Hur prioriterar du saker på din att göra-lista?
Att prioritera saker på din att göra-lista kräver att man fokuserar på det viktigaste till det minst viktiga.
Att prioritera saker på din att göra- lista kräver att man fokuserar på det viktigaste till det minst viktiga. Det är en användbar färdighet, oavsett om du är hemma eller på kontoret, eftersom det gör det möjligt för dig att ta itu med aktiviteterna på ett sätt som är mest effektivt och säkerställer att brådskande eller pressande ärenden behandlas främst. Om det fortfarande finns tid efter att du har slutfört dessa uppgifter kan du gräva i de lägre nivåprioriteringarna i listan.
Del 1 av 2: förbereda prioriteringslistan
- 1Välj ett listformat. Hur gillar du att förbereda listor? Föredrar du digital lista via en app, ordbehandlingsdokument eller något annat liknande format? Eller är du någon som är mer nöjd med papperslistan, till exempel i en dagbok, i ett anteckningsblock eller på pappersark? Du kanske gillar en kombination av båda. Det viktiga är att formatet fungerar för dig genom att du kommer att titta på det, du kommer att använda det och du kommer att lita på det regelbundet.
- Listformatet ska innehålla en kolumn för vad som behöver göras, en kommentarruta och en kryssruta i slutet för "gjort". Du kan inkludera andra saker efter behov.
- Observera att en digital lista kan vara enklare eftersom det är snabbare och enklare att omprioritera uppgifterna när prioriteringarna ändras utan att stryka saker. Å andra sidan kan omskrivning av en lista för hand vara ett utmärkt sätt att samordna tankar mot hand som hjälper dig att både fokusera på frågorna tydligt och komma ihåg dem bättre. Det är verkligen upp till ditt föredragna sätt att göra listor.
- 2Välj prioritetsnivåer. Detta är ganska grundläggande och fördelningen beror på vilka uppgifter du fokuserar på, oavsett om det är arbetsplats, hemliv, studier eller social / sport / hobby / klubbrelaterad. Fördelningen bör bestå av något som:
- Högsta prioritet (ska göras inom några timmar eller dag); bryta ner i brådskande / viktigt, halvt brådskande / viktigt och något brådskande / viktigt.
- Medelprioritet (ska göras inom de närmaste dagarna eller veckorna); bryta ner i pressande / väsentligt, behöver slutföras men kan vänta och något pressande / väsentligt.
- Låg prioritet (ska göras inom de närmaste veckorna eller månaden); bryta ner i
- Lägsta prioritet (ska göras en tid men det är inte så stort om det väntar några veckor eller till och med månader).
- Trevligt men inte nödvändigt: Saker du vill göra men som kan vänta länge tills det finns ledig tid. Till exempel rensa ut ett arkivskåp, ordna om din garderob eller sälja din gamla skivsamling.
- Använd numrering för att hålla ordningslistan.
- 3Använd färg. Färg kan hjälpa dig att snabbt se vad som är viktigast och vad som måste åtgärdas först. Du kan välja ditt eget färgintervall men det rekommenderas att du har färger som anger prioritetsnivån. Färg kan läggas till genom att markera, använda olika pennfärger, använda färgflikar eller klisterlappar, understryka i färg, ändra teckensnittsfärg och så vidare. Du måste matcha tekniken till den typ av lista du underhåller.
- Till exempel: Ljusgul är prioritet en; orange är prioritet två; rött är prioritet tre; lila är prioritet fyra; och blå är lägsta prioritet. Du kan välja vilka färger du föredrar mest och ha så många eller så få som behövs.
Om det fortfarande finns tid efter att du har slutfört dessa uppgifter kan du gräva i de lägre nivåprioriteringarna i listan. - 4Lär dig att ordna om listan när uppgifterna är klara och tidsfristerna närmar sig. Prioritera om vad som finns på listan varje dag för att säkerställa att de viktigaste frågorna alltid är högst upp och kommer att slutföras först. Detta kräver att du avsätter fem minuter i början av din dag för att fokusera på denna aspekt. Det kommer att spenderas fem minuter för att du ska vara på rätt spår och fokusera på de uppgifter som är viktiga.
- 5Bli guidad av din att göra-lista. Gör inte listan och skjut den sedan i fickan eller längst ner i väskan. Använd det och sätt in dess vägledning. Det kommer att göra din dag mycket enklare och ge dig en känsla av tillfredsställelse och prestation när du kryssar för slutförda uppgifter.
Del 2 av 2: fastställande av prioriteringar
- 1Lär dig hur du bestämmer vad som är en prioritet och vad som inte är. Det här låter uppenbart men när du jonglerar med många uppgifter kan det ibland bli en utmaning, speciellt när du är fokuserad över en grupp olika saker i ditt liv, till exempel arbete, hemliv och studier. Det är dock genomförbart med lite fokus och uppmärksamhet på detaljerna.
- 2Fokusera först på saker som kommer att orsaka problem eller oönskade konsekvenser om de ångras. Tänk på vad som kommer att hända om uppgiften inte slutförs inom en viss tid, till exempel att sakna arbete eller studera tidsfrister eller inte ha ingredienser för att laga kvällens måltid.
- Till exempel, om du har ett VVS-problem hemma blir det en prioritet för att undvika att ditt hem blir blöt - det kan till och med ha företräde framför en arbetsfrist eftersom ett blött hem är dyrt, tidskrävande och destruktivt, medan en försenad arbetsfrist kan vanligtvis förklaras i termer av denna nödsituation.
- 3Ta hänsyn till andras förväntningar. Detta är viktigt där din insats är beroende av andra, såsom din chef, dina kollegor, dina gruppstudiekompisar eller din familj. I synnerhet i arbete måste du ta reda på vilka förväntningar andra som bidrar till ditt arbete har när det gäller tidsfrister; det kan finnas en enda tidsfrist för att arbetet ska slutföras men många tillfälliga tidsfrister för att säkerställa att alla medarbetare får se och arbeta med saken också. Detta måste ingå i ditt prioriteringstänkande.
Jag är småföretagare, hur bestämmer jag vilka saker som är viktigast och hur prioriterar jag dem? - 4Lär dig att ändra prioriteringarna när omständigheterna förändras. Det som var brådskande igår kan ersättas med något mycket mer brådskande idag. Lär dig att nedgradera saker som blir mindre viktiga på grund av omständigheter som förändras och att flytta upp saker som har blivit viktigare av samma anledning. Att ordna om listan måste vara en vanlig uppgift för att säkerställa att prioriteringarna alltid är i den mest användbara ordningen.
- 5Ta dig tid för de saker som inte är viktiga men som du vill ha gjort. Livet är inte allt brådskande och snabb. Det måste finnas tid för de andra sakerna som också spelar roll; var noga med att komma runt till dem då och då, när de andra sakerna inte tuggar upp din dyrbara tid.
- Använd kulor eller siffror för att hålla objekt åtskilda istället för att använda koma och ordet och en miljon gånger. På så sätt kan du enkelt blicka ner och se hur många saker du har kvar att göra.
- Håll listan ren. Om du vill, placera den i ett arkskydd så att det förblir spill eller fläckfritt. Använd inte listan för att klotter eller för att skriva en anteckning för att skicka till din vän.
- Om du vill lägga märke till det översta föremålet, lägg stjärnor runt det, men lägg inte så mycket på att du inte kan läsa ditt skrivande eller så uppmärksammas dina klotter som de är tillämpliga på dina uppgifter.
Observera att en digital lista kan vara enklare eftersom det är snabbare och enklare att omprioritera uppgifterna när prioriteringarna ändras utan att stryka saker. - Stryka inte över saker så mörkt att du inte kan läsa dem när de är klara. Du vet aldrig när du kan behöva gå tillbaka och göra om något. Lägg istället en liten ruta efter varje objekt och sätt en bock eller X i rutan när den är klar.
- Arbetsledare och arbetsgivare i allmänhet vill veta att du är skicklig på att prioritera saker att göra. Det visar dem att du är kompetent och kan räkna ut det som betyder mest. I själva verket kan du bli ombedd att förklara prioritering i ett intervjusscenario.
Läs också: Hur man skapar en egen skolplanerare?
Frågor och svar
- Jag är småföretagare, hur bestämmer jag vilka saker som är viktigast och hur prioriterar jag dem?Tänk på fördelarna med att göra saker kontra konsekvenser av att inte göra dem omedelbart. Vilken som helst som har de bästa fördelarna / de värsta konsekvenserna är viktigast och bör prioriteras.
Relaterade artiklar
