Hur planerar jag en gruppresa utomlands?

Bestäm vem som ska, hur långt och när. Visst, folk älskar att tänka på att resa runt i världen, men se till att du inte börjar planera förrän grunderna har beslutats och alla har åtagit sig. Det behöver inte vara exakt. Du kan till exempel bestämma i januari att din familj - inklusive 14 vuxna och nio barn - är tillgänglig för att återförenas någonstans i Europa i 5-6 dagar antingen veckan 11 juni eller 27 juli. Detta räcker för att gå vidare till steg 2.

Utse en person eller ett litet team av människor som huvudledare. Oavsett om du har 8, 15 eller 100 personer som går med på din resa behöver du en person eller ett team för att ta på sig majoriteten av planeringen. Andra gruppmedlemmar kan och bör inkluderas i de flesta av besluten - vart de ska gå, vilka aktiviteter att göra - men du vill inte att sju personer ska göra 20 olika middagsreservationer. Ju större gruppen desto viktigare är detta steg.

Bestäm ett prisintervall. Vem åker och vilka budgetar har de för den här resan? Uncle Moneybags kanske vill spendera minst 4480€ för en vecka, dina föräldrar tänkte 2990€ och din nygifta kusin räknade med 1120€ Håll dig så nära budgetens låga ände som möjligt för att rymma alla. I det här fallet kan vi föreslå en budget på 1870€ och fråga de nygifta om de antingen vill köra hyrbilarna eller bli ledare för en rabatt, och kanske Moneybags kan hämta en gruppmiddag eller betala för hyrbilarna. En annan sak du kan göra är att bara samla pengar till "fasta" kostnader. Detta skulle innebära att du skulle samla in en viss summa pengar delat lika av alla för saker som boende och transport. Andra individuella utgifter som mat, shopping och aktivitetskostnader bör dock betalas på individnivå.

Välj en plats. Även om detta låter relativt enkelt är detta ett av de svåraste stegen. Tjugo människor kommer inte nödvändigtvis att vilja gå till samma plats eller göra samma saker. Lyssna på vad alla vill ha och ställ många frågor. Medan din grupp kanske vill gå till platser så olika som Nya Zeeland, Sydafrika eller Karibien, kommer du att se att de alla letar efter en aktiv semester nära havet. Du kan sluta välja en plats baserat på aktiviteter eller närhet snarare än destination.

Undersök området. Du har äntligen din plats, deltagare och budget. Vart bor du? Vad kommer du göra? Köp en guidebok eller leta efter idéer på internet. Det låter dyrt, men att hyra en villa i Europa eller ett stort hem i Karibien eller Sydeuropa är ofta billigare än att hyra hotellrum, särskilt om man tar hänsyn till matlagning hemma.

Boka din resa. När du har undersökt området och hittat boende som din grupp gillar tillräckligt bra, boka det. Du har nu datumen i sten och medlemmar i din grupp kan boka sina flygningar och transporter så långt i förväg som möjligt. Se till att alla har sina pass uppdaterade och får alla sina visum och skott.

Mät aktivitetsnivån för din grupp. Kolla in med din grupp: Vill folk umgås vid poolen och prata om gamla tider, eller vill de bungee hoppa eller åka på safari? Försök hitta medianvärdet och planera därefter. Kanske kan du koppla av på stranden med en åtta timmars vandring runt en vulkan eller samba-lektioner och en resa till diskoteket. Med mer än en hyrbil eller genom att lära sig lokal kollektivtrafik kan grupper delas upp ibland.

Skapa en resväg för din grupp. Även med en grupp vänner eller familjemedlemmar kan en resväg vara ovärderlig. Lägg till allas mobilnummer eller lokala kontaktinformation, ankomsttider och ett löst schema med dagliga aktiviteter, restaurangbokningstider etc.