Hur sorterar jag en lista i Microsoft Excel?
Välj nästa färg som du vill sortera efter och sedan den ordning du vill sortera.
Excel är bra för datatabeller, men hur kan du manipulera och organisera det så att det uppfyller dina behov? Sorteringsverktyget låter dig snabbt sortera kolumner efter olika format eller skapa din egen anpassade sortering för flera kolumner och datatyper. Använd funktionen Sortera för att logiskt organisera dina data och göra det lättare att förstå och använda.
Del 1 av 3: sortering alfabetiskt eller numeriskt
- 1Välj dina data. Du kan antingen klicka och dra för att välja den kolumn som du vill sortera, eller så kan du klicka på en av cellerna i kolumnen för att göra den aktiv och låta Excel välja data automatiskt.
- Alla dina data i kolumnen måste formateras på samma sätt för att sortera (dvs. text, siffror, datum).
- 2Hitta sorteringsknapparna. Dessa finns på fliken Data i avsnittet "Sortera och filtrera". För att göra snabba sorteringar använder du knapparna "AZ ↓" och "AZ ↑".
- 3Sortera din kolumn genom att klicka på lämplig knapp. Om du sorterar siffror kan du sortera från lägsta till högsta ("AZ ↓") eller högsta till lägsta ("AZ ↑"). Om du sorterar text kan du sortera i stigande alfanumerisk ordning ("AZ ↓") eller fallande alfanumerisk ordning ("AZ ↑"). Om du sorterar datum eller tider kan du sortera från tidigare till senare ("AZ ↓") eller senare till tidigare ("AZ ↑").
- Om det finns en annan datakolumn bredvid den du sorterar, kommer du att bli tillfrågad om du vill inkludera dessa data i sorteringen. Sorteringen kommer fortfarande att vara den kolumn du ursprungligen valde, men tillhörande kolumner med data sorteras tillsammans med den.
Alla dina data i kolumnen måste formateras på samma sätt för att sortera (dvs. - 4Felsök en kolumn som inte sorterar. Om du stöter på fel när du försöker sortera är den mest troliga skyldige formateringsproblem med data.
- Om du sorterar nummer, se till att alla celler är formaterade som siffror och inte som text. Nummer kan av misstag importeras som text från vissa redovisningsprogram.
- Om du sorterar text kan fel uppstå från ledande mellanslag eller dålig formatering.
- Om du sorterar datum eller tider beror problem vanligtvis på att dina data formateras. För att Excel ska kunna sortera framgångsrikt efter datum måste du se till att all information lagras som ett datum.
Del 2 av 3: sortering med flera kriterier
- 1Välj dina data. Låt oss säga att du har ett kalkylblad med en lista med kundnamn samt den stad de befinner sig i. För att göra ditt liv enklare vill du först sortera alfabetiskt efter stad och sedan sortera varje kund alfabetiskt inom varje stad. Att skapa en anpassad sortering kan göra just det.
- 2Klicka på sorteringsknappen. Detta finns i avsnittet "Sortera och filtrera" på fliken Data. Fönstret Sortera öppnas så att du kan skapa en anpassad sortering med flera kriterier.
- Om dina kolumner har rubriker i den första cellen, till exempel "Stad" och "Namn", se till att markera rutan "Mina data har rubriker" i det övre vänstra hörnet av sorteringsfönstret.
- 3Skapa din första regel. Klicka på menyn "Sortera efter" för att välja den kolumn du vill ha. I det här exemplet skulle du först sortera efter stad, så välj lämplig kolumn i menyn.
- Håll "Sortera på" inställt på "Värden".
- Ställ in ordningen antingen "A till Z" eller "Z till A" beroende på hur du vill sortera.
- 4Skapa din andra regel. Klicka på knappen "Lägg till nivå". Detta lägger till en regel under den första. Välj den andra kolumnen (kolumnen Namn i vårt exempel) och välj sedan sorteringsordningen (för att underlätta läsningen, välj samma ordning som din första regel).
Om du sorterar datum eller tider kan du sortera från tidigare till senare ("AZ ↓") eller senare till tidigare ("AZ ↑"). - 5Klicka på OK. Din lista kommer att sorteras enligt dina regler. Du bör se städerna listade alfabetiskt och sedan kundnamnen sorteras alfabetiskt inom varje stad.
- Det här exemplet är enkelt och innehåller bara två kolumner. Du kan dock göra din sort så komplex som du vill, och inkludera många kolumner.
Del 3 av 3: sortering efter cell- eller teckensnittsfärg
- 1Välj dina data. Du kan antingen klicka och dra för att välja den kolumn som du vill sortera, eller så kan du klicka på en av cellerna i kolumnen för att göra den aktiv och låta Excel välja data automatiskt.
- 2Klicka på sorteringsknappen. Sorteringsknappen finns på fliken Data i avsnittet "Sortera och filtrera". Detta öppnar fönstret Sortera. Om du har en annan datakolumn bredvid den du sorterar, kommer du att bli tillfrågad om du vill inkludera dessa data i sorteringen.
- 3Välj "cellfärg" eller "teckensnittsfärg" i menyn "sortera på". Detta gör att du kan välja den första färgen du vill sortera efter.
- 4Välj vilken färg du vill sortera först. I kolumnen "Beställ" kan du använda rullgardinsmenyn för att välja vilken färg du vill placera först eller sist i sorten. Du kan bara välja färger som finns i kolumnen.
- Det finns ingen standardordning för färgsortering. Du måste själv definiera beställningen.
Om du sorterar text kan du sortera i stigande alfanumerisk ordning ("AZ ↓") eller fallande alfanumerisk ordning ("AZ ↑"). - 5Lägg till en annan färg. Du måste lägga till en ny regel för varje färg i kolumnen du sorterar. Klicka på "Lägg till nivå" för att lägga till en annan regel i sorteringen. Välj nästa färg som du vill sortera efter och sedan den ordning du vill sortera.
- Se till att varje beställning är densamma för varje regel. Till exempel, om du sorterar från topp till botten, se till att avsnittet "Beställ" för varje regel säger "På toppen".
- 6Klicka på OK. Varje regel tillämpas en efter en och kolumnen sorteras efter de färger du definierat.
- Prova att sortera data på olika sätt; dessa nya perspektiv kan belysa olika aspekter av informationen.
- Om kalkylarket har totala, medelvärden eller annan sammanfattningsinformation under den information du behöver sortera, var försiktig så att du inte också sorterar dem.
- Var mycket försiktig med att välja alla kolumner du behöver när du sorterar.
Läs också: Hur använder jag Microsoft Word 2007?
Frågor och svar
- Jag försökte sortera efter färg, men det enda i rullgardinsmenyn Sortera på är "ingen cellfärg". Varför har jag inga färger att välja mellan?Du måste formatera dina dataceller med färger först för att sortera efter färg.
- Hur kan sorteringsfunktionen på Microsoft Word hjälpa mig?Låt oss säga att du är en lärare och att du har en databas över studenter med deras betygsuppgifter. Genom att sortera efter inlämningsuppgift och betyg får du de studenter som behöver mer hjälp. Med andra ord, sortering gör att man kan fokusera uppmärksamheten där det behövs mest.
- Hur lagrar jag resultat av ett slag i en ny tabell medan jag behåller den ursprungliga tabellen?Kopiera tabellen (och visa resultat av ditt slag) till en ny sida.
