Hur spårar du dina räkningar i Microsoft Excel?
Du kan också skapa ett eget kalkylark för att spåra dina räkningar i Excel.
Många företag använder Microsoft Excel för att spåra avdelningar eller totala företagskostnader. Eftersom Excel nu ofta levereras med persondatorer som använder Windows-operativsystemet, kan du använda den för att spåra dina räkningar om du har Excel på din hemdator. Ett antal mallar finns tillgängliga för att spåra dina utgifter från Microsofts och andra webbplatser, och de senaste versionerna av Excel innehåller en mall för att spåra dina räkningar bland de förinstallerade mallarna. Du kan också skapa ett eget kalkylark för att spåra dina räkningar i Excel. Följande är instruktioner för båda tillvägagångssätten.
Metod 1 av 2: arbeta med en excel-mall
- 1Välj en förinstallerad mall. Nya versioner av Excel inkluderar en mall för att spåra personliga utgifter tillsammans med mallar för vanliga affärsapplikationer. Du kan komma åt dessa mallar och använda dem för att spåra dina räkningar i Excel.
- I Excel 2003 väljer du "Nytt" på "Arkiv" -menyn. Välj "På min dator" i aktivitetsfönstret "Ny arbetsbok" för att visa dialogrutan "Mallar".
- I Excel 2007 väljer du "Nytt" från "Arkiv" -knappmenyn. Detta visar dialogrutan "Ny arbetsbok". Välj "Installerade mallar" från menyn "Mallar" i den vänstra rutan. Välj "Personlig månadsbudget" från "Installerade mallar" i mittrutan och klicka på "Skapa".
- I Excel 2010 klickar du på fliken "Arkiv" och väljer sedan "Ny" på "Arkiv" -menyn. Välj "Exempelmallar" i det övre avsnittet i rutan "Tillgängliga mallar" och välj sedan "Personlig månadsbudget" från exempelmallar och klicka på "Skapa".
- 2Välj en online-mall. Om den personliga budgetmallen som förinstalleras med Microsoft Excel inte fungerar för att spåra dina utgifter kan du välja en mall online. Du kan antingen ladda ner en mall från en tredje parts webbplats eller använda Excel för att ansluta till Microsoft Office Online.
- För Excel 2003 kan du välja en lämplig mall från Microsoft Office Online-biblioteket på http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Du kan också hitta mallar avsedda för senare versioner av Excel här.)
- I Excel 2007 väljer du "Budgetar" i avsnittet Microsoft Office Online i dialogrutan "Ny arbetsbok". Du måste ha en fungerande internetanslutning för att kunna ansluta till Office online-mallbiblioteket.
- I Excel 2010 väljer du "Budgetar" i avsnittet Office.com i fönstret Tillgängliga mallar. Du måste ha en fungerande internetanslutning för att kunna ansluta till Office online-mallbiblioteket.
Du kan komma åt dessa mallar och använda dem för att spåra dina räkningar i Excel. - 3Ange din information i lämpliga celler. Den exakta informationen beror på kalkylarkmallen du använder.
- 4Spara kalkylarket. Du kan antingen använda namnet som mallen tillhandahåller för ditt kalkylark eller ändra det till något mer meningsfullt. Att lägga till ditt namn och året till det befintliga filnamnet borde vara tillräckligt.
Metod 2 av 2: utforma ditt eget kalkylblad för spårning av utgifter
- 1Öppna Excel.
- 2Ange ett namn för kalkylbladet i cell a1. Använd ett meningsfullt namn som "Personlig budget", "Personlig kostnadsspårning" eller något liknande. (Uteslut citaten när du anger namnet. De används här endast för att visa att namnen är exempel.)
Hur du ställer in detta beror på om du vill titta på kostnader eller kontanter. - 3Ange kolumntitlar i rad 2. Föreslagna titlar och ordning är "Datum", "Betalningsmottagarkategori" (eller "Betala till"), "Memo", "Kostnad", "Intäkt" (eller "Inkomst" eller "Insättning"), och "Balans". Ange dessa titlar i cellerna A2 till och med G2; du kan behöva justera kolumnbredden för att rymma långa kolumntitlar eller poster.
- När du har ställt in kalkylbladets rubrik och kolumnrubriker använder du funktionen "Frysrutor" för att hålla dessa rubriker högst upp på skärmen medan du bläddrar igenom dina poster. Freeze Panes är belägen på "Visa" -menyn i Excel 2003 och tidigare och i "Window" grupp "Visa" -menyn band i Excel 2007 och 2010.
- 4Ange din första utgiftspost i cellerna i rad 3.
- 5Ange balansformeln i cell g3. Eftersom detta är den första balansposten, bestäms balansen genom att ta skillnaden mellan kostnaden och intäkterna. Hur du ställer in detta beror på om du vill titta på kostnader eller kontanter.
- Om du ställer in kalkylbladet så att det huvudsakligen tittar på dina kostnader skulle balansformeln vara = E3-F3, där E3 är cellen som representerar utgiften och F3 är cellen som representerar intäkterna. Att ställa in formeln på detta sätt gör att dina totala utgifter blir ett positivt antal, vilket blir lättare att förstå.
- Om du ställer in kalkylbladet för att hålla en löpande flik på dina kontanter till hands, är balansformeln = F3-E3. Om du ställer in kalkylarket på detta sätt visas saldot som positivt när ditt kassaflöde överstiger dina utgifter och negativt när du har fler kostnader än intäkterna.
- 6Ange din andra utgiftspost i cellerna i rad 4.
- 7Ange balansformeln i cell g4. Eftersom de andra och efterföljande posterna kommer att hålla ett löpande saldo måste du lägga till resultatet av skillnaden mellan kostnader och intäkter till saldot för den tidigare posten.
- Om du ställer in kalkylbladet så att det huvudsakligen tittar på dina kostnader skulle balansformeln vara = G3 + (E4-F4), där G3 är cellen som representerar det tidigare saldot, E4 är cellen som representerar kostnaden och F4 är cellen som representerar intäkterna.
- Om du ställer in kalkylbladet för att hålla en löpande flik på dina kontanter till hands, är balansformeln = G3 + (F4-E4).
- Parenteserna runt cellerna som representerar skillnaden mellan kostnader och intäkter är inte nödvändiga. de ingår bara för att göra formelkonceptet lite tydligare.
- Om du vill hålla cellen med saldot tomt tills en fullständig post har gjorts kan du använda ett IF-uttalande i formeln så att om ett datum inte har angetts, kommer balanscellen inte att visa ett värde. Formeln för detta, för den andra posten, lyder = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) om du ställer in kalkylarket för att spåra kostnader och det står = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) om du ställer in kalkylbladet för att visa kontanter till hands. (Du kan utelämna parenteserna runt cellerna som representerar utgifter och intäkter, men inte den yttre uppsättningen parenteser.)
För att skilja betalda räkningar från obetalda men förväntade utgifter kan du fetstil eller färglägga texten för betalda räkningar eller använda cellskuggning. - 8Kopiera balansformeln till de andra cellerna i kolumn G (balanskolumnen). Högerklicka på Cell G3 och välj "Kopiera" från popup-menyn. dra sedan för att markera cellerna under den i kolumnen. Högerklicka på de markerade cellerna och välj "Klistra in" i popup-menyn för att klistra in formeln i de markerade cellerna. (I Excel 2010 väljer du antingen "Klistra in" eller "Klistra in formler" på popup-menyn.) Formeln uppdaterar automatiskt cellreferenser för att ange utgifter, intäkter och datum (om de används) referenser från den aktuella raden och balansreferensen från raden ovanför den aktuella raden.
- 9Spara kalkylarket. Ge kalkylarket ett meningsfullt namn, till exempel "Expense Tracking.xls" eller " Personal Budget.xls." Som med ett mallbaserat budgetkalkylark kanske du vill inkludera ditt namn och året i filnamnet. (Återigen, notera att citattecken endast används för att visa exempelnamnen och inte ska skrivas in. Du skriver inte in filtillägget; Excel tillhandahåller det åt dig.)
- Excel 2003 och äldre sparar kalkylfiler i det äldre ".xls" -formatet, medan Excel 2007 och 2010 sparar kalkylblad i det nyare XML-baserade ".xlsx" -formatet men kan också läsa och spara kalkylark i det äldre ".xls" -formatet.. Om du har flera datorer och planerar att ha det här kalkylarket på dem alla, använd det äldre formatet om någon av dina datorer har Excel 2003 eller äldre och det nyare formatet om alla dina datorer har åtminstone Excel 2007.
- Använd "Autokomplettering" på utgifts- och intäktskategorier för att säkerställa en konsekvent stavning.
- För att skilja betalda räkningar från obetalda men förväntade utgifter kan du fetstil eller färglägga texten för betalda räkningar eller använda cellskuggning.
- För att undvika att ändra en formel eller kolumnrubrik av misstag kanske du vill skydda cellerna från ändringar. Välj de celler som du vill ändra (datum, betalningsmottagarkategori, utgift, intäkter och noteringsvärden) och lås upp cellerna och använd sedan skydd på hela kalkylbladet.
Läs också: Hur sorterar jag en lista i Microsoft Excel?
Frågor och svar
- Vad är formeln för att göra en faktura?Artikelförteckningen ska ha kolumner för: artikelnamn, kvantitet och pris per enhet och belopp. Antag att cellerna är följande: Kvantitet (A2), Pris per enhet (A3) och Mängd (A4). Då ska formeln som anges i cell A4 vara "= A2 * A4".
