Hur organiserar och rensar jag Outlook Express-adressboken?
Låt oss börja; öppna din Outlook-adressbok genom att klicka på ikonen för adressboken.
Många adressböcker är ganska oorganiserade med adresser som aldrig används, e-postadresser i kolumnen "Namn", felstavade namn, okapitaliserade namn och duplicerade adresser eller namn. Känner du igen din adressbok här?
- 1Låt oss börja; öppna din Outlook Express-adressbok genom att klicka på ikonen för adressboken.
- 2Titta ner i listan och hitta eventuella e-postadresser som inte längre behövs, välj dem med ett vänster musklick och klicka sedan på ikonen <radera>. Alternativt sätt <Höger mus> klicka på eventuella oanvända adresser och välj <Radera> i rullgardinsmenyn. Upprepa tills alla oanvända adresser är borta.
- 3Kontrollera listan över e-postadresser igen och leta reda på en där e-postadressen visas i fältet "namn" (kolumn). Dubbelklicka på den e-postadressen och ett "Egenskaper" -fönster dyker upp. Lägg märke till ett antal flikar längst upp och börja med "Sammanfattning" sedan "Namn" och "Hem". Klicka på fliken <Namn> och i nästa fönster notera "Förnamn" -rutan är redan i redigeringsläge, börja bara skriva i den rutan med versaler och bara resten av förnamnet, inte efternamnet. Klicka sedan i rutan "Efternamn‿ (eller flik två gånger för att få den blinkande markören där) och ange kontaktens efternamn där. E-postadressen kommer att finnas kvar i e-postrutan. När namnen matas in korrekt klickar du på OK
- 4Upprepa för varje e-postadress som visas i namnfältet. Leta nu efter eventuella poster där det kanske bara finns ett namn antingen efternamn eller förnamn eller felstavat eller okapitaliserat. Dubbelklicka på var och en och redigera dem enligt ovan tills din adressbok ser lite mer professionell ut.
- 5För att organisera lite längre, låt oss säga att du har några namn i din adressbok som du sällan använder men ändå vill behålla dem. En annan instans kan vara några kontakter från en klubb, kyrka eller arbete som tar plats i din adressbok och du använder dem sällan. Så här grupperar du dem i separata mappar.
- 6Öppna adressboken, klicka med musen (välj) "delade kontakter‿, och klicka sedan på ny> ny mapp i rutan som kommer in. Ange ett lämpligt namn för en grupp e-postmeddelanden som du vill hålla tillsammans. Klicka på OK och märker din nya mapp listad i vänster panel.
- 7Det enklaste sättet att få namnen till den nya mappen är att välja varje namn och dra och släpp dem i den nya mappen en i taget. Om du hade ett namn som du vill ha i båda mapparna håller du ned Ctrl- tangenten medan du drar och släpper för att kopiera det till den nya mappen.
Dubbelklicka på var och en och redigera dem enligt ovan tills din adressbok ser lite mer professionell ut.
- Om du har tagit dig tid att organisera din adressbok, ta ytterligare två minuter till att "spara" e-postadresserna till ett annat lagringsmedium, 3,5" diskett, CD eller annan enhetsplats. Öppna adressboken och gå till < Arkiv> <Export> <Adressbok (WAB)...>, namnge adressboken något som "Adress feb 2006" och spara sedan på det valda mediet där det är säkert om din dator kraschar eller om du köper en ny dator. detta regelbundet.
