Hur redigerar jag data i Microsoft Excel?

Redigera och hantera data i Microsoft Excel — Med lite övning kan du snabbt ange, redigera och hantera data i Microsoft Excel.

Om du inte är mycket bekant med Microsoft Excel kan det verka ett skrämmande program att använda. Lyckligtvis är det lätt att komma igång. Du kan skriva in data, kopiera och klistra in det från andra dokument och formatera det med bara några få klick. Med lite övning kan du snabbt ange, redigera och hantera data i Microsoft Excel.

Del 1 av 3: mata in och välja data

1
Starta Microsoft Excel. Du kan hitta Excel genom att klicka på "Start" -menyn, välja "Alla program", välja "Microsoft Office" och sedan välja "Microsoft Excel". Excel levereras med Microsoft Office- paketet med produkter som vanligtvis är förpackade med Windows-datorer och bärbara datorer.
- Mac-användare som har köpt Excel för Mac hittar programmet i Dock eller bland dem genom att öppna "Finder" och sedan välja "Applications".
2
Öppna ett kalkylark. En tom "arbetsbok" kan automatiskt visas när Excel öppnas. Annars ser du ett "Mallgalleri" där du antingen kan välja en ny tom arbetsbok eller en speciellt formaterad mall.
- Du kan alltid öppna ett nytt kalkylblad när du arbetar med en annan arbetsbok i Excel. Klicka bara på "Arkiv" i menyraden och välj alternativet "Ny arbetsbok".
3
Ange data i önskade celler. Du kan skriva siffror, ord, ekvationer, formler eller funktioner i valfri cell efter att du har valt och klickat på den.
- När du är klar med en viss cell, tryck på ↵ Entereller för att automatiskt flytta till nästa cell horisontellt.Tab ↹
- Du kan också skapa en ny rad i en cell där du kan lägga till mer text. Ange en "Line Break" genom att trycka på Alt+ ↵ Enter.
4

Skapa rubriker för dina kolumner. Ange text i rad 1 för att skapa kolumnrubriker för dina data. Ange till exempel "Namn" i cell A1 och "Datum" i cell B1 och låt dessa fungera som kolumnrubriker för spårning av namn och datuminformation.
5
Skapa en sekvenserad dataserie. Excel kan lära sig mönster som ligger till grund för dina data och sedan fylla i data baserat på dessa mönster för att spara tid och energi. Börja med att skapa ett mönster i på varandra följande celler (t.ex. skriva "Januari" i en cell och "Februari" i nästa). Markera sedan de befolkade cellerna och klicka och dra det nedre högra hörnet på din valda rektangel för att expandera mönstret till nya celler. Excel känner automatiskt igen ditt etablerade mönster och fyller i efterföljande celler med "Mars", "April" och så vidare.
- Excel kan känna igen många vanliga mönster som veckodagar, datum med jämnt mellanrum, nummer i följd och många andra.
6
Välj ett cellområde. För att välja ett cellområde med musen (för att formatera eller redigera större datamängder) klickar du helt enkelt på början eller slutet av ett dataintervall och drar markören i önskad riktning för att markera lämplig text. Det finns också ett antal användbara kortkommandon nedan.
- Genom att trycka på Ctrl och mellanslagstangenten utökas ett urval genom hela kolumnen där den ursprungliga cellen finns.
- Genom att trycka på ⇧ Shiftoch mellanslagstangenten utökas ett val genom hela raden där den ursprungliga cellen finns.
- Genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Shiftoch mellanslagstangenten eller Ctrl+ A markeras hela kalkylbladet.
7
Infoga rader. Börja med att klicka på ett radnummer (detta markerar hela raden). Välj den rad som du vill att din nya rad ska gå över. Högerklicka (Control+ klicka på Mac) och välj "Infoga" i menyn som visas.
- Denna funktion är också tillgänglig från fliken "Hem" genom att välja "Infoga" från "Celler" och sedan "Infoga arkrader".
- För att infoga flera rader måste du välja flera rader ovanför den plats där du vill placera nya rader. Välj bara samma antal rader som du vill infoga nedan.
8
Infoga kolumner. Börja med att klicka på en kolumnbokstav (detta markerar hela kolumnen). Välj den kolumn som du vill att din nya kolumn ska gå till vänster om. Högerklicka (Control+ klicka på Mac) och välj "Infoga" i menyn som visas.
- Denna funktion är också tillgänglig från fliken "Hem" genom att välja "Infoga" från "Celler" och sedan "Infoga arkrader".
- För att infoga flera kolumner måste du välja flera kolumner till höger om den plats där du vill placera nya kolumner. Välj bara samma antal kolumner som du vill infoga till vänster.

