Hur undviker man stämningar mot diskriminering på arbetsplatsen
Snabb utredning är nyckeln om du vill undvika rättegångar mot diskriminering på arbetsplatsen.
Om du äger eller driver ett litet företag lönar det sig att ta diskriminering på arbetsplatsen på allvar. Enligt Equal Employment Opportunity Commission betalade arbetsgivare ut 280 miljoner euro för diskrimineringsklagomål under verksamhetsåret 2013 - och det antalet inkluderar inte utmärkelser i diskriminering på arbetsplatser, som var och en kan nå miljoner. Chefer och arbetsledare bör också se till att undvika diskriminering. Även om du sannolikt inte kommer att vara personligt ansvarig i en diskrimineringsprocess på arbetsplatsen kommer det inte att hjälpa din karriär att delta i diskriminerande beteende.
Del 1 av 3: skapa politik mot diskriminering
- 1Utarbeta ett starkt uttalande mot diskriminering. Början av din policy bör innehålla ett starkt uttalande om att företaget inte tolererar diskriminerande handlingar eller beteenden på arbetsplatsen.
- Låt det vara känt att diskriminerande eller kränkande beteende inte kommer att tolereras i ditt företag och att alla anställda har rätt att arbeta i en diskriminerings- och trakasseringsfri miljö.
- I händelse av att ett anställds klagomål eskalerar till den punkt där han eller hon lämnar in ett klagomål till en statlig eller federal myndighet, fungerar din skriftliga policy som ett bevis på att du har vidtagit försiktighet för att hålla arbetsplatsen fri från diskriminering.
- Inkludera diskriminering vid anställning eller marknadsföring och se till att chefer och handledare förstår att de inte kan diskriminera i nyanställda baserat på skyddade egenskaper.
- 2Ge en lista över egenskaper som skyddas av statlig och federal lag. Se till att dina anställda vet exakt vilka typer av diskriminering som är olagliga.
- Federal lag skyddar i allmänhet anställda från diskriminering på arbetsplatsen på grund av ålder, kön, funktionshinder, genetisk information, nationellt ursprung, graviditet, ras eller hudfärg och religion.
- Det är viktigt att också kontrollera din stats lag, eftersom vissa stater erbjuder skydd mot diskriminering för klasser eller grupper som ännu inte är erkända av federal lag.
- Till exempel, även om det inte finns någon federal lag som förbjuder diskriminering på arbetsplatsen på grund av sexuell läggning, har nästan hälften av alla stater och många kommuner lagar som förbjuder diskriminering på grund av sexuell läggning.
- Du kanske vill ha ett uttalande i slutet av listan som innehåller skydd mot "någon annan kategori som skyddas av federal, statlig eller lokal lag". Detta håller din policy i linje med lagen och hindrar dig från att behöva göra ändringar och skriva ut dina policyhandböcker varje gång lagen ändras.
- Om du är chef eller handledare, var noga med hur dessa egenskaper kan spela in när du anställer någon ny eller avslutar någons anställning. Om du till exempel letar efter en ny sekreterare kan du inte inkludera ett uttalande om att du föredrar kvinnliga kandidater - även om du är kvinna och tror att du kommer bättre överens med kvinnliga assistenter. Federal lag förbjuder diskriminering på grund av kön.
En del av att undvika rättegångar mot diskriminering på arbetsplatsen är att vara proaktiv i situationer som potentiellt kan vara stötande eller diskriminerande. - 3Beskriv beteende som är förbjudet enligt policyn. Ge en lista över typer av beteenden eller åtgärder tillsammans med exempel för att hjälpa anställda att bättre förstå policyn.
- Tänk på att vissa handlingar som kan anses vara diskriminerande, till exempel att visa en baddräktskalender eller berätta ett skämt i färger, kan ses som ofarligt kul för några av dina anställda.
- Gör det klart att det att säga "jag menade ingenting med det" eller "det var ett skämt" inte utgör ett försvar mot påståendet om diskriminering.
