Hur kan jag övertala din chef att förkorta möten?

Sortera din inställning innan du närmar dig din chef. Var helt säker på att du inte är den enda som hittar mötena långa och tråkiga - vissa människor har en predisponerad ogillande av möten i alla former och former, och detta är ett hinder av sin egen sort. Möten bör vara produktiva, interaktiva och roliga sätt att samla alla. Om det inte är vad som händer i dina möten och de i själva verket är oproduktiva tidssugare, har du förmodligen rätt att gå och söka förkortade.

• Mät noggrant dina medarbetares reaktioner efter möten och sätt mötena i några veckor, för att vara säker på att det inte bara är du som tycker att mötena är långa.
• Observera beteenden före och efter mötet. Gör dina egna observationer. Kommer människor konsekvent till mötet sent? Kommer människor i tid men slutar chatta chatt medan de väntar på att chefen eller presentatören ska dyka upp? Ser du människor som dröjer kvar vid bordet efter att mötet är över eller håller deltagarna ängsligt ett öga på klockorna och riva ut dörren när mötet stängs? Mest berättande för alla, säger folk faktiskt att de inte kan följa de långa möten de utsätts för?
• Leta efter tidskrävande beteenden inte bara före och efter mötet utan också under möten. Går många möten som ett flyktåg där moderator inte har någon kontroll och konversationer ofta går utanför ämnet? Är det människor som inte har någon andel i resultatet att lägga till sina två cent mycket tid? Finns det något fantastiskt eller tangentiellt samtal?

Undersök hur möten kan effektiviseras. Kanske några välplacerade exempel på bra mötesstrategier kan hjälpa dig att presentera ett gediget fall när du försöker övertyga din chef att hålla kortare möten. Detta kan uppnås med bakgrundsforskning om de bästa sätten att driva ett möte. Strategierna kan variera beroende på din bransch, arbetsplatspraxis och teamworkkrav, men det finns några grundläggande element för att göra ett möte mer effektivt och mindre tidskrävande:

• Fokusera på sätt att minska tidskrävande möten och hur man får fler korta i stället för de längre. Detta tillvägagångssätt kan vara ett bra sätt att kompromissa med en chef som uttrycker en preferens för många vanliga möten. Du kan föreslå att endast ett eller två av dessa möten är långa, medan resten bara är korta incheckningar eller inhämtningar.
• Tänk på om mötena hålls bara på grund av tradition. Detta förankrade skäl för att hålla ett möte kan vara ett verkligt uppehåll eftersom det verkar heligt. Ändå är det vettigt att påpeka att ett möte har blivit långt bara på grund av tradition, eftersom det kan vara första gången någon märker eller hade modet att säga det.
• Även om du inte vill låtsas att du vet mer än din chef kan det ibland vara till hjälp att analysera kostnaden för att hålla långa möten. Prata med medarbetarna om vad långa möten kostar dem när det gäller tid och tidsfrister. Titta på hur mycket av diskussionen vid möten som vandrar eller umgås utklädd till arbete. Titta till och med på hur lång tid det går att komma till och från mötet. När det gäller din chef kan tiden tillbringad i möten vara betydande - till exempel Executive Time Use Project som visade att chefer tillbringar ungefär en tredjedel av arbetstiden i möten. Det är i genomsnitt cirka 18 timmar i veckan, utan att ta hänsyn till telefonsamtal, affärsluncher och tid att förbereda för möten. Att markera dessa kostnader kan hjälpa till att övertyga din chef att börja titta på sätt att minska långa mötetider.
• Tänk på vem som behöver vara på möten. Återigen kan tradition diktera att fler människor än de som faktiskt behövs hamnar på mötet. Ju mer där, desto mer långvarigt kan ett möte vara.
• Att umgås på jobbet är ofta gömt under täckmantel av möten. Ledningsguru, avliden Peter Drucker, kommenterade en gång att "Man antingen möter eller man arbetar - man kan inte göra båda samtidigt." Kanske undersöka hur man kan samla teamet som inte involverar möten men ändå uppfyller denna önskan att samlas, som fredagseftermiddagssnabb och dryck. Det är mycket trevligare att erkänna umgänge för vad det är än att gömma sig bakom en mötesfasad.

Brainstorma några idéer att presentera för din chef för kortare mötetid. Det är mer sannolikt att du blir övertygande om du presenterar din chef föreslagna lösningar för sätt att uppnå kortare möten än om du bara klagar över att möteslängden avbryter din dagliga fundering. Använda forskningsresultaten från föregående steg för att hjälpa dig att anpassa några idéer för att göra dina arbetsplatsmöten mer effektiva och mindre långa. Förutom att skräddarsy idéer som är specifika för din arbetsplats, är några allmänna idéer som du kan hitta användbara:

• Be bara deltagarna till möten, särskilt där det är tydligt att många deltagare inte bidrar för brist på kunskap om området eller intresse för det.
• Granska användbarheten av vanliga möten som har blivit fixturer (det är "den tiden i veckan") snarare än motiverare eller användbara. Föreslå att de tas bort eller minimeras.
• Undvik möten som helt enkelt stämplar ett beslut som redan har avtalats. Om det handlar om att dela information, gör det med e-post eller bulletiner.
• Håll ett månatligt uppdateringsmöte med alla på arbetsplatsen för att konsolidera tidigare separata uppdateringsmöten - om inte uppdateringarna är känsliga, oavsett rang eller gren, är en uppdatering en uppdatering.
• Planera bestämda tider för möten och börja alltid i tid. Gör det känt genom att börja i tid, varje gång som senare kommer att sakna detaljerna och kommer att behöva komma ikapp med missad information med eget initiativ efter mötet. Dessutom kan den schemalagda längden för mötet hållas med hjälp av en timer. När det går, är det allt.
• Skapa uppsatta dagordningar eller syftelister för möten om de inte redan används. Detta får mötesinnehavare att tänka på "varför" i mötet snarare än faktumet i ett möte. Efter att ha gjort en dagordning, be dem ifrågasätta punkterna på dagordningen för att se om de verkligen behöver ett möte. En annan användning för en agenda eller lista är att bara hålla ett möte när dagordningen eller listan når en fastställd punkt - innan det borde det inte finnas någon anledning till ett möte. Vänta inte för länge - en alltför lång agenda kan främja längd och röran!
• Låt inte mötesdeltagarna sitta ner. Om du verkligen vill tänka utanför lådan, sätt in en "ingen sittande" -policy. Ingen blir för bekväm, vilket uppmanar deltagarna att vilja gå ner i affärer och gå vidare.
• Försök att avbryta ett vanligt möte för att se om någon saknar det eller om arbetsbelastningen missar det.

Tänk på hur din chef kan svika eller förbättra mötesförfarandet. Titta på både de negativa och positiva elementen i din chefs stil i möten. En av nycklarna till att "klara sig" är att fokusera på styrkan hos din chef, att hitta sätt på vilka du kan hjälpa till att få dessa att lysa mer, samtidigt som du subtilt avskräcker svagheterna. Till exempel kan din chef vara övertygad om att det är helt bra att flyga det i möten, men som ett resultat av bristen på en agenda, tenderar mötena att springa överallt. Ändå verkar din chef vara väldigt bra på att komma till frågan genom att lyssna på andras input. Detta låter dig försöka hitta ett sätt att introducera en agenda för alla möten för att hålla ämnen på rätt spår och säga att det skulle hjälpa alla att köra ett möte (och därmed inte utpeka din chef). Och kanske kan du föreslå att dela längre möten i en serie kortare som bara fokuserar på ett enda ämne, vilket också kan hålla din chef på ämnet. Du kan sälja den här till din chef som handlar om att bara de personer som mest sannolikt kommer att bidra med något relevant, användbart eller inspirerande kommer att delta i de enskilda mötena, snarare än att låta deltagarna distrahera hela mötet från dess syfte.

Be om en kort chatt med din chef. Se till att din chef har lite ledig tid för dig att prata effektivt tillsammans. Om det innebär att få en plats i hans eller hennes kalender, rita in den. Och om du tänker låta någon annan följa med dig, var försiktig. Om du inte är säker på att han eller hon kommer att tillföra värde, tänk på att din chef kanske känner sig underordnad och kan se detta som "samlande" eller som personlig kritik. Å andra sidan kan det i en miljö som värdesätter teamets uppfattningar uppfattas som en bekräftelse av ett gemensamt överenskomet problem som behöver fixas.

Var artig, respektfull och till sak. Det kan vara utmanande att ta upp ett ämne som din chef är tänkt att vara auktoritet och det sista ordet men svagt hjärta vann aldrig någonting, så var beredd. Börja med att förklara att medan du uppskattar möjligheterna att träffas med andra på arbetsplatsen för att diskutera, är du orolig för att möteskulturen på arbetsplatsen verkar gynna mycket långa möten (gör ditt bästa för att använda språk som tar bort "skulden" de långa mötena från din chef). Förklara kort hur detta påverkar dig och några av de medarbetare du har pratat med. Uttryck din önskan om kortare möten för att ge dig och dina medarbetare mer tid att få jobbet gjort. Vid denna punkt,var artig och fråga din chef om han eller hon är intresserad av att höra om några av dina undersökta idéer för sätt att göra möten mer dynamiska och mindre långa. Ta din aning från chefens svar.

• Kom alltid ihåg din position i förhållande till din chef. Det är svårt att hantera människor bra och vissa chefer hotas lätt om de upplever att personalen känner att de kan klara sig bättre. Du kommer att gå långt genom att visa respekt och respekt tillsammans med ditt initiativ. Var äkta, seriös och omtänksam. Först och främst, förstå att din chef väl kan känna samma sak som dig men känner sig tvingad av en eller annan anledning att fortsätta saker som de är - du kanske faktiskt presenterar honom eller henne för en medarbetarinitierad lösning, så det kan så småningom träna för er båda.
• Var redo för frågor. Se inte frågor defensivt, även om de används på det sättet. Se istället frågor som ett tillfälle att utforska idéerna tillsammans mer ingående, som en del av din övertalning. Och där det är möjligt, ju mer du kan få din chef att tro att han eller hon kom med några av lösningarna, desto mer sannolikt kommer de att antas, så prata inte för mycket - och avbryt aldrig. Detta är helt enkelt vanlig artighet som någon person, chef eller inte, förtjänar.
• Fokusera så mycket som möjligt på fördelarna med korta möten. Skapa en lista på papper om du inte kommer ihåg det - om det behövs kan du alltid erbjuda att lämna listan med din chef för eftertanke. Faktum är att om du är medveten om att din chef föredrar att läsa saker först och sedan diskutera, se till att du har några anständigt framlagda förslag på papper för att underlätta för dina idéer. I det här fallet kan du alltid föreslå att du tar upp konversationen efter att din chef har haft möjlighet att läsa din information.
• Eftersom övertalning av en chef handlar om att "klara sig", kan det vara till hjälp att läsa lite om hur man blir en framgångsrik "entreprenör". Sådan inlärning går aldrig till spillo!

Föreslå för din chef att du tar på dig förbättrad möteseffektivitet som ett personligt projekt. Om det finns några saker som din chef håller med om skulle vara en bra idé, ta initiativet till att göra vad du kan för att hjälpa. Detta minskar bördan för din chef, visar din vilja att följa upp dina idéer och låter dig övervaka framstegen.

• Ta eventuella förslag från din chef om förkortning av mötetider och kör med dem. Idéer med chefens inköp är redan bra och bör prioriteras. Stöd din chef och var villig att visa att du gör det öppet.
• Erbjud dig att utveckla utkastet till en ny mötespolicy eller testmetod som innehåller de idéer som din chef har kommit överens om med dig. Det fina med att erbjuda att göra detta är att du får lite utrymme för att vara mer kreativ under dess utveckling eftersom det bara är ett "utkast" och din chef måste okej det ändå. Detta låter dig vara djärv och introducera andra liknande idéer som kanske inte undersöktes under din diskussion med chefen. Förklara att allt du utvecklar kommer att vara kort, målmedvetet och omtänksamt för all personal. När du förbereder det, ge en tydlig uppsättning regler för möten med KISS-metoden (håll det enkelt). Numerera mötesreglerna och skriv dem i korta, kortfattade meningar med hjälp av beskrivande men lättförståeliga språk.
• Som en del av ditt erbjudande, föreslå att du fortsätter att diskutera med personalen för att ta med sina förslag. Var dock försiktig, eftersom du inte vill ge chefen intrycket av att detta förvandlas till en enorm cirkus av ett projekt. Låt din chef se att detta inte tar mycket tid och inte kommer att konsumera dig eller andra anställda. Du kan till exempel säga att du kommer att använda en onlineundersökning som ger anonyma resultat för att få insikt från medarbetare på ett icke-störande sätt. Hjälp med att sälja denna idé genom att säga att du kommer att leta efter ännu bättre idéer för att förkorta möten från de anställda, vilket visar att detta betyder deras inköp.
• Titta på de många möjliga alternativen till möten. Dessa är oändliga och återigen, beroende på dina arbetsplatsbehov, men några idéer inkluderar: ring ett telefon- / Skype-samtal eller ett konferenssamtal, få feedback med hjälp av onlineundersökningar, ha en rolig händelse efter timmar, skicka ut uppdateringar via e-post eller intranätuppdatering, använda anslagstavlor, skapa affischer etc. Om du behöver input till en idé är ett sätt att undvika ett möte att lämna en vit tavla på ett öppet kontor för brainstorming när det passar dig, så att de anställda kan komma in och ut under dagen som de vill. Detta frigör mötestiden och är bra för de mer motvilliga anställda som kan lämna sin idé obemärkt.

Följ upp med ett memo som bekräftar vad du gör och vad du tror kommer att hända nästa. Detta hjälper till att stärka beslutsamheten att förkorta möten och hitta mer kreativa sätt att dela information på arbetsplatsen. Det säkerställer också att dina ansträngningar är välsignade av chefen.

Spåra resultaten av mötesförkortningsåtgärder. För att hjälpa din chef att se att mötena är kortare och att produktivitet och kreativitet har gynnats som ett resultat, erbjuda dig att spåra resultaten. Spara uppgifter om mängden möten som hålls före och efter samt uppgifter om mötets längd och tillfredsställelsen hos mötesdeltagare och anställda i allmänhet. Använd enkätverktyg och diagram eller diagram för att enkelt sammanställa denna information. Återigen är detta inte tänkt att vara en börda, gör bara tillräckligt för att bevisa poängen att mindre och kortare möten gynnar alla. Att samla in tillräckligt med relevant information kan ta några veckor eller månader, beroende på vilken typ av arbete din arbetsplats gör. Håll din chef uppdaterad så att han eller hon vet att du inte har glömt.

• Be anställda att genomföra en undersökning kring effektivitetsnivån efter att mötestiderna har förkortats. Du behöver inte undersöka alla efter varje möte. Hämta istället ett slumpmässigt urval för att generera resultat.
• Begär förslag på hur du kan förbättra processen. Fortsätt att be om förslag och idéer från anställda. Idéer som genereras före implementeringen av politiken kan förändras med tiden - till exempel kan tanken att kunna avsluta möten på 15 minuter ha sett ut som en bra idé i förväg, men kanske har du funnit att du verkligen behöver 30 minuter för att verkligen åstadkomma något.