuder gratis mallar för jobbbjudande som du kan använda för att strukturera ditt brev. Sök bara efter " gratis mall för jobbet " och utvärdera vad som finns tillgängligt.
- Om du använder en mall, läs den noggrant igenom och anpassa den efter ditt företags behov och den erbjudna positionen. Om det finns något i mallen som inte gäller kan du helt enkelt ta ut det.
- 2Beskriv villkoren i erbjudandet med punkter för avslappnade företag. I teknikföretag eller företag som arbetar med försäljning och marknadsföring fungerar detta format bäst. Använd djärva kategorier som "ersättning", "förmåner" och "arbetsuppgifter", lägg sedan till detaljer i korta fraser. Använd punktpunkter för flera objekt under varje kategori.
- Även om den här stilen kan leda till en längre bokstav är innehållet lätt att skumma och mottagaren kan snabbt hitta den information de letar efter.
- Din skrivstil kan vara mer personlig om det är kulturen i ditt företag. Var dock försiktig med alltför välbekant språk om det inte återspeglar hur människor på arbetsplatsen normalt interagerar - det kan skicka fel meddelande.
Tips: Välj ett format som bäst återspeglar företagets kultur för att ge mottagaren en uppfattning om vad man kan förvänta sig när man interagerar med arbetsledare och medarbetare i framtiden.
- 3Skriv i ett formellt affärsbrevformat i mer konservativa yrken. Om du skriver ett erbjudande i ett konservativt yrke, som juridik, medicin eller redovisning, vill du sannolikt förmedla samma nivå av professionalism i ditt erbjudande. I det här formatet förmedlar du detaljerna i den position som erbjuds i stycken med hjälp av fullständiga meningar.
- Detta format är vanligtvis mer objektivt och mindre personligt än andra. I det här formatet skulle det till exempel inte vara lämpligt att säga att du var "upphetsad" att erbjuda mottagaren positionen. Snarare skulle du använda ett ord som "nöjd".
- Även om du inte tillhör advokatyrket brukar det här formatet använda mer juridik och terminologi än andra format.
Du behöver vanligtvis inte en advokat för att titta över brevet för varje anställning - bara det första brev du skriver. - 4Använd en mer avslappnad ton om du skickar erbjudandet via e-post. På tekniskt tunga kontor kanske du föredrar att skicka ditt erbjudande i e-postmeddelandet. Generellt kräver e-postkommunikation en mindre formell ton än du skulle använda om du skrev ett affärsbrev som skulle skrivas ut och skickas till sökanden i pappersform.
- Med ett e-postmeddelande skulle du vanligtvis inte ha adressblocken och andra formaliteter som du skulle använda för ett affärsbrev. Ett e-postmeddelande har också en mer personlig ton.
- Använd gärna avslappnade ord och slang om det är en del av ditt företags kultur. Var dock försiktig med att skriva för vardagligt - mottagaren tar kanske inte ditt erbjudande på allvar.
- 5Inkludera ett kort e-postmeddelande om du bifogar ett fullständigt brev som PDF. Om du vill vara lite mer formell än att bara skicka ett e-postmeddelande med ditt erbjudande kanske du vill bifoga erbjudandebrevet som en PDF i stället. Du kan till och med skriva ut brevet och underteckna det och sedan skanna det undertecknade brevet för att bifoga det i e-postmeddelandet. När du skickar ett erbjudande så skriver du ett mejl med några meningar som anger vad bilagan innehåller. Du kan inkludera en del av grundinformation om jobbet i e-postmeddelandet.
- Till exempel kan du skriva: "Som vi diskuterade tidigare är Pear Corp. glada att kunna erbjuda dig en position som grafisk formgivare från och med den 2 januari 2020. Det formella erbjudandebrevet bifogas detta e-postmeddelande och innehåller detaljer om din ersättning. och förmånspaket. "
Del 2 av 3: utarbeta ditt brev
- 1Börja med grundläggande information om den position du erbjuder. Öppna ditt brev genom att berätta för mottagaren om vilken jobbtitel du erbjuder dem och de grundläggande uppgifterna för tjänsten. Du kan också inkludera namnet på den avdelning som personen kommer att arbeta i eller namnet på deras handledare.
- Du kan till exempel skriva: "Vi här på Pear Corp. är glada att kunna erbjuda dig en position som grafisk formgivare med början den 2 januari 2020. Du kommer att arbeta i vår designavdelning under Paul Paisley. Dina primära uppgifter kommer att vara att skapa nya ikoner och karaktärer för våra populära mobilappspel. "
- 2Lista kompensation i timme, vecka eller månad. När du har tillhandahållit grundläggande information om den position du erbjuder, låt personen veta hur mycket ditt företag kommer att betala dem för sitt arbete. Även om de får en årslön, undvik att nämna det som ett årligt belopp i ditt erbjudande, eftersom detta kan innebära att du tänker anställa dem i minst ett år.
- Du kan till exempel skriva: "Som grafisk formgivare på grundnivå får du en lön på 1490€ per vecka."
Tips: Om du har regelbundna prestationsgranskningar eller möjligheter till höjningar kan du inkludera den informationen när du diskuterar ersättning.
- 3Detaljerad sjukförsäkring, bonusar och andra förmåner. I nästa avsnitt av ditt brev, låt din potentiella nyanställning veta vilken typ av fördelar ditt företag erbjuder, inklusive sjukförsäkring, tandvårdsförsäkring eller pensionsplaner. Du behöver inte gå i detalj om själva planerna i erbjudandebrevet. Du kan dock meddela den potentiella nyanställningen när eller hur de kan få mer information om dessa planer.
- Du kan till exempel skriva: "Tillsammans med din lön har du tillgång till en 401K-plan samt betald hälso, tand- och sjukförsäkring. Du kommer att bli berättigad till dessa förmåner efter att ha arbetat hos oss i 90 dagar. Vi har också har kvartalsvisa incitamentsprogram som är knutna till användarreaktioner och feedback. "
När du skickar ett erbjudande så skriver du ett mejl med några meningar som anger vad bilagan innehåller. - 4Lägg till eventuella oförutsedda utgifter eller juridiska krav. Du skickar vanligtvis inte ett erbjudandebrev förrän eventuella oförutsedda utgifter, som ett drogtest eller bakgrundskontroll, redan har slutförts. Men om resultaten inte är tillbaka ännu, skulle du fortfarande behöva meddela din potentiella nyanställning att erbjudandet var beroende av ett bra resultat. Du kan också inkludera all information du behöver från dem, till exempel om du behöver bevis på några licenser eller certifieringar.
- Om ditt företag är beläget i ett område där anställning betraktas som "efter behag" kan du inkludera ett juridiskt uttalande om detta. Detta uttalande hindrar ditt erbjudande från att tolkas som ett rättsligt bindande kontrakt.
- 5Inkludera alla dokument som kan vara till hjälp för din potentiella nyanställning. Förutom själva brevet kan du också förse din potentiella nyanställning med broschyrer som beskriver dina försäkringsplaner eller andra förmåner som du har tillgängliga för anställda. Handbok eller kopior av företagspolicyer kan också vara bra att inkludera.
- Var försiktig med att inkludera för många dokument med brevet, särskilt om du inte är säker på om personen kommer att acceptera ditt erbjudande. Ta inte med några dokument som du inte skulle göra tillgängliga för allmänheten.
- 6Ge mottagaren en tidsfrist för att acceptera erbjudandet. Normalt kommer du att stänga ditt erbjudande genom att säga till den potentiella nyanställningen att om de vill acceptera erbjudandet, ska de underteckna brevet och skicka tillbaka det till dig. Men du vill inte att erbjudandet ska hänga där för alltid. En vecka eller två är vanligtvis tillräckligt med tid för mottagaren att bestämma sig. Du kanske dock vill ge dem kortare tid om du behöver fylla i tjänsten snarare. Du kan kort förklara orsaken till den korta behandlingstiden.
- Låt mottagaren veta vem de kan kontakta om de har några frågor om erbjudandet (oavsett om det är du eller någon annan) och ge kontaktinformation, till exempel ett telefonnummer och en e-postadress.
- 7Låt en advokat titta över ditt utkast innan du skickar det. Om du inte tänker att ditt erbjudande ska vara ett kontrakt vill du se till att du inte har något språk i brevet som kan tolkas på det sättet. En advokat kan hjälpa till att identifiera problematiska språk i ditt brev.
- När du väl har ett grundläggande erbjudande kan du använda det som din egen mall för att anställa andra i framtiden. Du behöver vanligtvis inte en advokat för att titta över brevet för varje anställning - bara det första brev du skriver.
- Du kan spara tid och pengar genom att låta advokaten också se över andra dokument du kan ha, till exempel en anställdshandbok eller företagspolicy.
Del 3 av 3: ombord din nya medarbetare
- 1Skicka förmånsdokument och skatteformulär före startdatumet. Din nyanställning behöver inte vänta till sin första dag för att ställa in sina förmåner, välja deras 401000 eller fylla i anställningsskattformulär. Du kan skicka dessa till din nya anställd så att de redan är klara innan den anställde börjar. På det sättet kan din nya medarbetare börja arbeta sin första dag, snarare än att behöva sitta på ett kontor och underteckna pappersarbete.
- Du kan också ge ytterligare information om fördelarna och andra förmåner som ditt företag erbjuder, så din nya hyra har gott om tid att läsa om dessa saker innan du börjar. Detta kan hjälpa dem att bli överväldigade av alla dokument de förväntas läsa.
Tips: Att göra alla dessa dokument tillgängliga online för att din nya anställd ska kunna underteckna digitalt påskyndar processen och hjälper dig att organisera dokumenten.
Normalt kommer du att stänga ditt erbjudande genom att säga till den potentiella nyanställningen att om de vill acceptera erbjudandet, ska de underteckna brevet och skicka tillbaka det till dig. - 2Ge information om företagets regler och policyer. Att skicka en ny handbok för anställda och all annan information om företagets regler och policyer säkerställer att de följer den första dagen och är redo att börja arbeta. Det ger dem också tid att läsa allt innan de börjar så att de kan undvika att bryta mot en regel som de inte visste om.
- Till exempel, om ditt företag har klädkod, vill du att din nya anställning ska kläs på lämpligt sätt den första dagen. Om du kräver att anställda ska klä sig i affärsavslappning och de dyker upp den första dagen i jeans och en T-shirt kommer de troligen att bli generade och känna sig felaktiga.
- Inkludera ett sammanfattningsbrev med dessa dokument som beskriver de viktigaste förväntningarna du har till dem den första dagen.
- 3Skapa en arbetsyta för din nya anställning. Rensa ut ett skrivbord eller kontorsutrymme före den första dagen och skaffa dem den utrustning de behöver för att göra sitt jobb. Om de kommer att arbeta på en dator, ställ in sina inloggnings- och säkerhetsuppgifter så att de kan komma åt ditt datorsystem.
- Om en annan anställd tidigare använt det utrymmet, rensa bort allt de kan ha kvar. Se till att alla nödvändiga förnödenheter vid din nya hyres skrivbord är oanvända och all utrustning är ren och i funktionsduglig skick.
- Om andra anställda har en märkskylt på sitt skrivbord eller dörr, ha också en som är redo för din nya anställd. Detta kommer att vara särskilt användbart de första dagarna när kollegor fortfarande lär känna dem.
- 4Presentera den nya anställningen för sina medarbetare den första dagen. Berätta för din nya anställd exakt var du ska rapportera den första dagen så att de inte bara vandrar runt på arbetsplatsen. Presentera dem för deras närmaste handledare och kollegor som kommer att arbeta nära dem i deras avdelning.
- Du kan överväga att ha en samling i ett konferensrum eller lobby på morgonen din nyanställnings första dag. Ge kaffe och munkar eller något liknande och ge dina andra anställda möjlighet att möta din nya anställning i en mer avslappnad atmosfär.
- Isbrytare och teambuildingövningar kan också hjälpa till att integrera din nya anställning på arbetsplatsen.
- 5Planera möten och orienteringsprogram efter behov. I vissa yrken vet din nyanställda vad de behöver göra och kan komma direkt till jobbet. Orienteringsprogram är dock vanligtvis nödvändiga för att säkerställa att din nya anställd förstår ditt företags organisation och arbetsflöde.
- Möten med handledare i andra avdelningar kan hjälpa din nya anställd att förstå hur de olika avdelningarna arbetar tillsammans.
- Att gå en ny anställning genom ett tidigare projekt kan hjälpa dem att förstå hur ditt företag fungerar. Till exempel, om ditt företag utvecklar mobilappar, kan du gå igenom utvecklingen av din senaste app för att visa hur projektet samlas.
Läs också: Hur skriver jag en artikel med utkast?
