Hur hanterar jag e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler?
Från Outlook-e-post, åtgärder, regler och varningar, skapa nya regler för varje enskild grupp eller person som du regelbundet får e-post från och dirigera dessa e-postmeddelanden för att flyttas till en viss mapp under inkorgsmappen.
Det låter enkelt, men är det? Gör du rätt steg? Det finns ett sätt att hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook Mail Folders, men det är inte alltid uppenbart hur man gör det effektivt.
- 1Identifiera individer eller grupper av människor som du regelbundet får e-post från.
- 2Från Outlook-e-post, åtgärder, regler och varningar, skapa nya regler för varje enskild grupp eller person som du regelbundet får e-post från och dirigera dessa e-postmeddelanden för att flyttas till en viss mapp under inkorgsmappen.
- 3Bestäm om du vill A) varnas när du får ett specialmeddelande från denna person eller grupp och / eller B) markera det som läst omedelbart. Granska de andra handlingsalternativen för att se om de kan hjälpa dig ytterligare.
- 4Skapa nya regler för varje enskild grupp eller person som du regelbundet skickar e-post till och rikta dessa e-postmeddelanden att flyttas som en kopia av e-postmeddelandet du skickar till en specifik mapp under den skickade mappen.
- 5Basera på prioritet, bestäm när och i vilken ordning du vill sluta bearbeta en regel. Detta är särskilt viktigt när du arbetar med regler som hanterar e-postmeddelanden du skickar - annars sparar du flera kopior av samma e-post.
- 6Ha en skickad regel längst ner på alla skickade regler med avbrytande av bearbetning. Denna regel kommer att fånga alla e-postmeddelanden som inte placerades i enskilda undermappar.
- 7Utvärdera löpande de skickade e-postmeddelandena som skickas till den skickade mappen som inte flyttas till en annan undermapp. Antalet meddelanden i mappen Skickat kan ange när det är dags att skapa nya underkategorier för skickat e-postmeddelande.
- 8Utvärdera fortlöpande e-postmeddelandena till inkorgen och flyttas inte till någon annan underkategori. Antalet meddelanden i huvudmappen för inkorg kan avgöra när det är dags att skapa nya underkategorier för mottagen e-post.
- Nyckeln till att hantera e-post med Microsoft Outlook är att lära sig att skapa e-postkategorier och prioritera dina e-postmeddelanden - tänk på det som beskärning och ogräsrensning av din e-postträdgård - så att du kan dra nytta av den information du har tillgänglig.
- Överväg att ändra egenskaperna för mappar så att det totala antalet artiklar visas istället för det totala antalet olästa objekt, särskilt om du redan får varningar för att viktiga nya meddelanden tas emot.
- För mapparna du skapar för Skickad post, justera vyn (högerklicka på mappens visnings- / sorteringsfält, Anpassa aktuell vy, Fält osv.) För att ta bort Från och mottaget och lägg till fältet Till och skickat.
- När de skickade och mottagna e-postmeddelandena har kategoriserats är det lättare att se var "e-posttillväxt kommer ifrån och bestämma var du ska beskära och skapa nya grenar.
- Annonsering av e-postmeddelanden kan till exempel vara värt att granska när de först anländer, men de blir snart inaktuella och kan tas bort. Bankmeddelanden och kvitton som du kanske vill hålla kvar längre.
- Du kanske också vill lägga till andra användbara fält i mappens vy. Storlek låter dig se och sortera efter meddelandets storlek. Du kan bestämma dig för att ladda upp dina e-postmappar med större e-postmeddelanden och hantera dem utanför e-postmeddelandet (dvs. spara viktiga bilagor eller spara ett helt e-postmeddelande på plats utanför Outlook).
- Behöver du hjälp med skräppost i Outlook? spambayes. Det går snabbt. Det är lätt. Det är gratis.
Antalet meddelanden i mappen Skickat kan ange när det är dags att skapa nya underkategorier för skickat e-postmeddelande.
- När antalet meddelanden i en mapp närmar sig ett visst antal (50? 100? 200?) Är det dags att utvärdera ogräs, beskärning, underkategorisering av dina e-postmeddelanden i den mappen.
- Du bör göra din hemversion av Outlook till ditt testfall för att skapa Outlook-e-postregler innan du gör ändringar i din arbetsversion av Outlook (eller vice versa, beroende på vilken du bryr dig om mer).
Läs också: Hur får man gratis Twitter-följare?
Frågor och svar
- Hur tar jag bort regler?Överst bör du klicka på fliken "hem". Det finns en knapp som säger "regler". Klicka på det och klicka sedan på "hantera regler." Du kan radera en regel där.
- Hur kan jag radera e-post som är äldre än tio dagar?Du tar bort den från inkorgen som med andra e-postmeddelanden.
- Hur ser jag det totala antalet e-postmeddelanden i min inkorg?Högerklicka på mappen, klicka på Egenskaper, kontrollera: visa ett totalt antal objekt.
- Hur kan jag skapa eller lägga till en ny mapp i mitt Outlook-e-postkonto?Om du vill skapa en mapp specifikt för en regel, högerklickar du på 'inkorg' (eller någon befintlig mapp / tomt utrymme) på skärmen för mappval och väljer 'skapa ny mapp'. Du kan sedan namnge det, och det kommer att finnas där. Om du vill skapa en som inte är för en regel kan du gå till mappfliken högst upp och klicka på "ny mapp".
Obesvarade frågor
- Kan jag ställa in det så att vissa e-postmeddelanden, som annonser, går till en fil och efter 10 dagar raderas?
- Hur placerar jag mina e-postmeddelanden i MS Outlook när jag är på semester?
- Hur inkluderar jag en hel grupp i säker avsändarlista i Microsoft Outlook?
