Hur man använder Omniplan?

Sätt in projektets milstolpar. Milstolpar är små minimål som markerar ditt projekts framsteg. För att skapa en, klicka på Struktur för att öppna en meny. Från den menyn, håll muspekaren över Lägg till och välj Milestone. Du kan flytta din milstolpe under de uppgifter som behövs för att genomföra den genom att klicka till vänster om den och dra den till sin nya plats.

• Ett projekt för att utforma ett nytt transitprogram kan till exempel innehålla milstolpar som att hålla intressentmöten, genomföra ryttarundersökning, träffa transittjänstemän, identifiera behov, utforma rutter, skapa en budget och säker finansiering.
• Du kan också använda genvägen Command-Shift-M
• Om du vill göra en uppgift till en milstolpe kan du göra det under skärmen "Uppgiftsinfo". Uppgiftsinfo-ikonen finns på verktygsfältet längst upp till höger på skärmen. Ikonen är tre långsträckta ovaler staplade vertikalt.

Lista de uppgifter som behövs för att slutföra projektet. Klicka på Struktur för att öppna en ny meny, håll sedan muspekaren över Lägg till och välj Uppgift. Du kan sedan ange start- och slutdatum för din uppgift och en beskrivning av det arbete som ska utföras. För att ordna om dina uppgifter klickar du bara till vänster om uppgiften du vill flytta och drar den till sin nya plats. Du kan göra detta från huvudskärmen.

• Om du redan har en uppgift kan du helt enkelt trycka på retur.
• Nya uppgifter visas antingen under en vald uppgift eller längst ner i listan om ingen uppgift är vald.
• Om du uppdaterar uppgifterna låter programmet spåra deras framsteg mot slutförandet.

Gruppera uppgifter som går samman. Dessa uppgifter kan vara relaterade till varandra, del av samma milstolpe eller beroende av varandra. Välj de uppgifter du vill gruppera och klicka sedan på Struktur för att öppna menyn. Välj Grupp. Uppgifterna indragas sedan under en överordnad uppgift som låter dig spåra gruppens framsteg.

• Alternativt kan du använda kortkommandot Option-Command-L för att skapa din grupp.
• Om du vill kan du ändra färgen på uppgifterna i en viss grupp genom att klicka på fliken Stilar och välja en färg. Genom att göra olika uppgiftsgrupper i olika färger kan du få en bättre bild av ditt arbetsflöde och projektkrav.

Använd uppgiftsberoende rader för att visa vilka uppgifter som måste slutföras först. Välj dina uppgifter och klicka sedan på Anslutning, vilket skapar ett beroende. Den här knappen finns på verktygsfältet längst upp till vänster på skärmen. Alternativt kan du klicka på pilen i slutet av en uppgift och dra markören för att skapa en linje till början av nästa uppgift. Det finns fyra olika typer av beroendelinjer som du kan använda i Omniplan:

• Ett "Slutför-start" -beroende betyder att när den första uppgiften är klar kan den andra uppgiften starta.
• Ett "Start-Finish" -beroende betyder att när den andra uppgiften startar kan den första uppgiften avslutas.
• Ett "Start-Start" -beroende betyder att när den första uppgiften startar kan den andra uppgiften också starta.
• Ett "Finish-Finish" -beroende betyder att när den första uppgiften är klar kan den andra uppgiften också avslutas.

Ställ in längden på din uppgift. I uppgiftsvyn ställer du in varaktigheten genom att skriva antalet dagar eller veckor som uppgiften tar i varaktighetskolumnen. Alternativt kan du dra det solida fältet till höger om uppgiften tills det representerar rätt varaktighet. När du ändrar en av dessa kolumner ändras den andra för att återspegla samma varaktighet.

• Du kan använda bokstaven "d" för att representera "dagar", bokstaven "w" för att representera "veckor" och bokstaven "m" för att representera "månader" när du anger din varaktighet.
• När du skapar beroenden ser programmet till att dina uppgiftslängdslinjer matchar.

Håll dina uppgifter uppdaterade så att du kan spåra dina framsteg. Du kan ändra slutförandestatus för projekt för att visa om projekt är på rätt spår. För att ändra slutförandestatusen för ett projekt, ändra slutförandeprocenten i kolumnen "Slutförd" eller "Uppgiftsinformation". Alternativt kan du dra statusfältet för att återspegla den aktuella utvecklingen.

• Du kan använda funktionen "komma ikapp" för att uppdatera uppgifter när saker och ting är enligt schemat.
• Om en uppgift ligger bakom schemat eller måste flyttas kan du använda funktionen "Planera om" för att ändra datum.

Använd visningsomkopplaren för att byta till resursvy. Det är här du kommer att ange de arbetare, utrustning och material som du behöver för att slutföra ditt projekt. Du kommer att kunna hantera människors tid och ansträngningar. Du kommer också att kunna se hur många material du behöver och använder.

• Visningsomkopplaren finns längst upp till vänster på skärmen. Det står "vy" under den. Den består av ikoner som representerar varje sidvy i programmet. För att byta vy behöver du bara klicka på den ikon du vill ha. Till exempel ser kalenderikonen ut som en kalender.

Skriv namnet på din första resurs för att komma igång. Du kan skriva in en persons namn, namnet på en maskin du använder eller namnet på ett material. Använd det namn som fungerar bäst för dig.

• Du kan till exempel skriva "Karen", "HP Laptop" eller "Reams of paper."

Tryck på retur för att lägga till nästa resurs. Detta kommer att flytta dig till nästa rad. Du kan fortsätta att trycka på retur och ange resursnamn tills du har angett alla objekt du behöver för att slutföra ditt projekt.

Ändra kategorierna för varje resurs för att återspegla typen. Du kan ange en resurs som "personal", "utrustning" eller "material". Klicka på ikonen i kolumnen "typ" till vänster om resursnamnet för att öppna urvalsmenyn. Personalen kommer att inkludera alla dina anställda eller bidragsgivare. Utrustning inkluderar alla maskiner eller verktyg du använder, till exempel en dator. Materialet innehåller föremål som anses vara förbrukningsbara, såsom papper.

• Det finns en plats att ange detaljer under varje resurs. Om du vill kan du ange anställdstitlar eller annan information i detta utrymme.

Redigera kolumnen "enheter" om en resurs endast är tillgänglig en del av tiden. Kolumnen "Enheter" representerar hur mycket av en resurs tid ägnas åt ditt projekt. Till exempel kan en anställd arbeta med två olika projekt, vilket innebär att de bara är tillgängliga för ditt projekt 50% av tiden. Du kan ändra procentsatsen som anges under "Enheter" för att återspegla detta.

• Klicka bara på det nummer du vill ändra och skriv in den nya procentsatsen.

Lägg till en kostnadskolumn för att spåra hur mycket varje projekt kostar. Klicka på Lägg till och välj sedan Kostnad. Du kan lägga till per kostnad / timme eller kostnad / användning. Kostnad / timme fungerar bra för anställda, medan kostnad / användning kan spåra saker som papperskostnader eller kopieringskostnader.

• Detta steg är valfritt.

Tilldela dina resurser till uppgifterna. Klicka på en ej tilldelad uppgift och dra den sedan till en resurs tidslinje. Tidslinjen visas till höger om resursens namn. Detta kommer att tilldela projektet till resursen.

• Du kan också göra detta i Aktivitetsvy. Välj det projekt som du vill tilldela och klicka sedan på Uppdrag. Välj alla resurser du vill tilldela projektet.
• I vissa fall kan du se att dina arbetsvaraktigheter ändras. Detta kan inträffa för att matcha medarbetarens tillgängliga timmar. Till exempel kan en anställd som arbetar halvdagar ta längre tid att slutföra en uppgift än en anställd som arbetar heltid. Detta hjälper dig också att undvika för mycket arbetstagare genom att tilldela dem för många uppgifter.

Använd visningsomkopplaren för att byta till kalendervyn. Detta öppnar ditt arbetsschema så att du kan göra ändringar. Det ska visa dig alla datum inom projektets tidslinje.

• Du kommer att se verktygsfältet i det övre vänstra hörnet på skärmen. För att byta vy behöver du bara klicka på ikonen du vill ha. För kalender klickar du på kalenderikonen.

Justera arbetstiden för att återspegla ditt schema. Programmet är som standard ett schema från måndag till fredag med arbetstid från 8:00 till 17:00. Du kan dock ändra detta efter behov genom att dra eller ändra storlek på dina arbetsblock. För att dra ett block till ett nytt område, klicka på det och flytta markören. För att ändra storlek, klicka på hörnet på rutan och dra sedan markören för att expandera rutans storlek.

• Du kan skapa individuella arbetsscheman för anställda eller projektbidragare genom att klicka på personens namn i kolumnen "Resurser". Du kan sedan ange deras schema i kalendern på samma sätt som du angav projektschemat.
• Du kan också ändra arbetstiden under avsnittet "Projektinfo", vilket är samma avsnitt som du öppnade tidigare när du ställer in din tidslinje. Redigera sedan timmarna under rutan " Omvandlingsenhetsomvandlingar ".

Ange din semester och lediga dagar. Klicka på fliken Extra och utanför timmar högst upp på din kalenderskärm. Använd pilarna för att flytta din kalender till den månad då off-dagen inträffar. Klicka sedan på veckan för att lägga till din lediga dag. Tryck på shift-tangenten och dra markören över den tid du vill ta av, vilket skapar en röd ruta för att visa att den är avstängd.

• Detta uppdaterar automatiskt ditt schema så att dessa dagar inte räknas med i din uppgiftsvaraktighet, vilket kan få dig att visas bakom schemat.
• Om du vill lägga till dagar för en viss anställd, klicka på deras namn under "Resurser" innan du anger ledigheten.