Hur maximerar man kontorsutrymmet?
Nyckeln ligger i att korrekt använda det utrymme du har och skapa nytt utrymme där du behöver det mest.
När ditt skrivbord är rörigt kan det göra det mycket svårare att se till de saker du behöver för att få gjort. Elektroniska enheter staplas upp, papper strös överallt och hela skrivbordet fylls med oanvända föremål som bara hamnar i vägen. Med några nya verktyg och lite organisatoriska kunniga kan du dock helt genomgå layouten på ditt skrivbord med en ny konfiguration som främjar effektivitet och förvisar oordning. De Nyckeln ligger i ordentligt utnyttja det utrymme du har och skapa nytt utrymme där du behöver det mest.
Metod 1 av 3: Minska röran
- 1Kasta skräp och onödiga föremål. Påbörja en total rensning av alla besvärliga, främmande eller irrelevanta föremål som tränger på ditt skrivbord. Detta inkluderar föråldrade dokument, skräppost, tomma lådor och gamla eller oanvända kontorsmateriel, samt mer uppenbar röran som matpaket.
- När du städar skrivbordet, bli av med så många saker som du kan göra utan. Ju mer du kastar, desto mer utrymme har du kvar för att få gjort riktigt arbete.
- Lägg en papperskorg bredvid skrivbordet så att skräp inte fortsätter att ackumuleras.
- 2Bestäm vad som behöver stanna kvar på skrivbordet och vad som inte gör det. Sortera kvarvarande objekt i grupper baserat på deras betydelse för ditt arbete och hur ofta du använder dem. Förnödenheter som du använder varje dag kan ordnas i förnuftiga skrivbordsarrangörer eller kastas i lådor inom räckhåll, medan oavsiktliga föremål ska flyttas till en avvikande plats eller kasseras helt.
- Om du är övertygad om hur du bäst ska gå, börja med att rangordna ditt arbetsmaterial från 1 till 4 när det gäller deras omedelbarhet. Objekt som får 1 rankning kan finnas kvar på skrivbordet; objekt med rankningen 2 kan gå i lådor; de med 3s bör placeras i separata arrangörer och de med 4s kan lagras.
- För att öka ditt totala utrymme måste du skapa ett mer fokuserat, minimalistiskt tillvägagångssätt för de typer av saker du håller omkring dig.
- 3Minska till mer strömlinjeformade möbler. Du kan ha saker på ditt skrivbord som du anser vara väsentliga som ändå tar upp mer än deras rättvisa andel av arbetsytan. Omvärdera skrymmande, otympliga eller konstigt formade föremål och se om det vore värt att ersätta dem med mindre, mer rymdeffektiva versioner. Till exempel kan du kanske spåra en mer kompakt ljuskälla för att ta platsen för en föråldrad, överdimensionerad skrivbordslampa.
- Detta ger dig en praktisk ursäkt för att handla lite för dig själv - de typer av kontorsprodukter som säljs idag brukar vara mindre och snyggare jämfört med sina äldre motsvarigheter.
- Leta efter föremål som har flera användningsområden, till exempel en skrivarvagn som fungerar som ett arkivskåp eller en typskylt som också innehåller pennor.
- 4Minska dina personliga tillhörigheter. Även om det kan vara bra för din moral att hålla några bilder på dina barn eller olika popkultur knick-knacks runt din arbetsyta, börjar för många av dessa objekt konsumera värdefullt skrivbord. De kan också lätt bli en distraktion, eftersom du kommer att frestas att stanna och beundra dem hela dagen.
- Begränsa dina personliga tillhörigheter till en handfull små föremål, till exempel ett inramat porträtt av familjens hund eller en Garfield bobblehead.
- Borsta på din arbetsgivares dekorationsriktlinjer för att få en uppfattning om hur mycket som är bra att behålla.
- 5Lämna gott om utrymme att arbeta. Den centrala delen av skrivbordet ska reserveras för din dator eller viktiga dokument. Dela ut ett litet område till ena sidan av skrivbordet och använd detta för att slutföra pappersarbetet. Ge dig själv gott om armbågsrum så att du inte känner dig kvävd medan du tar hand om dagliga uppgifter.
- Undvik att låta andra föremål glida in i det utrymme du har avsatt för dina primära jobbfunktioner.
Om du arbetar i ett delat utrymme, försök att rigga det till en avdelare eller till och med på sidan av skrivbordet.
Metod 2 av 3: utnyttja ditt lagringsutrymme på bästa sätt
- 1Använd dina lådor. Placera dina basutrustning och de vanligaste artiklarna i de övre lådorna så att de är nära till hands. Detta inkluderar saker som skrivredskap, kuvert, viktiga formulär och filmappar. Spara de nedre lådorna för reservmaterial, referensmaterial och dokument som du bara behöver titta på ibland. Ta lite extra tid att ordna innehållet i dina skrivbordslådor så att du vet exakt var allt är när du behöver det.
- Lager på kopieringspapper, påfyllning av skrivarpatroner, bläckpennor, häftklamrar och andra föremål som du tenderar att gå igenom snabbt för att skapa en klar cache med förnödenheter.
- Lådor är särskilt riskfyllda zoner för röran. Gå igenom lådorna varannan vecka och bli av med allt du inte behöver som stör effektiviteten i ditt skrivbords layout.
- 2Investera i en lådarrangör. Hela lådutrymmet i världen kommer inte att hjälpa dig om lådorna själva är en rörig röra. Sluta helt enkelt att kasta saker i ditt skrivbord och använd istället en indelad lådarrangör som gör jobbet med att sortera och lagra åt dig. Dedikerade arrangörer kommer att visa sig vara användbara dag in och dag ut, eftersom de låter dig separera dina förnödenheter, men du tycker det är lämpligt, samtidigt som du håller dem tillsammans på ett ställe.
- Märk de olika facken i din lådarrangör så att innehållet omedelbart kan identifieras.
- För särskilt stora eller fulla skrivbord, försök springa med flera arrangörer i olika storlekar och konfigurationer som bidrar till att hålla reda på dina förnödenheter.
- 3Ha en särskild plats för elektroniska enheter. Om din bärbara dator, surfplatta eller smartphone spelar en viktig roll i ditt arbete, lämna dem gärna, men isolera dem i ett hörn eller en speciell låda. På det sättet kommer de inte att spridas över skrivbordet. Försök att inte lita på för många enheter samtidigt, eftersom de snabbt kan bli en förvärring snarare än ett hjälpmedel.
- Ställ in en "laddstation" nära ett eluttag där dina enheter kan vara inkopplade och redo att användas.
- I allmänhet är det bäst att bara använda dina digitala enheter när det är absolut nödvändigt. Elektronik bidrar också till mycket mental röran.
- 4Håll väskor och portföljer ur vägen. Ryggsäckar, väskor, laptopväskor, lunchlådor och andra bärare är skrymmande och tar mycket plats, så det är inte meningsfullt att täcka över ditt skrivbord med dem. Förvara dessa tillbehör någon annanstans, helst bredvid eller under skrivbordet där de är tillgängliga utan att vara ett hinder. Försök att packa dina saker i så få väskor som möjligt på väg till jobbet varje dag.
- Dra nytta av skåp eller pausrum för att lagra personliga tillhörigheter om ditt företag erbjuder dem.
- När du förvarar större tillbehör på golvnivå, försök att inte hindra befintligt gångutrymme.
Hela lådutrymmet i världen kommer inte att hjälpa dig om lådorna själva är en rörig röra.
Metod 3 av 3: introduktion av nya verktyg och resurser
- 1Investera i ett pappersfack. Om du inte redan använder ett pappersfack saknar du både viktigt utrymme på skrivbordet och ett ovärderligt organiseringsverktyg. Pappersfack har flera nivåer som du kan använda för att dela upp dina inkommande, utgående och pågående dokument, vilket kraftigt kommer att effektivisera ditt arbetsflöde. Det betyder att du aldrig kommer att behöva gräva igenom en bunt oordningspapper.
- Överväg att implementera två separata brickor: ett för aktuellt arbete och ett för filer du inte behöver men ännu inte har arkiverat.
- Du kan också använda ett pappersfack för att sortera och svara på obesvarade e-postmeddelanden som har lagts upp.
- 2Arkivera dokument i rutor. Papper som du inte behöver dagligen kan beställas, häftas eller läggas i manila-mappar och stoppas i märkta förvaringslådor. Du kan sedan hitta en plats för dessa lådor runt ditt skrivbord eller kontor eller i ditt företags specificerade dokumentlagringsanläggning.
- Förvaringsboxar skyddar viktiga dokument från skador, spill och av misstag att de förvaras eller kastas ut.
- Se till att alla lådor är ordentligt märkta och arkiverade systematiskt.
- 3Förvara dina skrivredskap på ett ställe. För att förhindra att lösa pennor, pennor och överstrykningspennor försvinner på skräplådans botten, lägg ihop dem och gruppera dem i en bricka eller en kopparrangör. Skapa ett hem för arrangören någonstans på skrivbordet så att du alltid har ett skrivredskap till hands.
- Kasta redskap som är trasiga, torkade ut eller inte har hatt.
- Glöm inte att förvara några reservpaket med pennor och markörer i en nedre låda om du tar slut.
- 4Häng ett litet anslagstavla i närheten. Du kan använda ett enkelt anslagstavla för kork för att klara av meddelanden, hålla påminnelser om Post-It och hålla akuta dokument synliga. Om du har ett kontor för dig själv, montera anslagstavlan på väggen någonstans synlig. Om du arbetar i ett delat utrymme, försök att rigga det till en avdelare eller till och med på sidan av skrivbordet.
- Anslagstavlor är extremt rymdeffektiva, eftersom de gör att du kan ta bort föremål helt från skrivbordet.
- Att lägga ut personliga foton eller dekorationer på anslagstavlan frigör utrymme på skrivbordet för mer viktiga föremål.
Om du inte redan använder ett pappersfack saknar du både viktigt utrymme på skrivbordet och ett ovärderligt organiseringsverktyg.
- Gå igenom och rengör, plocka om och omorganisera ditt skrivbord varannan vecka. Det är inte mycket meningsfullt att skapa ett nytt system för att hålla ordning på dina saker om du inte håller fast vid det.
- Var uppmärksam på ditt vanliga arbetsflöde och fortsätt att effektivisera layout och konfiguration på ditt skrivbord. Effektiv organisation är ett pågående arbete.
- Kasta alltid papperskorgen direkt. Ju längre du väntar på att kasta ut det, desto mer sannolikt är det att du låter det vara avmarkerat.
- Om du arbetar i ett delat utrymme, se om dina kollegor skulle vara villiga att samarbeta med dig för att komma på platsbesparande organisationsåtgärder och lagringslösningar.
- Desktop-arrangörer
- Skrivbordslådor
- Papperskorg
- Förvaringslådor
- anslagstavla
- Papperskorg
- Ytterligare lagringsutrymme
