Hur organiserar jag dina personliga filer?

Arkivera dina personliga filer vill du ta lite tid
För att göra det lättare att hitta och arkivera dina personliga filer vill du ta lite tid och ordna dem ordentligt.

Personliga filer kan enkelt och snabbt bli oorganiserade. Ju mer oorganiserade dina filer blir, desto svårare blir det att hitta dem igen i framtiden. För att göra det lättare att hitta och arkivera dina personliga filer vill du ta lite tid och ordna dem ordentligt. Det exakta systemet du använder är upp till dig. Det finns dock några grundläggande metoder för personlig filorganisation som du kan använda för att hjälpa dig att ordna dina filer.

Del 1 av 4: använda de grundläggande organisationsmetoderna

  1. 1
    Håll det enkelt. Poängen med att skapa ett arkivsystem är att göra det lättare för dig själv. Du kommer att vilja undvika att göra ditt system alltför komplicerat eller förvirrande. Att hålla ditt system så enkelt som möjligt hjälper dig att enkelt arkivera eller hämta alla dokument du kan behöva arbeta med.
    • Fila bara bort det du behöver. Att lagra för mycket kan göra ditt system klumpigt och svårt att använda.
    • Undvik onödig komplexitet i ditt filsystem.
    • Kasta bort filer som du är säker på att du inte längre behöver.
  2. 2
    Använd rätt mängd djup i ditt system. Det kan vara frestande att skapa många olika kategorier och underkategorier för att dina filer ska passa in. Det är dock en bra idé att bara skapa kategorier på bred nivå och att bara använda så många som du absolut behöver. Att skapa för många kategorier kan resultera i ett klumpigt och ineffektivt arkivsystem. Se till att du skapar rätt mängd organisationsdjup i ditt system så att det fungerar smidigt.
    • Undvik att göra alltför detaljerade underkategorier för ditt system. Till exempel skulle "Kvitton, mat, bröd" vara alldeles för detaljerade för att vara användbara.
    • Att bara ha en kategori för månatliga eller veckovisa kvitton kan vara mer lämpligt för ditt arkivsystem.
    • Att ha en sektion för kunder och sedan ordna dem i alfabetisk ordning är ett exempel på en effektiv djupnivå.
  3. 3
    Gör dina filer enkla att hitta. Ditt arkivsystem kommer att ha stor nytta av att ha uppenbara visuella ledtrådar som låter dig veta exakt var något lagras. Att göra delarna i ditt filsystem uppenbara hjälper dig att snabbt hitta ett objekt eller en fil bort. Tänk på några av dessa tips när dina filer sticker ut:
    • Använd färgade mappar för att ange vissa kategorier eller avsnitt.
    • Försök att hålla en praktisk lista över färgerna och de kategorier du har tilldelat dem.
    • Använd en etikettmakare för att tydligt märka dina filer.
    • Håll koll på klippningen av dina mappar. Försök bara använda en mappklipp för varje kategori eller avsnitt.
  4. 4
    Tänk på vilka typer av filbehållare du behöver. Innan du kan ordna dina filer måste du hitta något för att lägga dem. Exakt vilken typ av filbehållare du använder beror på mängden filer du måste lagra, hur viktigt de är, dimensionerna på dokumenten och hur ofta du behöver komma åt dem. Ta en titt på några av dessa tips för att få en uppfattning om vilka filbehållare som kan vara rätt för dig:
    • Om du behöver lagra mycket viktiga dokument, överväga att köpa en brandsäker förvaringsbehållare.
    • Att hitta försäkringsgivarens laboratorietätning på en behållare kan indikera att behållaren skyddar dina filer i ungefär en timme i en brand med temperaturer på 927°C.
    • För vanliga filer kanske du vill köpa ett grundläggande arkivskåp. För känsliga eller konfidentiella filer, överväga att köpa ett säkrare arkivskåp eller ett värdeskåp.
    • Du kommer att vilja se till att din arkiveringsbehållare har tillräckligt med utrymme för att rymma alla dina filer.
    • Om du har några ovanligt stora dokument, kontrollera att de kommer att kunna passa i din lagringsbehållare. Exempelvis kan dokument i juridisk storlek påverka storleken på den mapp som behövs såväl som lagringsdimensionerna.
Precis som med dina fysiska filer vill du börja med de bredaste kategorierna som dina filer passar in i
Precis som med dina fysiska filer vill du börja med de bredaste kategorierna som dina filer passar in i.

Del 2 av 4: organisera dina dokument

  1. 1
    Samla alla dina dokument. Innan du kan komma igång med att organisera dina dokument, vill du se till att du har alla dina dokument framför dig. Oroa dig inte för hur dina filer är organiserade eller ordnade ännu. För nu samlar du alla dokument som du tror behöver lagras och gör dig redo att sortera dem.
    • Ta ut äldre dokument som du redan har sorterat. Du kanske vill ordna om dem så att de passar in i det nya systemet du skapar.
    • Se till att alla dina senaste dokument har samlats in och är redo att sorteras.
  2. 2
    Sortera dina filer i aktiva och arkivera objekt. När du organiserar dina filer kan det vara bra att formera dem i två huvudkategorier: aktiva filer som du behöver arbeta med och arkiveringsfiler som du behöver lagra. Detta hjälper dig att komma åt de filer du använder oftare och på ett snyggt sätt lagra de filer du inte behöver omedelbar åtkomst till.
    • Aktiva filer är dokument som du fortfarande behöver adressera, referera till eller på annat sätt komma åt ofta.
    • Arkivfiler är dokument som du inte behöver inom en snar framtid, men ändå behöver spara.
  3. 3
    Skapa och märk rätt kategorier för ditt system. När du har samlat dina filer på ett ställe kan du göra en snabb inventering av dem. Medan du granskar dina filer, notera de allmänna kategorier som de kan passa. Skriv ner dessa kategorier för att skapa det grundläggande organisationssystem som du använder för dina filer. Ta en titt på några av dessa vanliga kategorier för att få en uppfattning om vilka du kanske vill använda:
    • Juridiska register med underkategorier som födelsebevis, dödsattest eller äktenskapshandlingar.
    • Finansiella dokument som täcker dina tidigare finansiella sammanfattningar, kreditkortsinformation, kreditrapporter eller årliga finansiella sammanfattningar.
    • Fastighetsregister.
    • Personliga dokument som examensbevis, anställningsregister, hälsojournaler och försäkringar.
  4. 4
    Arkivera långvariga lagringsdokument. Lägg dokument som du har märkt som arkivfiler i din långtidsförvaringsbehållare. Det går inte att komma åt dessa filer ofta, så se till att de placeras i sina rätta kategorier i arkivsystemet för senare hämtning. Arkivfiler kommer sannolikt att utgöra majoriteten av dina arkiverade och organiserade dokument.
    • Långtidslagring kan delas in i ytterligare två kategorier: permanenta filer och "döda" filer.
    • Permanenta filer kan innehålla utbildningsdokument, anställningsdokument eller andra viktiga dokument som du fortfarande kan behöva komma åt.
    • "Döda" filer är dokument som du kanske inte behöver komma åt igen. Gamla skatteregister kan passa in i denna kategori. Kom dock ihåg att skattedeklarationerna ska sparas i sju år.
  5. 5
    Lägg dina aktuella dokument i ditt aktiva dokumentavsnitt. Dokument som du använder ofta eller fortfarande behöver granska måste placeras i ditt aktiva dokumentavsnitt. Detta avsnitt i ditt arkivsystem gör att du snabbt kan komma åt dokument som inte är helt redo för arkivering. Följande är de fyra vanligaste aktiva dokumentkategorierna som du kan överväga att använda:
    • Dokument som fortfarande behöver din uppmärksamhet.
    • Dokument som du fortfarande behöver läsa eller granska.
    • Räkningar som du fortfarande behöver betala.
    • Dokument som är redo att flyttas till långtidslagring.
Hålla dem på det sättet kan båda vara till hjälp när det gäller din personliga organisering
Att ordna dina filer och hålla dem på det sättet kan båda vara till hjälp när det gäller din personliga organisering.

Del 3 av 4: organisera elektroniska filer

  1. 1
    Börja med breda kategorier och bli mer specifik. Precis som med dina fysiska filer vill du börja med de bredaste kategorierna som dina filer passar in i. Om du till exempel är en oberoende entreprenör kanske du vill ordna dina filer efter arbetsgivare. Skapa en mapp för var och en av dem. Sedan bör du dela upp dina filer inom varje bred kategori i mindre. Det betyder att dina arbetsgivarmappar kan delas upp ytterligare i olika mappar som innehåller information om varje projekt med den arbetsgivaren.
    • Överväg att vara konsekvent inom varje bred kategori. Detta gör det enklare att hitta dina filer. Du kan till exempel ha undermappen för varje projekt som innehåller filer som "projektdokument", "fakturering" och "kommunikation."
    • Du kan också organisera mappar brett efter år om det verkar enklare eller mer relevant för dina filer.
  2. 2
    Skanna eller ladda ner filer som du inte redan har elektroniskt. Det kan vara fördelaktigt att ha alla dina filer sparade elektroniskt på ett ställe. Trots den tid som krävs bör du försöka skanna in så många av dina fysiska dokument som möjligt så att de kan sparas och säkerhetskopieras elektroniskt. Se också till att ladda ner alla filer som hålls online på andra ställen, om webbhotellets webbplats blir otillgänglig när du behöver filerna igen. Organisera dessa filer som andra.
  3. 3
    Ge dina filer specifika namn. Filnamn bör vara lättförståeliga och unika. Det vill säga att du borde kunna titta på dina filnamn och omedelbart veta vad som finns i dem. Försök att inkludera ett datum, en signifierare av mapparna som kommer att innehålla filen och en individuell deskriptor. Till exempel kan en faktureringsfil som skapades i juni 2016 för din klient X Corp kallas "0616_XCorp_Invoice_2." Detta gör att du kan veta exakt vad filen innehåller utan att ta dig tid att öppna den.
    • Oavsett vilket system du använder för att namnge dina filer, se bara till att göra det konsekvent. När du väl har valt ett system, håll fast vid det; det blir svårt att gå tillbaka och byta namn på alla dina filer senare.
  4. 4
    Säkerhetskopiera dina filer regelbundet. Den främsta risken med elektronisk arkivering är att din information är mottaglig för förlust genom en datorkrasch. Var beredd på detta genom att regelbundet säkerhetskopiera dina filer till en säkerhetskopieringstjänst online, CD-skivor eller en extern hårddisk. Var noga med att märka dessa lagringsenheter så tydligt som du har märkt dina filer. Om du har en extern enhet eller CD-skivor, överväga att hålla dem på en säker plats bort från din primära bostad för att undvika en total förlust från en brand eller naturkatastrof.
Det finns dock några grundläggande metoder för personlig filorganisation som du kan använda för att hjälpa
Det finns dock några grundläggande metoder för personlig filorganisation som du kan använda för att hjälpa dig att ordna dina filer.

Del 4 av 4: underhålla ditt arkivsystem

  1. 1
    Håll dig uppdaterad med ditt system. När du har skapat ditt fyllningssystem vill du fortsätta använda det som du tänkt. Att komma för långt efter, ignorera objekt som måste arkiveras eller felaktigt arkivera objekt kan alla ångra det hårda arbete du har lagt in. Se till att du håller jämna steg med ditt arkivsystem så att det fungerar för dig.
    • Ibland kan du leta efter filer som är felaktiga och kan hålla ordningen på ditt system.
    • Försumma inte att spara dina aktiva dokument i ditt arkivdokumentlagring.
  2. 2
    Ta bort gamla filer. Vissa filer är nödvändiga för att lagras under en längre tid. Ditt arkivsystem kommer dock att vara begränsat och kräver att du regelbundet tar bort filer som inte längre behövs. Regelbunden rensning av ditt filsystem hjälper till att hålla systemet i ordning och fungera korrekt.
    • Många gamla finansiella dokument kommer att behöva lagras i flera år.
    • Gamla budgetar, finansiella rapporter eller årliga policyer kan behöva lagras i bara ett år.
    • Att ta bort gamla filer skapar utrymme för inkommande dokument.
    • Att bli av med filer som inte är nödvändiga kommer att göra det lättare att hitta dokument som du behöver.
    • Detsamma gäller elektroniska filer. Ta bort alla dubbletter, föråldrade eller onödiga dokument från tidigare projekt.
  3. 3
    Arkivera gamla elektroniska filer. Gamla filer som fortfarande är relevanta eller som en dag kan hänvisas till kan arkiveras. Det innebär att du lagrar dem från ditt vanliga arkivsystem men håller dem organiserade och tillgängliga. Överväg att ställa in ytterligare en bred kategori för arkiverade filer. Flytta oanvända filer till den här mappen med undermappens formatering intakt. Om du vill hålla arkiverade filer ur vägen på din filskärm, försök placera ett "z" framför filnamnet så att det går längst ner i din alfabetiska filordning. Du kan till exempel kalla det "z_archive" eller något liknande.
  4. 4
    Effektivisera ditt arkivsystem. Att ordna dina filer och hålla dem på det sättet kan båda vara till hjälp när det gäller din personliga organisering. Det finns dock alltid utrymme för förbättringar i ditt arkivsystem. När du fortsätter att arbeta med ditt arkivsystem ska du hålla ett öga på eventuella förbättringar du kan göra för att göra det ännu mer effektivt.
    • Du kanske vill bli av med kategorier som du inte verkar använda.
    • Kategorier som verkar vara alltför använda kan behöva delas upp i mindre kategorier.

Saker du behöver

  • En behållare att lagra filer i.
  • Mappar för att hålla dina filer.
  • En etiketttillverkare för att märka dina mappar.
  • Dags att ordna dina filer.

Kommentarer (2)

  • bernitafeil
    Det är fantastiskt och mycket användbart.
  • carlerikjonasso
    Mycket tydligt skrivet med goda, solida råd om hur man organiserar. Det enklaste tillvägagångssättet är det som mest sannolikt kommer att fungera. Glöm inte att ge en kopia av dina viktiga register till dina vuxna barn eller den som utför din testamente.
Relaterade artiklar
  1. Hur man skapar en temakalender med Microsoft PowerPoint?
  2. Hur hittar jag en förlorad äppelklocka?
  3. Hur man skapar en plan?
  4. Hur man skapar en planerare?
  5. Hur använder jag en planerare?
  6. Hur man gör en trädgårdskalender?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail