Hur skriver jag en veckorapport?

Det enklaste sättet att skriva en veckorapport är att modellera din rapport från exempel från tidigare rapporter.

Veckorapporter är vanliga i många affärs- och detaljhandelsmiljöer, liksom för forskningsprojekt och praktikplatser. Skriv en gedigen veckorapport så att dina överordnade får en klar uppfattning om vilken typ av framsteg du har gjort.

Del 1 av 3: organisera din information

1
Identifiera syftet med din rapport. Även om du kan behöva lämna veckorapporter som en del av dina arbetsuppgifter, är det inte syftet med själva rapporten att behålla ditt jobb. Att bestämma varför din arbetsgivare vill ha veckorapporter hjälper dig att bestämma exakt vilken information som ska ingå i den och vilka artiklar som är viktigast.
- Vanligtvis ska din rapport uppdatera chefer om status för dina projekt eller hjälpa dem att fatta beslut.
- Om du till exempel är butikschef kan du behöva skicka veckovisa rapporter som sammanfattar din försäljning för veckan. Din arbetsgivare använder denna rapport för att utvärdera prestanda, prispoäng och beställningar för din butik.
- Om du lämnar in veckovisa rapporter för ett praktik- eller forskningsprojekt är syftet att visa din arbetsgivare eller instruktör hur mycket du har gjort och dela några större genombrott eller upptäckter.
2
Bestäm vem som läser din rapport. Att identifiera din publik är avgörande för att planera din rapport. Utan att veta vem som kommer att läsa din rapport (och varför) har du inget sätt att veta vilken information som är viktigast.
- Att känna din publik hjälper dig också att förstå hur du skriver din rapport och vilken typ av språk du ska använda. Till exempel skulle du skriva en helt annan rapport om din publik var en grupp av femåringar än om du skrev den för chefer i ett större företag.
- Du får också en bättre uppfattning om vad din publik redan vet och vad du behöver för att förklara mer ingående eller tillhandahålla ytterligare resurser. Till exempel, om du skriver en veckorapport om en juridisk fråga som kommer att läsas av en grupp advokater, finns det inget behov av att ge en djupgående sammanfattning av lagen. En sådan sammanfattning kan dock krävas om du skriver om frågan för chefer eller administratörer utan juridisk utbildning.
- Om din rapport krävs i samband med praktik, forskningsprojekt eller annan skolaktivitet, kom ihåg att din publik inte är din professor eller instruktör - även om du kanske ger den till dem. För att hitta din publik i detta sammanhang, fokusera på ditt projekts natur och din disciplin som helhet.
3
Prioritera huvudpunkterna i din rapport. Medan du bör hålla din rapport så kortfattad som möjligt, är det fortfarande troligt att din publik inte läser rapporten i sin helhet. Som ett erkännande av detta måste du lägga den viktigaste informationen, eller i botten, i början av din rapport.
- Till exempel, om syftet med din rapport är att jämföra och kontrastera tre olika utrustningsvarumärken och rekommendera den som du tycker är bäst för företaget att använda, bör din slutsats gå framåt. Sedan kan du fortsätta förklara varför.
- Generellt sett vill du att den första sidan i din rapport ska bestå av en sammanfattning av resultat, rekommendationer eller slutsatser. Använd resten av rapporten för att gräva djupare, och läsarna kommer att gå längre om de känner behov eller vill utöka sin förståelse för dina resultat.
Hur skriver jag en veckorapport om en utställning?
4
Var medveten om det typiska "ödet" i din rapport. I de flesta fall krävs veckorapporter av bokföringsskäl, och de kommer att lämnas in i enlighet därmed. Det är inte vanligt att en veckorapport läses hela vägen i de flesta sammanhang, och du borde inte förvänta dig att den kommer att göra det.
- Använd dock inte detta som en ursäkt för att fejka dig igenom din rapport eller vänd dig till slarvigt arbete av dålig kvalitet. Din rapport bör återspegla dig och din arbetsmoral. En slarvig rapport kommer sannolikt att märkas och att säga "Jag visste att du inte faktiskt skulle läsa den" är ingen ursäkt för en svag arbetsprodukt.
- Medan du vill att rapporten som helhet ska vara av hög kvalitet och välskriven, fokusera särskilt på de delar av rapporten som din publik sannolikt kommer att läsa. Detta är vanligtvis din sammanfattning och dina slutsatser eller rekommendationer. Dessa bör vara felfria.
- Tänk på att din arbetsgivare inte läser din rapport för att de inte bryr sig eller för att den är viktig. Människor i höga ledande befattningar eller ledande befattningar är mycket upptagna och de är skickliga på att samla in den information de behöver för att fatta ett beslut effektivt. De läser inte hela rapporten såvida de inte måste - men de kommer att behålla den om de vill gå tillbaka och titta på den igen senare.

