Hur arkiverar man IBM-anteckningar?
Om du använder IBM Notes för skolan eller jobbet kan det redan finnas arkivinställningar på plats.
Om du får slut på utrymme i din IBM Notes-e-post men inte är redo att ta bort e-postmeddelanden, kan du överväga att arkivera dem. Arkivera e-postmeddelanden innebär att du kopierar meddelanden till en annan plats på din dator. Lär dig hur du arkiverar IBM Notes för att frigöra utrymme i ditt konto medan du sparar de ursprungliga e-postmeddelandena. Det hjälper också din dator och programvara att köra med högsta prestanda.
- 1Begränsa din e-poststorlek. Håll din e-postfilstorlek mindre än 500 MB. (Vissa organisationer kan kräva en strängare begränsning, till exempel 200 MB.)
- Kontrollera din datastorlek genom att gå till Arkiv, databas, Egenskaper. I Lotus 8, gå till Arkiv, Program, Egenskaper.
- Klicka på fliken "i". Siffran efter "Disk Space" är hur mycket data du för närvarande har på IBM Notes.
- 2Lär dig din organisations förutbestämda inställningar. Om du använder IBM Notes för skolan eller jobbet kan det redan finnas arkivinställningar på plats. Detta hjälper organisationer att kontrollera mängden e-postmeddelanden per användare, liksom den allmänna prestandan för datorer inom organisationen. Om arkivinställningar redan är upprättade, prata med din tekniska personal för att se om de kan ändras.
- 3Bestäm önskade arkivinställningar. Du kan arkivera alla IBM Notes-e-postmeddelanden eller välja specifika e-postmeddelanden. Du måste också bestämma hur ofta du vill att IBM Notes ska arkiveras.
- Öppna lämpligt program (Mail).
- Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.
- Gå till fliken Kriterier och se till att "Standard för senast ändrad" är valt.
- Klicka på "ok" för att spara ändringarna.
- Se till att Kriterierna är aktiverade.
- 4Schemalägg automatiska arkiv. Schemaläggning av automatiska arkiv säkerställer att du arkiverar regelbundet och konsekvent. Det sparar också tid.
- Öppna lämpligt program (Mail).
- Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.
- Gå till fliken Schema. Se till att "Schemalägg arkivering" är valt.
- Välj lämplig tid och dag för att din dator ska arkivera dina filer.
- 5Arkivera IBM-anteckningar manuellt. Även om du schemalägger automatisk arkivering kan du fortfarande arkivera manuellt när som helst.
- Öppna lämpligt program (Mail).
- Öppna e-post eller mapp som du vill arkivera.
- Gå till Åtgärder, Arkivera, Arkivera nu.
- Klicka på Ja för att arkivera enligt dina förutbestämda inställningar.
- 6Arkivera med dra och släpp-metoden. Detta är helt enkelt ett annat sätt att manuellt arkivera IBM Notes.
- Öppna lämpligt program (Mail).
- Öppna e-post eller mapp som du vill arkivera.
- Välj lämpligt meddelande.
- Dra meddelandet / meddelandena till önskat arkiv i navigeringsfönstret.
- 7Visa arkiverade meddelanden. Även om du har arkiverat ett e-postmeddelande kan du ändå behöva komma åt det då och då. Din arkivfil efterliknar de mappar du har ställt in i ditt IBM Notes-konto. Allt kommer att förbli organiserat som du designade det för.
- Öppna lämpligt program (Mail).
- Klicka på Arkiv i navigeringsfönstret.
- Välj lämpligt arkiv (dvs. standard för senast modifierad).
Detta är helt enkelt ett annat sätt att manuellt arkivera IBM Notes.
- Säkerhetskopiera viktiga e-postmeddelanden. Om du har viktiga e-postmeddelanden i IBM Notes, se till att kopiera dem till en annan plats, till exempel en CD eller DVD. Detta ger dig en extra kopia om något händer med servern eller kopian som lagras på din persondator.
- Ta bort gamla och onödiga meddelanden, särskilt om de innehåller bilagor. Detta kommer också att minska din datastorlek och hjälpa datorns prestanda.
Relaterade artiklar
