Hur tillämpar jag 4d-metoden på e-post?
Varje gång du öppnar din inkorg, använd 4D-metoden på alla e-postmeddelanden tills du har noll olästa meddelanden igen.
Har du många olästa e-postmeddelanden? Har du så mycket att göra och vet inte var du ska börja? Prova 4D-metoden för att organisera din arbetsbelastning och dina e-postmeddelanden. Fråga dig själv följande frågor för varje e-post eller uppgiftsförfrågan: (1) Behöver detta göras? Om ja, (2) Behöver det göras av mig? Om ja, (3) Kan jag göra det omedelbart? Om nej, (4) När kan jag göra det? Oavsett svaret, svara omedelbart till avsändaren.
- 1Stäng din inkorg. För att börja ha kontroll över dina inkommande e-postmeddelanden, stäng först inkorgen och tänk på strukturen du vill tillämpa. Använd verktyg för att filtrera och organisera dina e-postmeddelanden. Bestäm hur ofta och vid vilka tillfällen du ska kontrollera dina e-postmeddelanden. Beroende på dina jobbbehov kan det vara allt från en gång i veckan till fem gånger per dag.
- 2Hantera nya inkommande meddelanden. Sedan bearbeta äldre olästa e-postmeddelanden. När du väl har bestämt dig för när du ska behandla e-postmeddelanden och uppgiftsförfrågningar, till exempel en gång på morgonen och en gång på eftermiddagen, tillämpar du 4D-metoden på alla nya inkommande e-postmeddelanden. Planera tid i din agenda för att arbeta igenom äldre meddelanden i omvänd kronologisk ordning. Vid någon tidpunkt har du gått så långt tillbaka att du helt enkelt kan välja alla och markera som läst.
- 3Radera. Fråga dig själv om den här uppgiftsförfrågan verkligen behöver göras eller kan den raderas? Till exempel, om någon ber dig översätta ett visst dokument, men det har beslutats att en översättning inte kommer att behövas, svarar du bara avsändaren och informerar dem om att denna uppgift inte längre är ett krav. Markera e-postmeddelandet som läst, arkivera det och / eller ta bort det.
- 4Delegera. Behöver denna uppgift göras av dig? Om en uppgiftsförfrågan måste göras, fråga dig själv om det är du som måste göra det. Till exempel, om någon ber dig att ge dem en tredimensionell ritning av en motor, och detta inte är ditt kompetensområde, skicka ett svar till avsändaren och ange just det. Inkludera den person som är ansvarig för denna uppgift och be att antingen uteslutas från alla efterföljande e-postmeddelanden eller endast placeras i kopia.
- 5Do. Kan denna uppgift göras just nu? Om uppgiftsförfrågan kan göras på mindre än tre minuter, gör det nu, även om du är extremt upptagen och har brådskande tidsfrister. Om någon till exempel ber dig om ett visst referensnummer, leta upp det och svara omedelbart. Detta kommer att slutföra uppgiften och undvika en ny punkt med låg prioritet som läggs till i din att göra-lista.
- 6Uppskjuta. Om en uppgiftsförfrågan inte kan raderas måste den göras av dig, men du kan inte göra det just nu, öppna din agenda och planera den. Ta hänsyn till önskad tidpunkt, liksom dina andra prioriteringar. När du har schemalagt det svarar du på avsändaren och säger varför du inte kan göra det just nu och när de kan förvänta sig din feedback.
För att tillämpa denna metod effektivt måste du strikt hantera din agenda.
- För att kunna använda den här metoden effektivt måste du hantera din agenda. Om du tisdag planerade att göra en lågprioritetsuppgift på torsdag, men på onsdag kommer en brådskande uppgift, måste du väga prioriteringarna och bestämma. Antingen skjuta upp uppgiften du planerade på tisdag eller skjuta upp den nya uppgiften. Hur som helst, låt dem som begär det få veta.
- Varje gång du öppnar din inkorg, använd 4D-metoden på alla e-postmeddelanden tills du har noll olästa meddelanden igen. Om du inte har tillräckligt med tid, planera ett extra ögonblick varje dag för att bearbeta e-post.
- Överväg att låta dina medarbetare veta att du läser och bearbetar e-postmeddelanden enligt ett visst schema. Se till att hålla dig till det schemat oavsett vad.
Läs också:
Relaterade artiklar
