Hur tar jag telefonmeddelanden?
Hur skriver jag ett telefonmeddelande?
I mobiltelefonernas tid har telefonetiketten till stor del gått förbi. Att veta hur man tar meddelanden är fortfarande användbart när du arbetar på ett kontor eller ringer till någon annan. Att vara artig, skriva ner allt och leverera meddelandet snabbt är nyckeln!
- 1Svara på telefonen. Personen i andra änden ber om din närmaste handledare eller medarbetare som inte är vid sitt skrivbord. Det första du bör göra är att säga "Han / hon är inte tillgänglig för tillfället. Kan jag ta ett meddelande?" Förutsatt att de säger ja, fortsätt till nästa steg. Om de säger nej, vänligen insistera att de åtminstone tillåter dig att hjälpa dem. Om de vägrar hövligt, be personen att åtminstone ge dig deras namn och företagsnamn; Var noga med att skriva ner deras nummer av samtals-ID och låt personen också veta en bra tid att försöka tillbaka. Kom bara ihåg att fråga om du kan göra något annat - de kanske vill ringa tillbaka och lämna ett meddelande på telefonsvararen. Var noga med att låta vem som helst ringde för vem som ringde och när de kan försöka tillbaka.
- 2Skriv ner allt de säger. Du kanske inte tycker att det de säger är viktigt, men personen du skriver meddelandet för kanske tror att det är. Be dem vid behov upprepa informationen.
Vad behöver jag för att ta ett telefonmeddelande? - 3Säg adjö (och "Du är välkommen" om det gäller).
- 4Ge meddelandet till personen så snart som möjligt eller lämna det någonstans då de hittar det.
- Var artig.
- Skriv med snyggt handstil.
- Se till att du inte skriver fel sak. Du vill inte att personen som får meddelandet ska få fel idé.
- Penna
- Papper
- Telefon
Läs också: Hur man gör en mobiltelefon laddare hållare?
Frågor och svar
- Kan du ge mig ett exempel på ett telefonmeddelande och hur jag ska skriva det?Uppringare: Judith Sawyers. Verksamhet: European Heart Association. Ring tillbaka nummer: (###) - ### - ###. Meddelande: Vill träffa Mr. Hawkins. Kommer in på kontoret på tisdag.
- Vad behöver jag för att ta ett telefonmeddelande?Det är alltid bra att ha en penna och lite papper till hands så att du kan skriva ner vad personen på andra sidan telefonen behöver.
- Kan jag ha en checklista för att ta ett meddelande till en kollega?Datum för samtal: Samtalstid: Vem är samtalet för: Från: Företag: Telefon: Arbete eller mobil? När det gäller: Bästa tiden att ringa tillbaka? Ditt namn för eventuella frågor.
- Om det är ett nummer som jag inte vet, vad gör jag?Svara inte på det, eller vänta tills de lämnar ett röstmeddelande så att du kan komma tillbaka till dem.
- Vilka är fördelarna med att ta telefonmeddelanden?Det är bekvämt för den som ringer, som inte behöver ringa tillbaka vid ett senare tillfälle, och det är bekvämt för personen du tar meddelandet för som kan ha varit för upptagen för att ta samtalet vid den tiden.
Obesvarade frågor
- Vad är ett exempel på ett telefonmeddelande?
- Hur skriver jag ett telefonmeddelande?
Relaterade artiklar
