Hur skriver jag ett klagomålsbrev till ett företag?

Adressera ditt brev till kundserviceavdelningen. När du skriver ett klagomålsbrev kommer din bästa chans att lyckas att rikta brevet till företagets kundtjänst. Kundtjänstavdelningen är van vid att hantera klagomål och ditt brev kommer sannolikt att behandlas effektivt.

• Försök ta reda på namnet på kundtjänstchefen eller direktören och adressera ditt brev till dem personligen. Börja ditt brev med Dear Mr, Mrs, Mrs, Miss or Ms följt av deras efternamn. Om du inte hittar namnet på kundtjänsten, skriv bara Dear Sir eller Madam.
• Du bör kunna hitta adressen till kundserviceavdelningen på företagets webbplats, på något av företagets marknadsförings- eller reklammaterial eller produktförpackningar eller etiketter.

Kom snabbt till punkten i ditt brev. Den allra första raden i ditt brev bör tydligt ange varför du skriver brevet och vad ditt exakta klagomål är. Ange så många relevanta fakta som möjligt, inklusive datum, tid och plats där du köpte eller fick tjänsten, tillsammans med relevanta serienummer eller modellnummer.

• Mottagaren av brevet bör kunna identifiera punkten på brevet på under fem sekunder, så undvik långa, vandrande introduktioner.
• Du kan ge ytterligare detaljer eller förklara situationen i avsnittet efter din inledande mening, men första raden bör uppmärksamma ditt klagomål så kortfattat som möjligt.
• Till exempel kan din inledande mening läsa: "Jag skriver för att klaga på en felaktig hårtork som jag köpte från ditt företag den 15 juli på din plats på First Street, Exampletown."

Ange specifikt vilket resultat eller botemedel som kommer att tillfredsställa dig. Om du vill ha en ersättning, en återbetalning, en reparation eller någon annan form av kompensation, ange detta tydligt i ditt andra stycke. Detta kommer att hjälpa till att undvika att få ett formulärbrev eller annat aktiesvar och ge mottagaren något att arbeta med i slutet.

• Försök att vara så konstruktiv som möjligt i dina kommentarer och föreslå ett sätt att du kan gå vidare och fortsätta din relation med företaget. Om du kräver återbetalning eller någon annan form av kompensation, samtidigt som du informerar dem om att du planerar att ta ditt företag någon annanstans, kommer de att ha lite incitament att försöka lösa problemet
• Om du vill att företaget ska rätta till ett bredare problem, ange det också i ditt brev, men inser att en sådan sak kan ta tid.
• Hota inte rättsliga åtgärder i din första kommunikation. Det kan vara den lösning du i slutändan behöver, men skicka först ditt klagomålsbrev och vänta på svar.

Bifoga kopior av styrkande handlingar. Dessa kan innehålla kvitton, garantier, garantier, kopior av checkar du skickat och, om så är lämpligt, foton eller videor. All dokumentation ska ingå i ditt brev.

• Se till att du skickar kopior av all dokumentation som du vill inkludera, inte originalen. På det sättet finns det ingen chans att denna viktiga information går förlorad eller felaktigt, om du skulle behöva ge bevis till någon annan.
• Se också till att ange de exakta materialen i brevet. Till exempel: "Vänligen se bifogad kopia av mitt originalkvitto, tillsammans med en kopia av hårtorkens garanti och information om serienumret."

Ge dem en tidsgräns för att lösa ärendet. Det är bra att ange en exakt tidsperiod inom vilken du vill att problemet ska lösas. Detta kommer att ge dig sinnesfrid och hjälper dig att få frågan till en snabb avslutning.

• Att tillhandahålla en tidsgräns hjälper också till att förhindra att ditt brev går förlorat eller glömt bort, vilket kan leda till ytterligare besvär och motvilja mellan dig och företaget.
• Se bara till att den tidsperiod du anger är rimlig. En vecka eller två räcker vanligtvis, men detta varierar beroende på vad dina önskemål är.

Avsluta brevet med respekt. Tack mottagaren för deras hjälp och låt dem veta hur och när de kan nå dig för att lösa saken. Detta kommer att göra deras jobb mycket enklare, vilket resulterar i ett mer effektivt resultat för dig.

• Skriv av brevet med vänlig hälsning, om du vet namnet på personen du skriver till, eller med vänlig ordning om du hänvisade till dem som "Sir" eller "Madam". Undvik informella stängningar som "Best" eller "Yours truly."

Var artig. Du kan vara arg och ha rätt att vara, men att vara oförskämd kommer bara att sätta mottagaren i defensiv. Skriv i en respektfull ton och undvik att göra hotfulla, arga eller sarkastiska kommentarer till varje pris. Kom ihåg att personen som läste ditt brev inte var direkt ansvarig för vad som hände, och de kommer att vara mycket mer lyhörda och villiga att behaga en nådig, artig kund än en arg, anklagande.

