Hur skriver jag en periodisk rapport?

Inbjudande att läsa eftersom den förhindrar att rapporten verkar överbelastad med information — Detta gör rapporten mer presentabel och inbjudande att läsa eftersom den förhindrar att rapporten verkar överbelastad med information.

Den här artikeln förklarar de steg som krävs för att utarbeta en effektiv periodisk rapport för en organisation, affärsenhet eller anläggning. Denna metod är generisk och kan användas nästan överallt och är säker på att imponera, informera och påverka.

Steg

1

Samla in information och data som krävs för att fylla i din rapport. Informationen eller uppgifterna kan inkludera (men inte begränsat till) prestanda, aktuell status, utmaningar under perioden, aktiviteter som genomförts (och inte genomförts).
2

Börja med ett sammanfattande uttalande eller stycke som inte överstiger fyra rader. Sammanfattningen bör börja med ett ingående uttalande om hur anläggningen / organisationen / enheten presterade under perioden, och ange om det är normalt, exceptionellt, under par osv. Därefter, om det fanns oöverstigliga utmaningar, uttryck dem med så få ord som möjligt och hänvisa till en annan avsnittet i rapporten där utmaningarna förklaras i detalj. Det här avsnittet måste vara kort och bör därför fånga högst två olösta utmaningar eller bättre, en.
3

Följ upp sammanfattningen med en faktisk framställning av prestanda. Jämför uppnådda siffror mot mål där de är tillgängliga, med början med det viktigaste prestandamålet i ordningsföljd. Använd sammanfattade och totala data och begränsa detta avsnitt till en sida men planera att inkludera detaljerad information i bilagorna. Använd tabeller, diagram etc för att illustrera och lägga till en meningsförklaring för resultatet både positivt och negativt. Om föreställningen är kvalitativ till sin natur snarare än den kvantitativa, skriv ut dem i följande tematiska ordning: mål - aktivitet - uppnådda resultat. Efter att ha markerat prestationsprestationen, diskutera faktorer som ledde till prestationen, både positiva och negativa, helst med hjälp av numrerade / punktlistor.

Detta bör bestå av data som kan användas för att underbygga data som sammanfattas i rapporten.
4

Fånga den aktuella statusen för nyckelresurser. Dessa är de som gör det möjligt för dig att uppnå dina mål som kan omfatta personal, maskiner, anläggningar, energiresurser, budget, kontanter etc. Om det finns någon utmaning som uppstod under perioden med något av dessa, nämna personen / kontoret du meddelade utmaningen till och vilken åtgärd som har vidtagits eller som väntar på (inkludera datum för meddelandet och andra relevanta detaljer). Inkludera dessutom riskerna som är förknippade med de olösta utmaningarna samtidigt som du projicerar för framtida effekter. Vanligtvis är tabeller till nytta för att organisera detta avsnitt.
5

Fångstaktiviteter som genomförts under perioden. Inkludera aktiviteter som skulle genomföras men inte av någon anledning (vilket också måste anges). För aktiviteter som är långsiktiga och kan påverka prestanda, inkludera aktuell status och nästa stegåtgärd som du väntat plus den involverade personen / intressenten.
6

Förbered avsnittet med bilagor. Detta bör bestå av data som kan användas för att underbygga data som sammanfattas i rapporten.
7

Granska rapporten för noggrannhet och grammatik. Om det är möjligt, låt någon hjälpa dig med det sista viktiga steget. Kontrollera att fakta är korrekta och förmedlas på bästa möjliga sätt med ett enkelt språk. Kontrollera även grammatik- och stavfel och korrigera vid behov.
8

Skicka in rapporten och följ upp åtgärder.

Tips

Varje gång du presenterar information i en punktlista eller en numrerad lista, organiserar du dem i viktordning, börjar med den viktigaste informationen och försök alltid att begränsa listan till högst sju. Detta gör rapporten mer presentabel och inbjudande att läsa eftersom den förhindrar att rapporten verkar överbelastad med information. Försök också att använda mindre än fyra korta exakta meningar per punkt / numrerad artikel.
Det är allmänt känt att de flesta rapporter aldrig läses eller aldrig läses i sin helhet och det är därför som sammanfattningsavsnittet är det viktigaste eftersom det är där rapportläsarens ögon börjar. Sammanfattningsavsnittet i rapporten har därför störst inverkan och bör därför användas för att föra ledningens kännedom om alla större utmaningar och de ingripanden som krävs. Återigen bör det inte missbrukas genom att förmedla för många frågor eftersom det kommer att leda till "grå varg" -konsekvenser, vilket är oönskat.
Du kan använda standardformulär för att samla in data och information där det inte finns elektroniskt

Läs också: Hur får man ett fullständigt stipendium?