Du kan också lära dig mer om hur du skriver formler i Microsoft Excel.

Del 2 av 3: redigera data

1

Kopiera en eller flera celler. När du har valt de celler som du vill kopiera högerklickar du och väljer "Kopiera" i menyn som visas. Tryck alternativt på Ctrl+ C(eller ⌘ Command+ C för Mac-användare). Detta kommer att lägga till den valda informationen till ditt urklipp.
2

Klipp en eller flera celler. När du har valt de celler du vill klippa högerklickar du på och väljer "Klipp ut" från menyn som visas. Tryck alternativt på Ctrl+ X(eller ⌘ Command+ X för Mac-användare). Detta kommer att lägga till den valda informationen till ditt urklipp.
3
Klistra in en eller flera celler. När du har valt de celler där du vill klistra in dina data, högerklicka och välj "Klistra in" från menyn som visas. Alternativt, tryck på Ctrl+ V(eller ⌘ Command+ V för Mac-användare). Detta klistrar in innehållet i den eller de kopierade cellerna.
- Om din cell innehåller en formel klistrar "Klistra in" formeln som inte beräknas av formeln. För att "Klistra in" cellvärden, använd "Klistra in special"
4
Klistra in cellvärden istället för formler. Börja med att välja "Redigera" på fliken "Hem" och klicka på "Klistra in special". Välj "Värden" i listan över attribut att klistra in.
- Beroende på din version av Excel kan andra alternativ i "Klistra in special" inkludera "Kommentarer" (textkommentarer som kan läggas till i enskilda celler), "Formater" (alla textformateringsval) eller "Alla" för att klistra in allt på en gång.
5

Ta bort cellinnehåll. Välj bara de celler där du vill ta bort text och tryck Del eller högerklicka och välj "Ta bort" från menyn som visas.
6

Flytta celler, rader eller kolumner. Markera dina valda celler och aktivera "flytta pekaren" (visas som fyra riktningspilar för Windows-användare eller som en handikon för Mac-användare). Dra till önskad plats för att ersätta befintlig data där med cellerna som du har beslutat att flytta
7
Använd en formel. Excel använder "formler" för att göra beräkningar i en cell och kan referera till andra celler som en del av den beräkningen. Klicka på cellen där du vill ange formeln och börja sedan med att skriva "=". Skriv nu en matematisk formel och klicka på "Enter". Excel visar resultaten (inte själva formeln).
- Du kan också lära dig mer om hur du skriver formler i Microsoft Excel
8
Referensvärden från andra celler. Formler kan referera till andra celler och deras värden. När du skriver en formel klickar du bara på en enskild cell eller ett cellområde så fyller Excel automatiskt cellens namn (t.ex. B2, D5) i din formel. Nu refererar din formel till den specifika cellen och kommer att dra ett värde från den kontinuerligt. Om värdet i den refererade cellen ändras kommer resultaten av din formel också.
- Du kan också referera till värden från andra kalkylblad. Börja med att välja cellen där du vill referera till ett värde, skriv ett "= 'i formelfältet och skriv sedan önskad formel omedelbart efter" =. "När du har skrivit formeln klickar du helt enkelt på fliken för kalkylbladet du önskar referens och välj sedan önskat dataintervall som du vill ange i formeln.
9
Spåra dina ändringar. Du kan spåra ändringar genom att välja "Verktyg" i menyraden och sedan klicka på "Spåra ändringar". Välj slutligen "Markera ändringar".
- Om det här alternativet inte är tillgängligt har du ett skrivskyddat format. Under Spåra ändringar markerar du alternativet bredvid Spår ändringar under redigering. Detta delar också din arbetsbok. När detta alternativ är valt kan du göra ändringar och visa dessa ändringar genom att välja det här alternativet igen och markera rutan bredvid "Markera ändringar".
10

Lägg till kommentarer. Detta kan vara ett användbart sätt att diskutera redigeringar i ett Excel-kalkylblad. Börja med att välja de celler som du vill kommentera. Välj sedan "Infoga" i menyraden och klicka på "Infoga kommentar" från menyn som visas. En textruta visas på din önskade plats och låter dig lämna en kommentar.
11

Spara dina ändringar. Välj "File" i menyraden och klicka på "Save". Välj sedan rullgardinsmenyn "Spara i" och välj önskad mapp. Om du försöker avsluta Excel innan du sparar de senaste ändringarna visas en dialogruta och frågar om du vill spara dina ändringar. Du kan antingen klicka på "Spara" eller "Spara inte" beroende på vad du föredrar.

