Hur skapar jag en kunddatabas?

Köp programvara för att skapa databaser. Välj en produkt som är kompatibel med ordbehandlingen och andra programverktyg som används i verksamheten. Detta gör det lättare att importera eller exportera data från andra källor, vilket gör det möjligt att undvika att mata in en stor mängd data i den nyskapade databasen.

Bestäm vilken typ av information som kommer att finnas i kunddatabasen. De flesta mönster kommer att innehålla information som företagsnamn, postadress, fysisk adress, kontaktnamn, telefon- och faxnummer och e-postadresser. Ytterligare data såsom information om avtalsvillkor, prissättning och anteckningar om väntande uppgifter som är associerade med varje klient ingår ofta i den data som samlas in och underhålls i denna typ av elektronisk resurs.

Tänk på möjliga användningsområden för databasen. Tillsammans med att tillhandahålla en central resurs för att hämta viktiga data, tänk på vilka typer av rapporter som kan skapas med hjälp av data, eller om databasen är avsedd att användas som en resurs för att generera adressetiketter, e-postlistor eller till och med listor att använda i faxsändning. Att hålla detta i åtanke kommer att hjälpa dig att bestämma hur du ska namnge vart och ett av fälten som kommer att innehålla data, och underlätta processen att skapa rapportformat som drar från dessa fält.

Ordna datafälten. Skapa en enkel mall som följer en logisk sekvens när det gäller att ange namn, adresser och annan kontaktinformation. Genom att göra det blir det lättare att flytta från ett fält till nästa med ett minimum av avbrott och slutföra inmatningen av en ny kundpost inom en rimlig tidsperiod.

Ställ in behörigheter för vart och ett av fälten. Detta inkluderar att identifiera vilka fält som ska inkluderas i rapportformat samt vilka som kan tjäna som bas för att sortera eller söka i databasposterna. Att tilldela rätt behörigheter till varje fält kommer att påskynda hämtningen av rätt data när och när det behövs.

Förbered rapportformat. Några grundläggande format som kan användas ofta är ofta tillräckliga, även om nyckelanvändare kan få möjlighet att skapa anpassade rapporter som inkluderar fält som är relevanta för användarens jobbposition och åtkomstnivå till kunddata.

Upprätta inloggningsuppgifter och åtkomsträttigheter. En användbar kunddatabas inkluderar möjligheten att skapa inloggningsuppgifter som endast tillåter auktoriserade anställda att få tillgång till informationen. Att gå vidare, tilldela olika nivåer av rättigheter ser till att varje användare kan se, ändra och mata in data som är relevanta för sitt jobbansvar, men inte kan se annan information som är användbar för annan personal.