Hur använder jag Microsoft Access?

Se till att spara ditt formulär genom att trycka på Ctrl + S så att du enkelt kan komma åt det igen senare.

Microsoft Access är ett program för att skapa databaser som gör det möjligt för alla att enkelt underhålla och redigera en databas. Den passar allt från små projekt till stora företag och är ett mycket visuellt program. Detta gör det utmärkt för datainmatning, eftersom du inte behöver arbeta med tabeller och kalkylblad.

Del 1 av 6: skapa en ny databas

1
Klicka på filfliken och välj "ny". Databasen är vad som kommer att innehålla alla dina data i dess olika former. Du kan välja att skapa en tom databas, en tom webbdatabas eller välja bland olika mallar.
- En tom databas är en standard Access-databas och är bra för lokalt bruk. Att skapa en tom databas skapar också en tabell.
- Webbdatabaser är utformade för att vara kompatibla med Accesss webbpubliceringsverktyg. Att skapa en tom databas skapar också en tabell.
- Mallar är förbyggda databaser utformade för ett stort antal användningsområden. Välj en mall om du inte vill spendera mycket tid på att sätta ihop databasstrukturen.
2

Namnge din databas. När du har valt en databastyp, ge den ett namn som återspeglar vad den är till för. Detta kommer att vara särskilt användbart om du ska arbeta med flera olika databaser. Skriv in filnamnet på din databas i rutan "Filnamn". Välj "Skapa" för att skapa den nya databasfilen.

Del 2 av 6: lägga till data i databasen

1
Bestäm den bästa strukturen för dina data. Om du skapar en tom databas vill du fundera över det bästa sättet att organisera dina data och lägga till lämplig struktur. Det finns flera sätt att formatera och interagera med dina data i Access:
- Tabeller - Detta är det viktigaste sättet att data lagras i din databas. Tabeller kan jämföras med kalkylark i Excel: uppgifterna är ordnade i rader och kolumner. På grund av detta är det relativt enkelt att importera data från Excel och andra kalkylprogram.
- Formulär - Formulär är det sätt som data läggs till i din databas. Medan du kan ange data i databasen direkt i tabellerna, använder du formulär för snabbare och mer visuell datainmatning.
- Rapporter - Dessa sammanfattar och visar data i din databas. Rapporterna är för att analysera data och returnera svar på specifika frågor, till exempel hur mycket vinst som gjorts eller var kunderna finns. Dessa är vanligtvis utformade för att skrivas ut.
- Frågor - Så här hämtar du och filtrerar dina data. Du kan använda frågor för att visa specifika poster från flera tabeller. Du kan också använda frågor för att skapa och uppdatera data.
2
Skapa din första tabell. Om du startar en tom databas börjar du automatiskt med en tom tabell. Du kan börja skriva in dina data i denna tabell, antingen för hand eller genom att kopiera och klistra in från en annan källa.
- Varje datadel ska ge sin egen kolumn (fält), medan varje post ska vara en separat rad. Till exempel skulle varje rad vara en kund medan varje fält skulle vara en annan information om den kunden (förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer etc.).
- Du kan byta namn på kolumnetiketterna för att göra det enkelt att berätta vilket fält som är vad. Dubbelklicka på kolumnrubriken för att ändra namnet.
3
Importera data från en annan källa. Om du vill importera från en fil eller plats som stöds kan du ställa in Access så att den hämtar informationen och lägger till den i din databas. Detta är användbart för att hämta data från en webbserver eller någon annan delad resurs.
- Klicka på fliken Extern data.
- Välj filtypen du importerar. I avsnittet "Importera och länka" ser du några alternativ för datatyper. Du kan klicka på knappen Mer för att se fler alternativ. ODBC står för Open Database Connectivity och innehåller databaser som SQL.
- Navigera till platsen för data. Om det finns på en server måste du ange serveradressen.
- I nästa fönster väljer du "Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen." Välj "OK". Följ stegen för att importera dina data.
4
Lägg till en annan tabell. Du vill behålla dina olika register i olika databaser. Detta hjälper dina databaser att fungera smidigt. Du kan till exempel ha en tabell med kundinformation och en annan tabell för orderinformation. Du kommer då att kunna länka kundinformationen till orderinformationstabellen.
- Klicka på tabellknappen i avsnittet Skapa på hemfliken. En ny tabell kommer att visas i din databas. Du kan ange information på samma sätt som för första tabellen.

Hur placerar jag ett lösenord i en Microsoft Access-databas?

Del 3 av 6: tabellförhållanden

1
Förstå hur nycklar fungerar. Varje tabell har en primärnyckel som är unik för varje post. Som standard skapar Access en ID-kolumn som ökar i antal för varje post. Detta ställs in som primärnyckel. Tabeller kan också ha främmande nycklar. Dessa är fält som är länkade till en annan tabell i databasen. De länkade fälten skulle innehålla samma data.
- Till exempel i din beställningstabell kan du ha ett kund-ID-fält för att spåra vilken kund som beställde vilken produkt. Du kan skapa en relation för det fältet med ID-fältet i din kundtabell.
- Att använda relationer hjälper dig att hålla dina data konsekventa, effektiva och läsbara.
2
Klicka på fliken databasverktyg. Klicka på knappen Relationer i avsnittet Relationer. Detta öppnar ett nytt fönster med en översikt över alla tabeller i databasen. Varje fält kommer att listas under tabellens namn.
- Du måste ha skapat fältet för den främmande nyckeln innan du skapar relationen. Om du till exempel vill använda kund-ID i beställningstabellen skapar du ett fält i beställningstabellen som heter kund och lämnar det tomt. Se till att det har samma format som fältet du länkar (siffror i det här fallet).
3
Dra fältet du vill använda som en främmande nyckel. Släpp det till fältet som du skapade för den utländska nyckeln. Klicka på Skapa i fönstret som visas för att ställa in förhållandet för fälten. En rad visas mellan de två tabellerna som förbinder fälten.
- Markera rutan " Tillämpa referensintegritet " när du skapar relationen. Detta innebär att om data ändras i ett fält uppdateras det andra fältet automatiskt. Detta hjälper dig att hålla dina uppgifter korrekta.

Del 4 av 6: göra frågor

1
Förstå frågornas roll. Frågor är åtgärder som låter dig snabbt visa, lägga till och redigera data i din databas. Det finns ett brett utbud av frågetyper, allt från enkla sökningar till skapandet av nya tabeller baserat på befintlig data. Frågor är viktiga verktyg för att bygga rapporter.
- Frågor är uppdelade i två huvudtyper: Välj och Åtgärd. Välj frågor som hämtar data från tabeller och kan göra beräkningar. Åtgärdsfrågor kan lägga till, redigera och ta bort data från tabeller.
2

Använd frågeguiden för att skapa en grundläggande väljfråga. Om du vill skapa en grundläggande markeringsfråga använder du sökfrågan för att gå igenom stegen. Du kan komma åt frågan guiden från fliken Skapa. Detta gör att du kan visa specifika fält från en tabell.

Det här är användbart om du behöver lägga till mer data till en tabell som du skapade med en fråga för att göra tabellen.

Skapa en markerad fråga med kriterier

1

Öppna frågedesignverktyget. Du kan använda kriterier för att begränsa din valda fråga och bara visa den information du behöver. För att starta, klicka på fliken Skapa och välj Query Deign.
2

Välj ditt bord. Rutan Visa tabell öppnas. Dubbelklicka på tabellen som du vill köra frågan på och klicka sedan på Stäng.
3

Lägg till fält som ska hämtas. Dubbelklicka på varje fält i tabellen som du vill lägga till i frågan. Fälten läggs till i Design-rutnätet.
4
Lägg till dina kriterier. Du kan använda flera olika typer av kriterier, till exempel text eller funktioner. Om du till exempel bara vill visa priser som är högre än 37€ från fältet "Priser" anger du >=50kriterierna. Om du bara vill visa kunder från Storbritannien, skriver du UKin i fältet Kriterier.
- Du kan använda flera kriterier per fråga.
5

Klicka på kör för att se dina resultat. Körknappen finns på fliken Design. Dina sökresultat visas i fönstret. Tryck på Ctrl + S för att spara frågan.

Skapa en markerad fråga med parametrar

1

Öppna frågedesignverktyget. En parameterfråga låter dig ange vad du vill hämta varje gång frågan körs. Om du till exempel har en databas med kunder från olika städer kan du köra en parameterfråga för att fråga vilken stad du vill visa resultat för.
2

Skapa en markeringsfråga och ange tabellen / tabellerna. Lägg till fält som ska hämtas i frågan genom att dubbelklicka på dem i tabellöversikten.
3
Lägg till en parameter i kriteriesektionen. Parametrar betecknas med "[]" runt parametern. Texten inom parenteserna visas i prompten som visas när frågan körs. Om du till exempel vill fråga efter staden klickar du på Kriteriecellen för stadsfältet och skriver [Which city?].
- Du kan avsluta parametrar med "?" eller ":", men inte med "!" eller "."
4

Gör en fråga med flera parametrar. Du kan använda flera parametrar för att skapa ett anpassat intervall för dina sökresultat. Om fältet till exempel är ett datumfält kan du returnera ett datumintervall genom att skriva. Du får två uppmaningar när du kör frågan. Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]

Hur lägger jag till ett nytt fält i databasen med Microsoft Access — Hur kan jag ändra transaktionsdatumet till ett tidigare datum och hur lägger jag till ett nytt fält i databasen med Microsoft Access?

Skapa en make-tabellfråga

1

Klicka på fliken skapa och välj frågedesign. Du kan använda frågor för att hämta specifika data från befintliga tabeller och skapa en ny tabell med dessa data. Detta är särskilt användbart om du vill dela specifika delar av din databas eller skapa specifika formulär för delmängder av din databas. Du måste skapa en vanlig väljfråga först.
2

Välj de tabeller som du vill hämta data från. Dubbelklicka på de tabeller som du vill hämta dina data från. Du kan dra från flera bord om det behövs.
3

Välj de fält som du vill hämta data från. Dubbelklicka på varje fält som du vill lägga till från tabellöversikten. Det kommer att läggas till i ditt sökrutnät.
4

Ställ in dina kriterier. Om du vill ange specifika data från ett fält, använd kriteriumsektionen för att ställa in filtret. Se avsnittet "Skapa en väljfråga med kriterier" ovan för mer information.
5

Testa din fråga för att säkerställa att den returnerar de resultat du vill ha. Innan du skapar din tabell, kör du frågan för att säkerställa att den drar alla rätt data. Justera dina kriterier och fält tills du får all information du vill ha.
6

Spara frågan. Tryck på Ctrl + S för att spara frågan för senare användning. Det kommer att visas i din navigationsram till vänster på skärmen. Klicka på frågan för att välja den igen och klicka sedan på fliken Design.
7

Klicka på knappen "skapa tabell" i frågetypsgruppen. Ett fönster visas där du frågar efter ditt nya bordsnamn. Ange namnet på tabellen och klicka på OK.
8

Klicka på kör-knappen. Din nya tabell skapas med den fråga du skapade. Tabellen visas i din navigationsram till vänster.

Skapa en tilläggsfråga

1

Öppna en tidigare skapad fråga. Du kan använda en tilläggsfråga för att lägga till data i en tabell som redan finns från en annan tabell. Detta är användbart om du behöver lägga till mer data i en tabell som du skapade med en fråga om tabellen.
2

Klicka på knappen Lägg till på designfliken. Detta öppnar dialogrutan Lägg till. Välj den tabell du vill lägga till.
3

Ändra kriterierna för din fråga för att matcha det du vill lägga till. Om du till exempel skapade en tabell med kriterierna "2010" för fältet År ändrar du den till det år du vill lägga till, till exempel "2011".
4

Ange var du vill att data ska läggas till. Se till att du ställer in rätt fält för varje kolumn som du lägger till. När du till exempel använder ovanstående ändringar bör data läggas till i fältet År på raden Lägg till.
5

Kör frågan. Klicka på Kör-knappen på fliken Deign. Frågan körs och data läggs till i tabellen. Du kan öppna tabellen för att verifiera att data har lagts till korrekt.

Hur skickar jag en databas tillbaka till originator i MS Access?

Del 5 av 6: skapa och använda formulär

1

Välj den tabell som du vill skapa ett formulär för. Med formulär kan du enkelt se data för varje fält, samt snabbt växla mellan poster eller skapa nya. Formulär är viktiga för längre perioder med datainmatning, eftersom de flesta tycker att de är mycket lättare att arbeta med än tabeller.
2
Klicka på formulärknappen på fliken skapa. Detta skapar ett formulär baserat på fälten i tabellen automatiskt. Access gör ett ganska bra jobb med att automatiskt skapa fält som har rätt storlek, men du kan ändra storlek och flytta runt alla element i formuläret du vill ha.
- Om du inte vill att ett visst fält ska visas på formuläret kan du högerklicka på det och välja Ta bort.
- Om dina tabeller har förhållanden visas ett datablad under varje post som visar de anslutna uppgifterna. Du kan redigera dina anslutna data på det här sättet mycket lättare. Till exempel kan varje säljare i din databas ha en kunddatabas kopplad till sin post.
3

Navigera i ditt nya formulär. Pilknapparna längst ner går från post till post. Fälten kommer att fyllas av dina postdata när du växlar mellan dem. Du kan använda knapparna på kanterna för att flytta till den första eller sista posten.
4

Klicka på databladsknappen för att använda tabellen. Detta ligger i det övre vänstra hörnet och låter dig börja ändra värdena på din tabell med hjälp av formuläret.
5

Gör ändringar i befintliga poster. Du kan redigera texten i vilket fält som helst i varje post för att ändra data i tabellen. Ändringarna återspeglas automatiskt i tabellen, liksom i alla anslutna tabeller.
6

Lägg till nya poster. Klicka på knappen "Lägg till post" nära navigeringsknapparna för att skapa en ny post i slutet av listan. Du kan sedan använda fälten för att mata in data i den tomma posten i tabellen. Detta är ett mycket enklare sätt att lägga till ny information än genom tabellvyn.
7

Spara formuläret när du är klar. Se till att spara ditt formulär genom att trycka på Ctrl + S så att du enkelt kan komma åt det igen senare. Det kommer att visas i din navigationsram till vänster på skärmen.

Läs också: Hur man ansluter en Roku till Internet?

Del 6 av 6: skapa en rapport

1

Välj din tabell eller fråga. Rapporter gör att du snabbt kan visa sammanfattningar av dina data. De används ofta för inkomst- och fraktrapporter och kan skräddarsys för nästan vilken användning som helst. Rapporter ritar data från antingen tabeller eller frågor som du har skapat.
2
Klicka på fliken skapa. Välj vilken typ av rapport du vill skapa. Det finns några olika sätt att skapa en rapport på. Access kan skapa din rapport åt dig automatiskt, eller så kan du skapa en anpassad rapport.
- Rapport - Detta skapar en automatisk rapport med alla data från din källa. Ingenting kommer att grupperas, men för små databaser räcker det förmodligen för att visa vad du behöver.
- Tom rapport - Detta skapar en tom rapport som du kan fylla med dina uppgifter efter eget gottfinnande. Du kommer att kunna välja vilket som helst tillgängligt fält för att skapa en anpassad rapport.
- Rapportguide - Rapportguiden guidar dig genom processen för att skapa rapporter, så att du kan välja och gruppera dina data och sedan formatera dem därefter.
3
Ställ in en källa för en tom rapport. Om du har valt att skapa en tom rapport måste du välja en källa för den. Klicka först på fliken Ordna och välj sedan Egenskapsblad. Alternativt kan du också trycka på Alt + Enter.
- Klicka på nedåtpilen bredvid fältet Spela in källa. En lista över tillgängliga tabeller och frågor visas. Välj en så tilldelas den rapporten.
4
Lägg till fält i din rapport. När du har en källa kan du börja lägga till fält från den i din rapport. Klicka på fliken Format och sedan på Lägg till befintliga fält. Fältlistan visas i den högra ramen.
- Klicka och dra fälten du vill lägga till i designramen. Posten kommer att visas i rapporten. När du lägger till ytterligare fält kommer de att ställas in automatiskt med befintliga fält.
- Du kan ändra storlek på fält genom att klicka på kanterna och dra musen.
- Ta bort fält från rapporten genom att klicka på rubriken och trycka på Delete-tangenten.
5
Lägg till grupper i din rapport. Med grupper kan du snabbt analysera information i en rapport, eftersom de låter dig organisera relaterad information. Du kanske till exempel vill gruppera försäljningen efter region eller efter säljare. Grupper tillåter dig att göra detta.
- Klicka på fliken Design, klicka på knappen Gruppera & sortera.
- Högerklicka på någon del av fältet du vill lägga till i en grupp. Välj Grupp på från menyn.
- En rubrik skapas för gruppen. Du kan justera rubriken till vad du vill märka gruppen.
6

Spara och dela din rapport. När din rapport är klar kan du spara den och sedan dela den eller skriva ut som alla dokument. Använd detta för att dela företagets resultat med investerare, kontaktinformation till anställda och mycket mer.

Tips

Microsoft Access öppnas i "Backstage View", som innehåller menyalternativ som låter dig öppna en befintlig databas, skapa en ny databas eller komma åt kommandon för att redigera någon av dina databaser.

Varningar

Vissa funktioner i Access är inte alltid tillgängliga, beroende på vilken typ av databas du skapade. Du kan till exempel inte dela en enda skrivbordsdatabas på webben, och vissa skrivbordsfunktioner, till exempel frågesummor, fungerar inte på en webbdatabas.