• Kom ihåg att företaget som du skriver förmodligen inte vill få dig, avsiktligt. De flesta företag har ett intresse för kundernas tillfredsställelse.
• Du kommer att få mycket bättre framgång att behandla mottagaren som någon som vill hjälpa dig, snarare än att anta att de är fyllda med skadlig avsikt.
• Skriv inte när du är rasande. Vänta med att skriva ditt brev tills du har lugnat dig. Eller om du vill, skriv brevet medan du är helt ångad och låt det sitta en dag eller två innan du skickar det. Med största sannolikhet vill du omformulera saker på ett mindre brännande sätt.

Var kortfattad. Kundtjänstrepresentanter kan få så många som hundratals brev om dagen, så det är viktigt att du snabbt kommer till saken, så att de vet exakt vad de har att göra med så snart de börjar läsa. Om ditt brev är för långt eller detaljerat kommer läsaren att vara benägen att skumma över innehållet och få en oklar idé om exakt problem eller önskad upplösning.

• Undvik överflödiga detaljer eller gå på långa rants eller tangenter.
• Försök att hålla ditt brev på en sida, eller under cirka 200 ord.

Var auktoritär. Att vara auktoritär i ditt brev skapar rätt ton och låter företaget veta att ditt klagomål ska tas på allvar. Detta gäller särskilt allvarligare klagomål som kan få betydande ekonomiska konsekvenser.

• Att vara auktoritativ omfattar en rad saker, såsom språkkvaliteten, dina kunskaper om dina rättigheter och företagets ansvar samt den professionella presentationen av brevet.
• Alla dessa saker ger dig trovärdighet, vilket borde påverka svaret på ditt brev positivt.

Formatera ditt brev på ett rent och korrekt sätt. Som nämnts ovan kan formatering av ditt brev på ett professionellt sätt positivt påverka hur ditt klagomål tas emot. Inkludera ditt namn, adress och datum i det övre högra hörnet, följt av namnet eller titeln på den person du skriver till, tillsammans med företagets adress, på vänster sida, precis ovanför bokstaven..

• Skriv alltid ditt brev på en dator, det gör det lättare att läsa och ser mycket renare ut. Om du måste skriva ditt brev för hand, se till att ditt skrivande är tydligt och läsbart, utan några överstrukna ord eller bläckfläckar.
• För att skriva din signatur, lämna ett tomt utrymme under Yours troget eller Yours uppriktigt där du kan skriva i din signatur för hand. Under detta utrymme bör du också skriva ditt namn så att det lätt kan läsas.
• Håll bokstaven snygg och väl placerad, med stycken ungefär lika stora.

Kontrollera stavning och grammatik. Fel stavning och grammatik kan påverka hur ditt klagomål tas emot negativt. Se till att göra en stavningskontroll på din dator innan du skriver ut brevet, eller låt någon annan läsa igenom det innan du skickar det.

Vänta tills den angivna tidsgränsen har löpt ut. Var tålamod och fortsätt inte förrän tidsfristen som du angav i ditt första brev är över. Om detta datum passerar och du fortfarande inte har hört något kan du följa upp med ett telefonsamtal eller e-post för att kontrollera om brevet mottogs. Det är alltid bäst att ge företaget tvivel.

• Om du fortfarande inte får någon information om ditt brev eller om du gör det men situationen inte hanterades till din tillfredsställelse kan du fortsätta genom att rikta ditt klagomål till någon högre i befälhavaren.

Fortsätt längs kommandokedjan. Om du inte lyckas med din kundservicechef, försök ta reda på vem nästa person i kommandokedjan är och nå ut till dem istället. Varje gång du går uppför stegen, oavsett om det är från kundrepresentant till chef till direktör till vice vd till VD, bifoga den korrespondens du har haft på föregående nivå. Detta kommer att uppdatera din nya företagsrepresentant och möjligen få saken löst på ett icke-tvistigt sätt.

• Det är bättre att börja med kundserviceavdelningen innan du jobbar dig upp istället för att gå direkt till toppen. Detta beror på att kundserviceavdelningen är mer vana vid att hantera dessa typer av klagomål och eventuella brev till vd kommer troligen att hänvisas till denna avdelning ändå.
• Om detta är fallet kan de anställda på kundserviceavdelningen automatiskt anse dig ogynnsamt, när du försökte gå över huvudet på dem.
• Var medveten om att om du skriver ett brev till en VD eller verkställande direktör måste det vara extra tydligt, koncist och välskrivet, eftersom de inte har någon förkunskap om händelsen.