Del 2 av 3: formatera din rapport

1
Be om prover. Många företag har ett standardformat för sina veckorapporter och chefer eller chefer kan vara vana vid att få sin information på det sättet. Att använda ett annat format kan orsaka frustration och förvirring.
- Detta är särskilt viktigt med försäljningsrapporter. Chefer blir vana vid att titta på en rapport och veta var på sidan en viss figur eller information kommer att finnas. Om du använder ett annat format kommer din rapport att vara praktiskt taget värdelös för dem eftersom de faktiskt måste läsa igenom den för att hitta vad de behöver.
- Prata med administrativa assistenter och ta reda på om det finns en mall du kan använda för formatering, så att du inte behöver skapa den från grunden i din ordbehandlingsapplikation. Många företag har en dokumentmall med rätt inställningar, inklusive marginaler, tabeller, styckeformat och teckensnitt.
2
Tänk på leveransmetoden. Om du skriver ut ett pappersdokument eller skickar in dokumentet digitalt som en bilaga, kommer du att formatera din rapport annorlunda än vad du skulle göra om den helt enkelt ska ingå i e-postmeddelandet.
- Om du till exempel skickar din rapport som en bilaga till ett e-postmeddelande bör du inkludera din sammanfattning i din e-post. På det sättet behöver din läsare inte öppna bilagan för att förstå inriktningen i din rapport.
- Om du skickar in en pappersrapport är det mer troligt att du måste inkludera ett försäkringsbrev eller titelsida så att din rapport kan identifieras och arkiveras korrekt.
- Oavsett hur du skickar in din rapport, se till att ditt namn finns på alla sidor och att alla sidor är numrerade i "X eller Y" -format. Sidor kan enkelt separeras, och människor borde kunna berätta omedelbart om hela rapporten finns och vem rapporten kommer ifrån.
- Du kan enkelt inkludera den information som krävs som rubrik på varje sida. Till exempel kan rubriken läsa " Sally Sunshine Sales Report, vecka 32, sida 3 av 7."
3
Inkludera en sammanfattning. Sammanfattningen är en kort sammanfattning av hela rapporten - vanligtvis bara ett stycke eller två, med ett par meningar för varje avsnitt i din rapport. Den allmänna tanken är att en verkställande kan läsa denna sammanfattning och förutsatt att den överensstämmer med sina ursprungliga förväntningar på frågan, kan de vidta åtgärder utan att behöva läsa vidare.
- För sammanfattningen är det särskilt viktigt att använda ett tydligt, koncist språk som är lätt att läsa. Undvik jargong eller konstvillkor som kräver någon förklaring, även om du vet att din publik är väl insatt i dessa villkor.
- Skriv sammanfattningen senast efter att du har slutfört alla andra delar av din rapport. När allt kommer omkring kan du inte sammanfatta något som inte har skrivits ännu. Även om du har en detaljerad beskrivning från vilken du planerar att skriva din rapport kan saker och ting förändras under skrivandet.
För mer information om hur du organiserar, formaterar och skriver din veckorapport, bläddra ner!
4
Strukturera dina stycken och avsnitt. När du förstår formatet i vilket din rapport kommer att presenteras, utarbeta en översikt över de avsnitt i din rapport som överensstämmer med syftet med din rapport.
- Kontrollera din disposition för att se till att den flyter logiskt från en sektion till en annan, och se till att den är skräddarsydd för den specifika målgrupp som du har identifierat för din rapport.
- Din rapport kommer vanligtvis att innehålla en sammanfattning, en introduktion, slutsatser och rekommendationer, resultat och diskussion och en referenslista. Du kan inkludera bilagor med relevant data samt en innehållsförteckning för längre rapporter - men veckorapporter kommer vanligtvis inte att vara så långa.
- Varje avsnitt i din rapport behandlar ett enda ämne. Inom det avsnittet diskuterar varje stycke en enda idé. Om du till exempel har en sektion i din veckors försäljningsrapport med titeln "Populära barnmärken" kan du ha ett separat stycke för varje märke. Om du delar pojkens och flickans kläder kan du ha underavsnitt (med lämpliga underrubriker) för varje märke, sedan ett stycke som diskuterar pojkens kläder för det varumärket och ett annat stycke som diskuterar flickans kläder.
5
Skapa en titelsida eller ett försäkringsbrev om det behövs. Kortare rapporter behöver kanske inte en separat titelsida, men längre rapporter bör ha en enda sida som identifierar dig som författare till rapporten och kort beskriver dess syfte.
- Den titelsidan skiljer sig från sammanfattningen, och i huvudsak innehåller information som är nödvändig för administrativa syften så att rapporten kan göras på rätt sätt.
- Din arbetsgivare kan ha ett specifikt försättsblad som krävs för veckovisa rapporter. Om så är fallet, se till att du använder det exakta formatet.
- Din titelsida ska åtminstone innehålla titeln eller beskrivningen av din rapport (t.ex. "Weekly Sales Report"), ditt namn och namnen på alla andra deltagare i rapporten, namnet på ditt företag och det datum du slutförde eller lämnat in rapporten.

Del 3 av 3: Använd kraftfullt språk

1
Skapa effektiva rubriker och underrubriker. Dina rubriker och underrubriker gör att läsaren snabbt kan hitta specifika avsnitt i din rapport som intresserar dem eller som de vill läsa för att få mer bakgrundsinformation om dina slutsatser eller rekommendationer.
- Se till att dina rubriker och underrubriker beskriver innehållet i det avsnittet eller underavsnittet direkt och exakt.
- Om du till exempel utarbetar en försäljningsrapport varje vecka kan du inkludera avsnitt om "Trender i damkläder", "Trender i herrkläder" och "Populära barnmärken." Inom dessa avsnitt kan du ha underrubriker för att lyfta fram vissa trender eller populära märken.
- Använd samma grammatiska konstruktion för alla rubriker så att din rapport är logisk och konsekvent. Till exempel, om din första rubrik är "Att etablera fotfäste i herrkläder", skulle din andra rubrik vara "Ledande paketet i damkläder" - inte något som "Kvinnors försäljningssiffror."
2
Skriv i tydliga, enkla meningar. Skarpt skrivande med meningar strukturerade i standardordningen "ämne-verb-objekt" visar tydlighet i tanke och förtroende för dina rekommendationer eller slutsatser.
- När du har utarbetat din rapport, läs igenom och bli av med allt onödigt språk. Hitta åtgärden för varje mening och placera den som gör den bredvid verbet. Tänk på varje mening som att säga "vem gör vad."
- Ta bort uppsägningar och fraser som rensar halsen som "användning av", "för" eller "för att."
- Du kanske tycker att denna skrivstil verkar tråkig, men poängen med din veckovisa rapport är inte att underhålla. Den här stilen kommer effektivt att få dina poäng över och förmedla informationen till dina läsare.
Om du till exempel skriver en veckorapport om en juridisk fråga som kommer att läsas av en grupp advokater behöver du inte ge en djupgående sammanfattning av lagen.
3
Håll ditt skrivande objektivt och opartiskt. Även om du kanske ger rekommendationer bör dessa rekommendationer baseras på faktiska bevis - inte åsikter eller känslor. Övertala dina läsare med starka fakta och tydligt skrivande.
- Undvik adjektiv och andra laddade ord och fraser som har positiva eller negativa konnotationer. Fokusera istället på faktiska skäl.
- Antag till exempel att du i din veckors försäljningsrapport rekommenderar en kampanj för en av dina säljare. Säkerhetskopiera rekommendationen med fakta som visar att anställdens värdighet snarare än subjektiva detaljer eller tilltalar känslor. "Sally har konsekvent den högsta försäljningen i vår butik, trots att hon bara jobbar 15 timmar i veckan" är bättre än "Sally är den trevligaste personen i min personal och går alltid en extra mil, även om hon var tvungen att begränsa arbetstiden för att ta hand av sin sjuka mamma. "
4
Använd starka verb. När du skriver med aktiv röst har du ett ord som berättar för din läsare vilken handling som händer i meningen - verbet. Använd korta, starka verb som tydligt beskriver den handling som äger rum.
- Gör verb som är enkla. Till exempel är "användning" bättre än "utnyttja".
- Verb som beskriver tankeprocesser - tänk, känna, förstå, tro - är ibland nödvändiga, men i allmänhet mindre robusta än verb som beskriver en handling. Du kan behöva gräva i ditt uttalande och packa upp det för att göra det användbart. Antag till exempel att du skriver "Jag tror att vår försäljning kommer att öka de närmaste månaderna." Packa upp detta uttalande och ta reda på varför du tror det. Sedan kan du skriva en användbar mening som "Historiskt sett ökar försäljningen under semesterperioden. Jag förutspår att försäljningen kommer att öka i november och december."
- För att hålla ditt skrivande handlingsorienterat, gå igenom din rapport och försök att eliminera prepositioner och ersätt -ion- ord med starkare verb. Till exempel kan "konsensus av åsikt" helt enkelt vara "konsensus", och om någon "ger skydd" är det starkare att helt enkelt säga att de "skyddar".
5
Undvik passiv röst. När du skriver med passiv röst betonar du handlingens görare och betonar syftet med den handlingen. I vissa situationer är detta nödvändigt av politiska eller diplomatiska skäl, men oftast gör det lerigt och förvirrande skrivande.