- Inkludera ett uttalande om att exemplen du ger inte är en uttömmande lista. Rådgiv dina anställda att följa regeln "i tvivel, lämna den." Om de har några frågor om huruvida något kan vara stötande eller diskriminerande, bör de göra sig fel på sidan av försiktighet och hålla det borta från arbetsplatsen.
- 4Skissera ditt klagomålsförfarande. Anställda bör veta hur man rapporterar diskriminering och vad som kommer att hända efter det att den har rapporterats.
- Se till att din policy är enkel och okomplicerad. Om anställda måste ta itu med mycket byråkrati eller hoppa genom banden för att göra sina bekymmer kända kommer din policy inte att vara effektiv.
- Ange rimliga tidsfrister för vilka den anställde kan förvänta sig någon form av svar eller utredning av sitt klagomål.
- Inkludera en mekanism genom vilken alla sidor av historien kan höras och betona att inga åtgärder kommer att vidtas för att disciplinera en anställd utan en grundlig utredning och solida bevis för att han eller hon bryter mot din antidiskrimineringspolicy.
- Du kan också inkludera en lista med tillgängliga alternativ för att lindra situationen under utredningen. Till exempel kan en klagande anställd kunna flytta över till ett annat skift eller avdelning för att ta bort honom eller henne från den påstådda diskriminerande personen.
- Överväg att inkludera påföljder för att lämna in falska eller oseriösa anklagelser mot andra anställda. Detta kan hindra människor från att använda antidiskrimineringspolicyn för att hota eller manipulera andra anställda och skickar meddelandet att alla anställda kommer att behandlas rättvist i klagomålet.
- 5Ange konsekvenserna av överträdelser. Dina konsekvenser ska vara realistiska och kunna implementeras för varje anställd eller chef konsekvent.
- Även om en typ av policy "tre strejker och du är ute" kan vara lämplig för oavsiktliga fall av diskriminering, bör du antagligen ta med allvarligare konsekvenser för avsiktliga eller uppenbara diskriminerande handlingar.
- I fall där diskriminering överskrider gränsen till faktiskt kriminellt beteende kan omedelbar uppsägning vara den enda lämpliga sanktionen.
- Till exempel, om en manlig anställd följde en kvinnlig anställd in i toaletten och smekade henne, har du en situation där den kvinnliga anställde potentiellt kan få brott mot den manliga arbetstagaren. Inte bara sådana handlingar som denna bör inte tolereras, men alla som begår sådana handlingar bör inte få stanna kvar i din personal.
- Du bör också inkludera sanktioner för vedergällning mot anställda som lämnar in diskrimineringsklagomål. Vedergällning mot anställda som rapporterar diskriminering är förbjuden enligt federal lag.
Även om du sannolikt inte kommer att vara personligt ansvarig i en diskrimineringsprocess på arbetsplatsen, kommer det inte att hjälpa din karriär att delta i diskriminerande beteende.
Del 2 av 3: kräver utbildning av anställda
- 1Ge handböcker och riktlinjer för alla nyanställda. Se till att de anställda vet från början vad som förväntas av dem och vilka typer av beteenden som inte kommer att tolereras.
- Skriftliga handböcker med antidiskrimineringspolicyer ger en allmän medvetenhet om diskriminering på arbetsplatsen och hur ditt företag hanterar det.
- Skriftliga policymanualer krävs enligt lagen i många stater.
- Att ha ett enhetligt orienteringsprogram säkerställer att varje anställd har fått samma information om arbetsplatsens regler och din uppförandestandard och professionalism.
- Se till att alla nyanställda förstår att den skriftliga informationen i handboken ersätter allt de kan få veta av en handledare eller annan anställd. Bara för att en person kan "komma undan med" betyder inget att beteendet är lämpligt eller kondenserat av företaget.
- Om du är chef eller handledare, se till att du förstår handboken och diskrimineringspolicyn och kan svara på frågor från anställda. Ställ frågor om det finns något du inte förstår.
- 2Anordna obligatoriska repetitionskurser. Fortsatt utbildning fortsätter medarbetarnas tankar och visar ditt engagemang för antidiskriminering.
- EEOC har representanter som du kan schemalägga för att besöka din arbetsplats och prata om federal lag mot diskriminering och arbetsplatsdiskriminering.
- Tävlingar och praktiska aktiviteter ger dig inte bara förtroende för att dina anställda förstår din policy utan ger bevis för att diskriminering på arbetsplatsen är något som ditt företag tar på allvar.
- Särskilt chefer och handledare bör inte bara veta hur man identifierar diskriminering utan också hur man hanterar diskriminering som de observerar på arbetsplatsen, oavsett om en anställd klagar.
- En del av att undvika stämningsansökningar på arbetsplatsen är att vara proaktiv i situationer som potentiellt kan vara stötande eller diskriminerande. Om du är chef eller handledare är en del av ditt jobb att hantera dessa situationer innan de eskalerar till problem.
- 3Arbeta med anställda för att tillgodose dem. Enligt federal lag måste du göra rimliga anpassningar för anställdas behov relaterade till skyddade egenskaper eller egenskaper.
- Om du till exempel har en anställd som inte kan stå längre än 30 minuter åt gången, och hon arbetar i ett kassaregister där anställda regelbundet står hela sina skift, måste du göra en pall tillgänglig för henne när hon arbetar så hon kan sitta.
- Boende är inte bara relaterade till fysiska funktionshinder. Till exempel, om du har en kvinnlig anställd vars religion kräver att hon bär huvudbonad, måste hon i allmänhet ha det på jobbet oavsett din klädkod.
- Om du är chef eller handledare och en anställd ber om ett boende, bör du göra vad du kan för att tillhandahålla det så snart som möjligt. Undvik att ifrågasätta arbetstagarens behov eller göra några nedsättande kommentarer - om du bestrider att den anställde faktiskt behöver det boendet, ta upp det med din chef.
EEOC har representanter som du kan schemalägga för att besöka din arbetsplats och prata om federal lag mot diskriminering och arbetsplatsdiskriminering. - 4Gör utbildningsmaterial lätt tillgängliga. EEOC har affischer och broschyrer som du kan placera i personalrum och andra områden.
- Dessa material är vanligtvis tillgängliga utan kostnad, och många har översatts till andra språk än engelska. EEOC gör dem tillgängliga för gratis nedladdning på http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm, eller så kan du beställa affischer och annat material på http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/ order.cfm.
- Att ditt klagomålsförfarande och information om arbetsdiskriminering visas framträdande skickar en signal om att antidiskriminering är en del av att göra affärer och att deras klagomål kommer att hanteras med professionalism och respekt. Detta kan minska den ångest som vissa anställda kan känna för att lämna in ett klagomål, särskilt mot en handledare.
Del 3 av 3: genomdriva policyer enhetligt
- 1Utse mer än en person för att hantera klagomål. Att ha mer än en person att rapportera om diskriminering ger anställda möjligheter om de inte känner sig bekväma med att prata med en viss individ.
- Du kan till exempel ha en kvinnlig anställd som har en sexuell diskriminering av en manlig anställd och känner sig mer bekväm att prata om det med en annan kvinna.
- De personer som hanterar klagomål bör vanligtvis vara handledare eller chefer, men du vill också göra det tydligt att anställda kan gå till vilken handledare eller chef som helst med ett klagomål och han eller hon kommer att se till att situationen undersöks grundligt.
- Du kanske också vill ha någon utanför företaget som anställda kan gå med klagomål till, särskilt om du har ett litet eller familjeföretag där ledningsanställda eller närstående eller nära sammankoppling.
- Om du är chef eller arbetsledare och en anställd rapporterar en diskrimineringsincident till dig - även om du inte formellt har blivit utsedd att acceptera sådana klagomål på företagets vägnar - bör du hantera det professionellt. Fråga den rapporterande medarbetaren om du kan ta med någon som hjälper dig om du inte tror att du kan hantera situationen på egen hand, eller om du saknar den specifika befogenheten att göra något åt det.
- 2Dokumentera eventuella samtal med dina anställda angående en diskrimineringshändelse. Att hålla ett skriftligt register över allt som sägs relaterat till diskrimineringsklagomål kan säkerställa att berättelser inte blir vridna senare.
- När du intervjuar en anställd, anteckna vad han eller hon sa. När intervjun är över, läs dina anteckningar tillbaka för den anställde och få hans eller hennes samtycke om att du har spelat in uttalandet korrekt.
- Förvara allt material angående samma klagomål i en enda fil. Om det finns register över den påstådda diskrimineringen, som e-post eller jobbannonser, lägg också kopior av dem i filen.
- Inkludera ett loggblad där varje steg som tas i utredningen registreras, tillsammans med datum och tidpunkt då steget ägde rum.
Om du äger eller driver ett litet företag lönar det sig att ta diskriminering på arbetsplatsen på allvar. - 3Ta alla anställdas klagomål på allvar. Undvik lusten att avskriva ett diskrimineringsklagomål, oavsett hur trivialt det faktiskt verkar.
- Du behöver inte alltid inleda en fullständig utredning för att komma till botten i en situation. Påståendena kan ha uppstått som ett resultat av ett enkelt missförstånd. Detta betyder dock inte att du inte ska ta klagomålet på allvar och arbeta för en lösning som tillfredsställer alla inblandade.
- Även om du tycker att klagomålet är dumt, undvik att låta personen känna att han eller hon gjorde ett misstag genom att lämna in en rapport eller att du försvarar den påstådda diskriminatorn. Det är viktigt att behålla objektivitet. Om du känner att du inte kan göra detta, kanske för att du är personligen nära den påstådda diskriminatorn, kanske du vill ta med någon annan för att undersöka saken.
- 4Skydda rapporterande anställdas konfidentialitet. Se till att anställda förstår att all information som rör diskriminering inte kommer att avslöjas eller diskuteras i något annat sammanhang.
- Detaljer om diskrimineringsrapporter bör endast delas med andra anställda eller medlemmar i företaget på ett behov av kunskap, och identiteten på de anställda som är inblandade i händelsen bör hållas privat så mycket som möjligt.
- Om du till exempel tillåter en anställd att byta skift och måste meddela personal om förändringen, behöver du inte berätta för personal i personalresurser att den anställde överförs eftersom han eller hon lämnade in ett klagomål om diskriminering.
- Tänk på att anställda som är utsatta för diskriminering kan känna sig utsatta och frukta vedergällning eller ytterligare retande eller trakasserier eftersom de lämnade in ett klagomål. Att skydda dessa anställda innebär att vidta åtgärder för att se till att diskriminering inte blir föremål för skvaller bland anställda.
- 5Undersök alla klagomål snabbt. Anställda kanske inte tror att du tar klagomål på allvar om du drar fötterna när du undersöker problemet.
- Snabb utredning är nyckeln om du vill undvika rättegångar mot diskriminering på arbetsplatsen. Ett klagomål ger dig i förväg att det finns ett problem och ger dig möjlighet att lösa problemet innan det eskalerar ytterligare.
- Ju snabbare och effektivare du löser klagomålet, desto större är din förmåga att lindra spänningar, öka arbetsplatsmoral och uppmuntra anställda att ha förtroende för dig och ditt företag.
- Om den anställde slutligen lämnar in ett klagomål till en statlig myndighet eller EEOC kan din utredning ge försvar och minska ditt ansvar.
- 6Följ företagets policy konsekvent. Din antidiskrimineringspolicy har inget värde om du tillåter vissa anställda att glida på överträdelser.
- Om du böjer reglerna för att gynna vissa anställda behandlar du dina anställda orättvist. Detta kan öppna dig för ytterligare ansvar om en arbetsdiskriminering stämmer.
- Om du är en handledare eller chef, kom ihåg att alla anställda måste hållas på samma standard, oavsett deras roll i företaget eller din relation till dem.
- Även om du har förtroende för att situationen har lösts, följ upp den anställde som lämnade in klagomålet efter att några veckor gått. Du vill försäkra dig om att beteendet helt upphört och att den anställde inte har upplevt någon återfall eller hämnd på grund av händelsen.
Läs också: Hur gör man träningspass med knäsmärtor?
Relaterade artiklar
