Hur hanterar jag dokument på en Mac?

Ha en central plats där du lagrar dina dokument. Var lagrar du dina dokument och filer? Det är enkelt att spara en fil på skrivbordet eller andra mappar inom räckhåll, men det blir en mardröm om du återfår filerna nästa gång. Så det allra första är att lagra dokument på ett ställe där du alltid kommer att lagra dokumenten. Även det kostar några fler klick. Genom att göra det skapade du grunden för att hantera dokument på Mac.

Kunna hämta dem. Markera och hämta, den andra faktorn för att hantera dokument på Mac. För att se till att du kan hitta dina filer när du behöver det, är det viktigt att skapa en symbol för Mac-användare, "Spotlight" är lätt nog att hitta allt, som titlar, filskapat datum osv. Vad mer, "Meta data" hjälper mycket. "Metadata" innehåller mycket information i dokumentet, som ämne, författare, typ, tid, storlek eller ISBN, etc. För Meta-informationen kan du använda för att hitta referenser genom att använda dokumenthanteringsprogramvaran. Genom att använda 'DMS' och 'Metadata' kan du hitta dina filer efter ämne, typ, storlek, datum eller till och med valfria nyckelord i innehållet! Precis lika enkelt som att använda spotlight!

Ha säkerhet. Hur kan du se till att din skapelse eller dina personliga filer har piratkopierats eller publicerats överallt på Internet? Det finns två metoder som kan göra det. Du kan ändra behörigheten under filens användning. Eller så kan du enkelt placera det i säkerhetsmappen i dokumenthanteringsprogramvaran, som mappen bara kan öppnas med ditt personliga lösenord.

Ha en distributionsmetod. "Distributionen", som dagens företag eller projekt, kan vi inte bara behålla våra skapelser i vår Mac, vi måste publicera eller skicka dokumenten till andra släktingar. Hur vi levererar vårt arbete till andra på ett säkert och korrekt sätt är en av de viktiga aspekterna i dokumenthanteringssystemet. Vanligtvis finns det tre olika metoder: 1).Print; 2). Nätverk; 3). Hård kopia. Och det mest bekväma, snabbaste och miljövänliga sättet är att dela ditt dokument via nätverk. Det finns många kända och gratis tjänster för delning av internetdokument, som Google doc och slideshare.com. Dessutom delar du filerna i ett lokalt eller kontorsnätverk behövs också. Normalt, med en smart delningslista i bra dokumenthanteringsprogramvara stöder alla utmatningsmedel och metoder.