- Aktiv röst ger kredit till de som slutfört åtgärden och visar läsarna av rapporten vem som är ansvarig för den åtgärden. För att förstå varför detta är viktigt, föreställ dig att du läser en artikel om en destruktiv eld som säger "Lyckligtvis blev alla barn räddade." Identifieringen av den person (eller personer) som räddade dessa barn är viktigt. Om den meningen stod " Lokal pastor John Goodlace kom in på barnhemmet ett dussin gånger och räddade alla barn", vet du nu vem som förtjänar beröm för att vara en hjälte under dessa omständigheter.
- Aktiv röst är också viktigt för att ta äganderätten till handlingar som kan få negativa konsekvenser. Om du skriver "misstag gjordes" i din rapport kommer din arbetsgivare att vilja veta vem som gjorde dessa misstag så att de kan disciplineras på lämpligt sätt. Om du gjorde misstag kommer det att gå långt att ta ägande av dessa misstag och erkänna ansvar.
- För att hitta och eliminera passiv röst i ditt skrivande, leta efter "att vara" verb. När du hittar dem, identifiera åtgärden i meningen, ta reda på vem som gör den åtgärden och placera dem i centrum.
6
Förmedla data med visuella element. Diagram och grafer är mycket lättare att läsa och följa än ett stycke som ger samma information - särskilt om informationen du behöver förmedla är tung.
- Välj rätt visuella element för att förmedla informationen till din läsare på ett sätt som är till hjälp för dem och återspeglar syftet med din rapport.
- Du kan till exempel välja ett linjediagram för att visa den uppåtgående trenden i försäljningen av ullrockar. Denna presentation skulle vara effektivare för att visa den ökningen än en tabell med antalet ullrockförsäljningar varje månad, eftersom tabellen skulle kräva att läsaren tittar på alla siffror, jämför dem med varandra och erkänner att de ökar. Allt detta kan göras med en enkel blick på ett linjediagram.
- Tänk på att ögat dras till visuella element. Se till att de är snygga och rena och placerade väl på sidan. Inkludera endast visuella element om de är väsentliga för dina rekommendationer eller slutsatser.
Du kanske tycker att denna skrivstil verkar tråkig, men poängen med din veckovisa rapport är inte att underhålla.
7
Eliminera jargong. Varje bransch eller akademisk disciplin har vissa termer som verkar oundvikliga, såväl som slagord som blir trendiga baserat på populära böcker eller artiklar. Även om de ibland kan vara användbara, ger de vanligtvis inget värde och misslyckas med att förmedla ditt budskap effektivt.
- Det kan vara bra att skriva en lista med vanliga branschord så att du inte överanvändar dem i dina rapporter. När din rapport är klar kan du bara söka i dokumentet efter dessa ord och byta ut dem efter behov.
- Tänk på att för din läsare visar överdriven användning av trendiga buzzword inte att du är "in the know" om just ditt område - i själva verket tvärtom. Chefer och chefer är vanligtvis äldre och har sett hundratals av dessa slagord komma och gå. Använd dem för ofta och de antar att du är lat, inte riktigt vet vad du pratar om eller bara försöker imponera på dem.
- Du vill också undvika att använda alltför komplicerade termer. Till exempel, bara för att du skriver en rapport som sammanfattar en juridisk fråga betyder inte att du behöver peppa den rapporten med massor av juridiska personer.
8
Korrekturläsa noggrant. Om din rapport är full av skrivfel och grammatiska fel kommer den att distrahera för din läsare och reflektera dåligt om dig. Utarbeta din rapport i god tid innan den förfaller så att du har gott om tid för att säkerställa att den korrekt korrekturläses.
- Kör en grammatik och stavningskontroll i din ordbehandlingsapplikation, men lita inte på dem helt. Dessa program kommer att sakna många fel, särskilt stavfel som resulterar i ett homofoniskt fel (som att skriva "hör" när du menar "här").
- Korrekturläsning av din rapport är ett bra sätt att se till att du inte förbiser fel. Speciellt om du är bekant med vad du tänkte skriva kommer du att glida rätt förbi fel som t.ex. utelämnade ord eftersom din hjärna automatiskt fyller i det. Detta kommer inte att hända om du går bakåt.
- Att läsa din rapport högt är ett annat bra sätt att fånga fel och redigera för stil. Om du stöter på dig när du läser en viss mening eller punkt är det troligt att en del av din rapport är svårläst - publiken kommer också att snubbla mentalt. Omarbeta svåra avsnitt så att de flödar bättre.

Läs också: Hur hittar jag en fängslande titel för din uppsats / uppsats?

Hur skriver jag en veckorapport?

Steg

Del 1 av 3: organisera din information

Del 2 av 3: formatera din rapport

Del 3 av 3: Använd kraftfullt språk

Frågor och svar

Läs också: