Hur importerar jag Excel till åtkomst?
Det blir enklare om du gör några enkla steg innan du importerar Excel-kalkylbladet till Access.
Access är en relationsdatabashanterare som låter dig importera en eller flera Excel-databaser till sitt system så att du kan matcha vanliga fält mellan eller mellan dem. Eftersom en enda Access-fil kan innehålla flera Excel-kalkylblad är programmet också ett utmärkt sätt att samla eller analysera stora mängder information. Först måste du dock importera Excel-kalkylbladet till Access. Detta kräver bara några viktiga steg.
Del 1 av 3: förbereder sig för att importera excel till access
- 1Öppna båda programmen på din dator. Du måste köpa och ladda ner ett Microsoft Office-paket som innehåller både Excel och Access. Du kan göra detta online via Microsofts webbplats.
- När programmen har laddats ner klickar du på "Start" i Windows och väljer "Alla program".
- Klicka på "Microsoft Office" och välj sedan "Access" (eller "Excel") i rullgardinsmenyn. Du kanske redan har skapat ett Excel-kalkylblad som någon annan har skickat till dig eller som du laddat ner från någon annanstans. Med Office på din dator kan du öppna det.
- 2Rensa upp ditt Excel-kalkylblad innan du importerar det till åtkomst. Det blir enklare om du gör några enkla steg innan du importerar Excel-kalkylbladet till Access. Nyckeln är att dina data måste vara konsekventa mellan importerade kalkylark.
- Det är en bra idé att se till att den första raden i Excel-kalkylbladet innehåller dina kolumnrubriker (eller fältnamn) och att dessa är mycket tydliga och lätta att förstå. Till exempel, för en kolumn som innehåller folks efternamn, kanske du vill kalla kolumnrubriken / fältnamnet "efternamn". Var tydlig och exakt eftersom det blir enklare när du försöker matcha kolumnrubriker i ett Excel-ark med ett annat.
- Med Access kan du länka vanliga fält mellan två eller bland många kalkylark. Låt oss säga att du har ett Excel-ark som innehåller löneinformation. Det inkluderar människors för- och efternamn, adresser och löner. Låt oss säga för argumentets skull att du vill matcha det arket i Access till ett andra Excel-ark som innehåller information om kampanjfinansieringsbidrag. Det andra arket innehåller människors namn, adresser och donationer. Vad Access låter dig göra är att matcha olika kolumnrubriker med varandra. Du kan länka namnhuvud för att se vilka personer med samma namn som visas i båda databaserna, till exempel.
- Skanna Excel-arken för att se till att varje typ av data hanteras på samma sätt och rensa upp dem innan du importerar dem till Access. Det måste vara vad Access kallar "relationellt". Till exempel, om det hypotetiska kalkylbladet för löner innehöll förnamn, efternamn och mellaninitial i en kolumn, men det andra kalkylarket endast innehöll förnamn och efternamn i separata kolumner, registrerar Access detta som ingen matchning. Det måste finnas matchande kolumnrubriker / fält.
- 3Dela information i en kolumn i Excel. För att ta hand om problemet kan du dela information i en kolumn i Excel så att den inte felaktigt registreras som en "ingen matchning" i Access.
- Som ett exempel kanske du vill dela upp förnamnet i sin egen kolumn, den mellersta initialen i sin egen kolumn och efternamnet i sin egen kolumn. Om det redan görs på samma sätt i det andra kalkylbladet, när du länkar, säg efternamn med efternamn i Access, ska det generera matchningar när namnen är desamma.
- För att dela en kolumn i Excel markerar du den kolumn som innehåller information du vill dela i. Klicka på "data" i verktygsfältet i Excel-programmet. Klicka på "text till kolumner." Generellt väljer du alternativet "avgränsat". Klicka på nästa.
- 4Fortsätt använda guiden för att dela sammanslagna kolumner. Nu är du redo att slutföra processen för att dela samman sammanslagen information i en kolumn i flera kolumner.
- Välj hur data i kolumnen "avgränsas". Det betyder att varje information i kolumnen är åtskild av något. De vanligaste alternativen inkluderar ett mellanslag, ett komma eller ett semikolon. Informationen är ofta bara åtskilda av ett mellanslag. Som i följande exempel: låt oss säga att namnet "John A. Doe" visas i en enda kolumn. Förnamnet John är åtskild från mitten initial A med ett mellanslag. Efternamnet Doe är åtskilt från mitten initialen A med ett mellanslag. Så välj mellanslag i den avgränsade guiden.
- Klicka på nästa. Klicka på Slutför. Programmet ska dela upp John, A. och Doe i tre kolumner. Du kan sedan ge de nya kolumnerna nya rubriknamn för att ange vilken typ av information som finns i dem (efternamn, förnamn, etc.). Det är en bra idé att skapa flera tomma kolumner till höger om de data du delar innan du gör det eftersom det kommer att skjuta in data i de nya tomma kolumnerna (istället för kolumner som redan innehåller information).
Del 1 av 3: förbereder sig för att importera excel till access.
Del 2 av 3: importera excel till access
- 1Öppna åtkomstprogrammet på din dator. Gå till startmenyn, välj Microsoft Office och klicka på Microsoft Access. Du måste öppna en ny tom Access-databas för att importera Excel-arket till den.
- Välj " tom skrivbordsdatabas " för att skapa en ny databas i Access-programmet.
- Ge det ett nytt namn om du vill. Klicka på "skapa".
- 2Importera ett Excel-kalkylark till åtkomst. Nästa steg är att dra Excel-kalkylbladet (eller mer än ett) till Access-databasen.
- Klicka på "Extern data" i verktygsfältet när du befinner dig i Access-databashanteraren. Välj "Excel". I vissa versioner av Access hittar du den här funktionen genom att klicka på "fil" i verktygsfältet och "Få externa data."
- Där det står "filnamn" klickar du på "bläddra". Detta gör att du kan hitta ditt Excel-ark på din dator.
- Lämna kryssrutan som säger "importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen." Det kommer att kontrolleras som standard.
- När du hittar Excel-kalkylbladet som du vill importera på din dator, klicka på det. Klicka på "OK". Detta tar dig in i guiden för att importera Excel till Access.
Rensa upp ditt Excel-kalkylblad innan du importerar det till åtkomst.
Del 3 av 3: Använd guiden för att slutföra importprocessen
- 1Gå igenom stegen på guiden som visas inom åtkomst. För att slutföra processen med att importera kalkylarket måste du slutföra stegen i guiden.
- Välj kalkylbladet i Excel-kalkylbladet som du vill importera. Ibland är detta enkelt eftersom Excel-kalkylbladet bara är ett ark. Ibland skapar dock flera sidor i ett enda Excel-kalkylblad, vilket du kan se genom att klicka på flikarna längst ner i kalkylarket. Om så är fallet måste du berätta åtkomstguiden vilket kalkylark du väljer. Klicka på nästa.
- Nästa sida har en ruta som frågar om den första raden i Excel-arket har kolumnrubriker. Detta betyder raden i ett kalkylblad som identifierar uppgifterna i varje kolumn (t.ex. efternamn, adress, lön etc.). Det är en bra idé om du först rensar upp ditt Excel-ark för att se till att den första raden har tydligt definierade kolumnrubriker. Kontrollera sedan ja att den första raden innehåller kolumnrubriker. Detta är det enklaste tillvägagångssättet. Klicka på nästa.
- Om din första rad inte innehåller kolumnrubriker, frågar nästa sida dig om du vill byta namn på vad som kallas "fält" i Access (det här är kolumnrubriker). Om du inte redan namngav varje fält något tydligt och lätt att känna igen innan du importerade (rekommenderas) kan du göra det här.
- 2Avsluta importprocessen. Det finns bara några steg kvar i importprocessen. Nästa sida i guiden frågar om du vill identifiera en primär nyckel.
- Du behöver inte göra detta, men det kan du. En primärnyckel betyder att datorprogrammet tilldelar varje informationsrad ett unikt nummer. Detta kan vara till hjälp senare vid sortering av data. Klicka på nästa.
- Den sista skärmen i guiden har ett mellanslag som ger ett standardnamn. Du kan ändra namnet på det Excel-ark som du importerar (det blir en "tabell" i Access till vänster på sidan när du är klar med importen).
- Klicka på "importera". Klicka på "stäng". Du ser ditt bord till vänster på skärmen. Det importeras nu inom Access.
- Om du vill länka mer än en datamängd, upprepa denna process med ett annat eller flera Excel-kalkylblad. Nu är du redo att matcha data i arken i Access.
Du måste öppna en ny tom Access-databas för att importera Excel-arket till den.
- Om Excel-filen kommer från en annan version av Office än Access kan du ha problem med att importera filer smidigt.
- Det kan inte understrykas tillräckligt: Du måste städa upp ditt Excel-kalkylblad innan du importerar det. Delvis innebär detta att du analyserar de data du har för problem.
- Spara alltid en kopia av dina ursprungliga kalkylark, så om du förstör dem kan du upprepa processen.
- Du kan inte importera mer än 255 fält till Access.
Frågor och svar
Obesvarade frågor
- Hur skriver jag ut en adressetikett från en Access-fil?
Relaterade artiklar