Du kan skriva in data, kopiera och klistra in det från andra dokument och formatera det med bara några få klick.

Del 3 av 3: formateringsdata

1
Visa bandet "format". Se till att bandet "Format" är synligt så att du enkelt och snabbt kan komma åt olika formateringsalternativ. Klicka bara på den nedåtpekande pilen till höger om menyn "Format" för att expandera den. Detta gör att du kan justera typsnitt och storlek samtidigt som du gör texten kursiv, fet eller understruken. Det ger dig också tillgång till genvägar till flera av de funktioner som diskuteras i formateringsstegen nedan.
- Högerklicka på en cell eller grupp av celler ger också formateringsalternativ. Efter att högerklicka på cellerna väljer du "Formatera celler". Detta ger dig ett antal alternativ med avseende på antal (stil), justering, teckensnitt, kant, mönster och skydd.
2
Slå in din text. Detta kommer att få texten att lindas runt och förbli synlig i en cell snarare än att följa av och fördunklas av nästa cell. Börja med att markera de celler du vill justera. Sedan, under fliken "Hem", titta på knapparna "Alignment" och välj alternativet "Wrap Text".
- Du kan också justera din text så att den passar celler så att kolumner och rader automatiskt justerar deras bredd eller höjd (respektive) för att rymma innehållet i en cell. Under fliken "Hem", titta på knapparna "Celler" och klicka på "Format". Från menyn "Format" väljer du "Cellstorlek" och klickar antingen på "AutoFit Column Width" eller "AutoFit Row Height."
3

Rikta in din text. Detta gör att din text motiveras till vänster, höger eller i mitten av cellerna. Börja med att markera de celler du vill justera. Välj sedan lämplig inriktning under fliken "Hem". Du kommer att se tre knappar med rader orienterade för att visa den sida av cellen / cellerna där texten börjar.
4

Ändra det numeriska formatet för data. Du hittar flera grundläggande numreringsstilar i själva verktygsfältet "Format". Välj bara de celler som du vill formatera och klicka sedan på lämplig numerisk stil i verktygsfältet. För att komma åt ytterligare stilar högerklickar du på de markerade cellerna, klickar på "Formatera celler" och välj sedan fliken "Nummer". Du kommer att se en mängd olika alternativ listade under "Kategori".
5

Ändra din textfärg. Välj de celler som du vill justera textfärg för. Klicka sedan på pilen nedåt i verktygsfältet "Format" bredvid "Font Color". Detta är alternativet som ser ut som bokstaven "A" med en färgad linje under den. Klicka på pilen med en meny med olika färgalternativ.
6

Ändra din bakgrundsfärg. Välj de celler som du vill justera bakgrundsfärg för. Klicka sedan på pilen nedåt i verktygsfältet "Format" bredvid "Fyll färg". Detta är alternativet som ser ut som en bokstavsfärgburk med en färgad linje under den. Klicka på pilen med en meny med olika färgalternativ.

Excel kan lära sig mönster som ligger till grund för dina data och sedan fylla i data baserat på dessa mönster för att spara tid och energi.

Tips

Genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Shiftoch lämplig riktningspil utökas ett val till den senast befolkade cellen i samma kolumn eller rad som den ursprungliga cellen.
Genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Shift+ ⇱ Homeutökas ett urval till början av kalkylbladet.
Genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Shift+ ⇟ PgDnutökas ett val genom det aktuella arket och nästa ark som kommer efter det.
Genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Shift+ ⇞ PgUputökas ett val genom det aktuella arket och det föregående arket som kommer före det.
Du kan också justera bredden på kolumner och cellernas höjd manuellt. Klicka bara på raden som skiljer två celler och håll den tills två motsatta pilar visas. Dra sedan pilarna i önskad riktning för att krympa eller expandera en rad eller kolumn.
Du kan också skapa villkorlig formatering för specifika celler (eller kategorier av celler). Under fliken "Hem" väljer du "Villkorlig formatering" från knapparna "Stilar".

Läs också: Hur lägger jag till musik i Google Presentationer?

Hur redigerar jag data i Microsoft Excel?

Steg

Del 1 av 3: mata in och välja data

Del 2 av 3: redigera data

Del 3 av 3: formateringsdata

Tips

Frågor och svar

Läs också: