Hur hittar du kopior enkelt i Microsoft Access?

Vet vad som gör att data "dupliceras". Dubblettdata betyder inte att alla fält är identiska. Till exempel kan en kund som togs in i databasen två gånger ha två olika ID och potentiellt olika stavningar. Å andra sidan, om namnet är vanligt kan det vara två olika kunder. Du måste jämföra tillgängliga data och kontrollera varje resultat noggrant för att avgöra vad som är och inte är duplikat.

Säkerhetskopiera din databas. Det rekommenderas att du skapar en ny säkerhetskopia innan du gör stora förändringar. På så sätt kan du återställa databasen om du av misstag raderar fel poster.

• Klicka på Arkiv-menyn och välj "Spara som" eller "Spara och publicera".
• Klicka på "Säkerhetskopieringsdatabas" i avsnittet Avancerat. Följ anvisningarna för att säkerhetskopiera din databas.

Informera andra användare om att du håller på att göra ändringar. För att undvika datakonflikter, försök att se till att inga andra användare lägger till data i databasen. Detta krävs inte, men kan spara lite huvudvärk senare om saker går fel.

• Ställ in din databas i exklusivt läge om du kan. Detta förhindrar att andra användare gör ändringar. Klicka på Arkiv-menyn och välj "Alternativ" och välj sedan "Klientinställningar". Välj "Exklusiv" i avsnittet "Standardöppningsläge". Om du inte har så många som använder databasen behöver du i allmänhet inte oroa dig för detta.

Öppna sökguiden. Frågeverktyget kan hitta poster som innehåller duplicerat innehåll. Processen för att starta guiden varierar beroende på vilken version av Access du använder:

• 2011,5010 - Klicka på fliken "Skapa" och klicka sedan på "Frågewizard".
• 2007 - Klicka på fliken "Infoga" eller "Skapa" och välj "Frågewizard".
• 2003 - Öppna databasfönstret och välj fliken "Frågor". Klicka på knappen "Ny".

Välj "Sök duplikatfråge-guiden". Denna fråga jämför fält för att hitta dubbletter.

Välj den tabell du vill söka efter. Alla tabeller i din databas kommer att listas. Välj den tabell som du vill söka efter dubbletter.

• För de flesta dubbla kontroller vill du ha vyn "Tabeller" vald.

Välj de fält du tror innehåller dubbletter. Markera alla fält som du vill jämföra för duplikatdata. Inkludera tillräckligt många fält för att göra en bedömning. Dubbletter returneras endast om fälten matchar tecken för tecken. Du kan använda uttryck för att hitta partiella matchningar.

• Undvik att använda allmänna fält. Undvik att använda fält som datum eller plats för att minska röran när du jämför poster.
• Utan tillräckligt många fält för att göra skillnad mellan poster eller med fält som är för allmänna får du många dubbletter.

Välj ytterligare fält att visa. Ett ytterligare fält eller två kan hjälpa dig att avgöra om uppgifterna faktiskt är dubbletter. Till exempel kan ett order-ID-fält hjälpa dig att avgöra om samma namn två gånger är separata poster. Inkludera minst ett fält för att göra denna skillnad och förhindra oavsiktlig dataförlust.

Skapa frågan. Du uppmanas att ge frågan ett namn. Klicka på "Slutför" för att se resultaten.

Granska dina resultat noggrant. Eventuella dubbletter baserade på dina kriterier visas. Gå igenom vart och ett av resultaten och använd den kunskap du har om ditt företag för att avgöra om posten är en duplikat. Se till att en post är en duplikat innan du tar bort den.

• Om du inte kan bestämma, återskapa frågan med ett ytterligare fält som hjälper dig att fatta ditt beslut.