Hur skriver jag ett brev som bevis på anställning?

Vem som kommer att skriva brevet måste du samla in den information som behövs för att skriva — När du förstår vem din publik är och vem som kommer att skriva brevet måste du samla in den information som behövs för att skriva ett fullständigt anställningsverifieringsbrev.

Ett bevis på anställningsbrev (dvs. ett anställningsverifieringsbrev) är en formell korrespondens, ofta skriven av en anställds arbetsgivare, till en begärande part i syfte att validera den anställdas arbetshistorik. Ett anställningsverifieringsbrev krävs ofta när en person ansöker om ett lån, försöker hyra fastigheter, ansöker om ett nytt jobb eller har någon annan anledning att verifiera sin anställningshistoria. När du skriver ett anställningsverifieringsbrev bör du förklara vem du är, ge en sanningsenlig sammanfattning av arbetstagarens uppgifter och verifiera anställningen. Allt detta bör göras på professionellt brevpapper och du bör vara säker på att ge din kontaktinformation samt din signatur. Läs instruktionerna nedan för anvisningar om hur du skapar ett fullständigt och korrekt bevis på anställningsbrev.

Del 1 av 2: förbereder sig för att skriva ett bevis på anställning

1
Överväg varför du ska skriva ett bevis på anställning. Beroende på vem din målgrupp är för din verifieringsbrev kan ditt innehåll och ton variera. Om du skriver ett anställningsverifieringsbrev för en finansiell institution kan du ta en mer professionell ton och du kan behöva inkludera finansiell information (t.ex. löner, provisioner, höjningar och bonusar). Däremot, om du skriver ett brev till en anställd som ansöker om nya jobb, kan din ton vara mer vänlig och du kanske utelämnar finansiell information.
- Att förstå syftet och omfattningen av ditt anställningsverifieringsbrev hjälper dig att skriva ett brev som bäst passar mottagarens behov.
2
Tänk på vem som ska skriva bevis på anställning. Normalt skrivs verifieringsbrev av arbetsgivare för de anställdas räkning. I den här situationen kommer en anställd troligen att kontakta dig, arbetsgivaren, och be dig om ett verifieringsbrev för ett specifikt syfte. Å andra sidan kan det vara möjligt för en anställd att själv skriva ett verifieringsbrev. I den här situationen kommer du, arbetstagaren, att skriva brevet själv och sedan be din arbetsgivare att underteckna det eller anpassa det efter eget tycke. När det är möjligt bör arbetsgivaren skriva brevet på den anställdas vägnar, inte tvärtom.
- Om du är en arbetsgivare som skriver ett brev till en anställd kommer du att kunna anpassa brevet efter dina specifikationer och du kommer att kunna styra meddelandet. Att också skriva arbetsförmedlingsbrevet själv, som arbetsgivare, ger brevet äkthet och äkthet. Den största nackdelen är dock den tid det tar att skriva dessa brev. Som arbetsgivare har du troligtvis ett hektiskt schema och att skriva dessa brev kan bli tidskrävande. Med detta sagt är bokstäverna ofta korta och kortfattade, så du kanske inte behöver spendera för mycket tid på att skriva, speciellt om du har gått igenom processen tidigare.
- Om du är anställd som skriver ditt eget brev kommer du att kunna diktera vilken information som förmedlas till mottagaren och du behöver inte ta tid att vidarebefordra dina idéer till din arbetsgivare. Att skriva ditt eget brev kan också underlätta det tryck som din arbetsgivare känner för den tid det kan ta att skriva ett av dessa brev själva (dvs. att skriva ditt eget brev kan göra din chef glad eftersom de inte behöver göra det åt dig). En arbetsgivare måste emellertid alltid underteckna brevet och de kanske inte vill skriva på det du skrev. Om så är fallet kan det hända att du måste spendera ännu mer tid på att skriva om brevet eller så kan du tvinga arbetsgivaren att skriva det åt dig.
3
Samla in nödvändig information. När du förstår vem din publik är och vem som kommer att skriva brevet, måste du samla in den information som krävs för att skriva ett fullständigt anställningsverifieringsbrev.
- Om du är arbetsgivare måste du ha en konversation med den anställde om vad de vill ha ut ur brevet. Detta kommer att innehålla information om vem brevet kommer att skickas till, vad syftet med brevet är, vilka detaljer som måste ingå och när det behöver skickas.
- Om du är anställd och du skriver ditt eget brev kommer du att ha all information du behöver för att skriva brevet, även om du kanske vill prata med din arbetsgivare först och fråga vad de förväntar sig av en anställningskontroll. Detta kommer att hjälpa dig att skriva brevet till din arbetsgivares specifikationer så att de kommer att logga ut på det.

Å andra sidan kan det vara möjligt för en anställd att själv skriva ett verifieringsbrev.

Del 2 av 2: skriva ett bevis på anställning

1
Använd företagets brevpapper. När du börjar skriva ett anställningsverifieringsbrev vill du alltid använda ett officiellt brevpapper från företaget. Om du är arbetsgivare bör du alltid ha det här till hands; om du är anställd bör du fråga din arbetsgivare om du kan använda deras officiella brevpapper. Att använda officiellt brevhuvud legitimerar brevet och hjälper din mottagare att lita på innehållet i brevet.
- Om du inte har ett officiellt brevhuvud tillgängligt kan du börja med att använda en dator för att skapa en rubrik på ditt brev. När du gör detta bör rubriken innehålla arbetsgivarens företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress. Den ska också ge information om vem som skriver brevet (och deras jobbtitel) och datumet då brevet skrivs.
2
Adressera brevet så specifikt som möjligt. Om du känner till mottagarens namn, adressera brevet direkt till honom eller henne. Om du inte vet vem som kommer att läsa ditt brev, riktar du det till organisationen generellt, med en uppmärksamhetsrad som förklarar vad brevet handlar om.
- Om du till exempel vet adressen och namnet på personen du kommer att skicka brevet till, skriv det direkt under rubriken. Följ detta med en lämplig hälsning som "Kära [Mr. John Doe]."
- Om du inte vet vem du ska adressera brevet till, skicka det till en allmänt lämplig avdelning med en uppmärksamhetsrad som förklarar vad brevet handlar om. Om du till exempel skickar ett brev till ett finansinstitut i syfte att en anställd får ett lån kan du skicka brevet till finansinstitutets lokala filialkontor med en uppmärksamhetsrad som säger "Anställningsverifiering för [Anställd] för syftet med upphandling av lån. " Följ detta med en lämplig hälsning som "Till vem det kan oroa sig."
3
Förklara vem du är. I första stycket i ditt anställningsverifieringsbrev vill du förklara vem du är och vad syftet med brevet är. Du kommer att ta med vad din titel på företaget är, hur länge du har arbetat där och hur länge du har känt den anställde du skriver brevet för. Även om du är anställd som skriver brevet själv, kommer du fortfarande att skriva brevet som om det kommer från din arbetsgivare eftersom det är den som undertecknar det.
- Du kan till exempel skriva: "Jag heter Bob Jones och är Senior Vice President för försäljning och marknadsföring på ABC Corporation. Jag har arbetat på ABC Corporation i 12 år och har känt anställd i sju år. Jag är för närvarande anställd direkt chef och har varit under de senaste tre åren. "
4
Ge verifiering av anställning. Nästa avsnitt i avsnittet sammanfattar den anställdes anställning hos ditt företag. Den kommer att innehålla datum för den anställdes anställning, deras titel på företaget, om jobbet är tillfälligt eller permanent och om arbetstagaren fortfarande arbetar där. Denna punkt kommer att inkludera den anställdes ekonomiska information om det är nödvändigt.
- Till exempel kan ett acceptabelt stycke säga: "Detta brev är för att bekräfta anställning av anställd. Anställd har arbetat för ABC Corporation i sju år, med början den 7 september 2003. Anställd har titeln biträdande försäljningsdirektör, som är en permanent placera här med ABC Corporation. Personal fortfarande arbetar för närvarande som biträdande försäljningschef på ABC Corporation och med den 7 januari 2011."
- Ett annat exempel kan se ut så här: "Detta brev är för att bekräfta att den anställde arbetat för ABC Corporation i sju år. Anställd arbetade på ABC Corporation från 7 september 2003 till 7 januari 2011. Anställd hade titeln biträdande försäljningsdirektör medan han var anställd på ABC Corporation. Anställd arbetade heltid under alla sju år som de var anställda i ABC Corporation och de fick en årslön på 48500€ "
5
Sammanfatta arbetstagarens uppgifter. Denna punkt kommer att beskriva de anställdas uppgifter i din organisation. Denna information kommer att vara mest användbar när du skriver ett anställningsverifieringsbrev för en anställd som ansöker om ett annat jobb. Även om ett verifieringsbrev inte är ett rekommendationsbrev, gör det aldrig ont att inkludera någon positiv feedback du har om den anställde. Det hjälper ditt rykte som arbetsgivare och hjälper din anställd i deras sökning efter ett nytt jobb, en fastighet eller ett nytt lån.
- Ett möjligt sätt att skriva detta stycke skulle vara: "Arbetstagarnas arbetsuppgifter hos ABC Corporation omfattade följande: Anställd var ansvarig för att sälja radiatorer i San Francisco-regionen i Kalifornien. Anställd hade en ledande befattning och var ansvarig för att motivera ett säljteam på mellan sju och nio personer. Anställd var skyldig att säkerställa kundnöjdhet, hantera kundklagomål och var tvungen att rapportera kvartalsvis till företagets huvudkontor om deras försäljningsframsteg. "
6
Undvik att dela känslig eller olaglig information om den anställde. De flesta stater har vissa lagar som reglerar vad du kan och inte kan säga i anställningsreferenser och andra uttalanden till potentiella arbetsgivare. Vissa stater tillåter dig att tillhandahålla information om en anställd endast med den anställdens samtycke. Andra stater tillåter en arbetsgivare att avslöja nästan vad som helst om en anställd så länge de var ärliga och uttalade sig i god tro. Innan du avslöjar känslig information, se till att du tittar på statens lagar. Du kan börja med att titta här.
- Till exempel tillåter Alaska en arbetsgivare att avslöja information om arbetsprestationer, och arbetsgivaren kommer att vara immun mot ansvar för att göra dessa uttalanden såvida inte arbetsgivaren medvetet eller avsiktligt avslöjar falsk eller vilseledande information eller information som kränker anställdas medborgerliga rättigheter.
- Ett annat exempel är Connecticut, där en arbetsgivare får avslöja alla sanningsenliga uttalanden av fakta.
7
Ge mottagaren din kontaktinformation. Det sista hela stycket i ditt anställningsverifieringsbrev bör innehålla din (arbetsgivarens) kontaktinformation. Det är nödvändigt att inkludera denna information om mottagaren av ditt brev har några uppföljningsfrågor eller problem. Se till att du anger att det är okej att mottagaren kontaktar dig.
- Till exempel kan ditt kontaktavsnitt säga: "Om du har några frågor eller behöver mer information, tveka inte att kontakta mig på (555) 555-5555 eller på js@ABCCorp.com."
8
Underteckna brevet och skicka det. När du har slutfört ditt brev kommer du att inkludera en stängning, underteckna brevet och antingen ge det till din anställd eller skicka det till mottagaren själv.
- Stäng ditt brev med "Med vänliga hälsningar" eller "Bästa".
- Underteckna alltid brevet med din officiella signatur och jobbtitel.
- Inkludera officiella stämplar eller verifieringar som ditt företag vanligtvis använder för dessa typer av brev.

Att också skriva arbetsförmedlingsbrevet själv, som arbetsgivare, ger brevet äkthet och äkthet.

Tips

Vissa visumansökningar kan kräva att du skriver om en anställning som den anställde kommer att inneha om visum eller grönt kort tilldelas. Du kan behöva gå mer i detalj om vikten av viseringssökandens anställning.
Vissa arbetsgivare ber arbetstagaren att skriva upp brevet, som sedan kommer att undertecknas av arbetsgivaren senare. Om du begär detta, se till att läsa brevet noggrant innan du signerar.
Vissa företag har specifika personer som är utsedda för att verifiera anställning, och andra har speciella mallar som du bör använda för ditt brev. Om du är osäker, kontakta din personalavdelning.

Denna information kommer att vara mest användbar när du skriver ett anställningsverifieringsbrev för en anställd som ansöker om ett annat jobb.

Varningar

Inkludera endast finansiell information om din anställd begär det. Om du är anställd och skriver ditt eget brev kan du inkludera så mycket information som du tycker är nödvändig.
Ta inte med någon personlig information om din anställd om han eller hon inte ger dig rätt att göra det.
Om den anställde som begär ett anställningsverifieringsbrev inte längre arbetar med dig, ange inte en anledning till att han avgår, även om det var vänligt.

Läs också: Hur delar jag ett bildspel på linkedin med ett bildspel?

Hur skriver jag ett brev som bevis på anställning?

Steg

Del 1 av 2: förbereder sig för att skriva ett bevis på anställning

Del 2 av 2: skriva ett bevis på anställning

Tips

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (6)

Läs också: