Hur skyddar jag din integritet när du flyttar på kontoret?

När du flyttar företagsregister från en plats till en annan är det viktigt att skriva ett formellt avtal
När du flyttar företagsregister från en plats till en annan är det viktigt att skriva ett formellt avtal eller avtal med ditt flyttföretag.

Ett kontor flyttar kräver tålamod och goda logistiska färdigheter. Att följa bästa praxis när det gäller sekretess kräver övervägande av hur personlig och konfidentiell information om kunder, anställda och företaget själv kommer att hållas säkert och säkert överföras till nya lokaler. Den fysiska manifestationen av sådan information genom filer och pappersregister måste packas, lagras och transporteras med hjälp av extra säkra åtgärder som säkerställer att sekretess bibehålls strikt. Oavsiktligt avslöjande bör undvikas - riskera inte din privata information!

Del 1 av 3: skydda din integritet innan du flyttar på kontoret

  1. 1
    Kom alltid ihåg att dina dokument är ditt ansvar. Du kan använda din egen personal vid flytten eller hyra en professionell kontorstjänst. I båda fallen är det avgörande att den organisation som har kontroll över de flyttade dokumenten vet att den är ansvarig för säker förflyttning av all personlig och konfidentiell information från början till mål. Även om dina kontorsförflyttare kan vara ansvariga för mekaniken i flytten, är de inte ytterst ansvariga för dina dokuments integritet. En ogynnsam åtgärd av mover som skapar en möjlighet för ett dataintrång är ett stort problem för ditt kontor. Den goda nyheten är att det finns professionella kontorsförflyttare som också arbetar med registerhantering. Dessa "hybrid" -flyttare använder utbildade, bakgrundskontrollerade anställda som är utbildade i att hantera skyddat material.
  2. 2
    Prata med dina kontorsförflyttare om behovet av att upprätthålla sekretessen för vissa känsliga material och tillgångar. När du flyttar företagsregister från en plats till en annan är det viktigt att skriva ett formellt avtal eller avtal med ditt flyttföretag. Detta är ännu viktigare när dessa register innehåller konfidentiell och personlig information. Se till att dina flyttare förstår deras ansvar och extra uppgifter efter att flytten är klar.
    • Om ditt företag till exempel organiserar sin verksamhet på en plats kan det flyttande företaget bli ombedd att sortera om alla dokument och poster som innehåller den personliga informationen.
  3. 3
    Se till att göra ett dokument bortskaffande. När ett företag flyttar är det vanligtvis den perfekta tiden att kasta bort alla dokument som inte längre behövs. Kasta inte dokumenten i soporna! Papper eller andra papperskopior måste strimlas eller brännas. Det är ditt ansvar att förstöra all konfidentiell dokumentation innan kontoret flyttar.
    Prata med dina kontorsförflyttare om behovet av att upprätthålla sekretessen för vissa känsliga material
    Prata med dina kontorsförflyttare om behovet av att upprätthålla sekretessen för vissa känsliga material och tillgångar.
  4. 4
    Packa säkert. Alla dokument som flyttas på den nya platsen måste packas i robusta lådor. Glöm inte att logga in innehållet i varje ruta, både manuellt och digitalt. När alla dokument är packade och redo för förflyttning ska de lagras på en säker plats med kontrollerad åtkomst.
  5. 5
    Hantera elektronisk kassering. Om det finns behov av permanent förstörelse av elektroniska konfidentiella data under flytten bör du vidta extra försiktighetsåtgärder. Helt enkelt omformatering garanterar inte permanent förvaring av konfidentiella uppgifter. Det finns många kommersiella programvarualternativ för att återställa den raderade informationen noggrant. Du måste använda speciella verktyg och verktyg för permanent förstörelse av all data från hårddiskar och bärbara enheter. Testa alltid efteråt för att kontrollera att allt är helt raderat.
  6. 6
    Hitta lämpliga förvaringsanläggningar. Se till att du har bokat tillräcklig lagringsutrymme för långvarig lagring av dina dokument. De måste skyddas och de bör ha ordentliga klimatkontrollstandarder. Du måste vara säker på att dessa dokument kommer att vara i gott skick om flera år.
  7. 7
    Logga elektroniska poster. Se till att alla elektroniska data och lagringsmedier som flyttas till det nya kontoret loggas. Dessa loggar säkerställer att ingenting har manipulerats och att allt flyttas ordentligt.

Del 2 av 3: Skydda din integritet under företagsflyttningen

  1. 1
    Spåra din dokumenttransport. Du måste veta var dina konfidentiella dokument är hela tiden. Att hålla koll på din dokumentation hela tiden säkerställer att du inte tappar någon information. Det värsta fallet - om något saknas - kommer du att kunna organisera det flyttande företaget för att snabbt hitta de förlorade posterna. Tilldela någon att se till att alla dokument är säkra hela tiden. Se till att du kontrollerar dina loggar när som helst vid kontorsförflyttningen:
    • När de laddas i skåpbilen;
    • När de anländer till din nya destination;
    • Efter att de lossats i den nya byggnaden eller lagringsenheten.
    Är de inte ytterst ansvariga för dina dokuments integritet
    Även om dina kontorsförflyttare kan vara ansvariga för mekaniken i flytten, är de inte ytterst ansvariga för dina dokuments integritet.
  2. 2
    Skydda dina poster från obehörig åtkomst. Om det värsta händer och någon information stjäls av eller lämnas ut till obehöriga bör ditt företag informera alla personer som påverkas av den läckta informationen. Detta hjälper till att både avvärja potentiellt pinsamma situationer och ger snabb organisation för att återställa / skapa nya dokument.
  3. 3
    Hitta säker transport. Alla konfidentiella och personliga register ska flyttas i säkrade och låsta lastbilar. Det är bäst att skilja dem från resten av materialet för borttagning (t.ex. möbler, utrustning, förnödenheter).
  4. 4
    Säkra platsen. Lämna aldrig konfidentiella dokument på en plats utan säkerhet! Det första du bör göra när de anländer till den nya platsen är att flytta dem direkt till sitt nya säkra område. Se till att de lagras på säker plats med begränsad åtkomst. Varje in- och utresa bör registreras, även om den som kommer in är förut godkänd personal. Sekretessintrång förekommer ofta vid denna tidpunkt, så se till att allt är under konstant kontroll.
  5. 5
    Kontrollera din lagringsutrustning. Se till att all utrustning för dokumentlagring är i gott skick. Alla skrivbord och arkivskåp ska ha fungerande lås. Alla nycklar måste vara tillgängliga och kontrollerade och redovisas.
  6. 6
    Kontrollera elektronikens säkerhet. Se till att varje elektronisk lagring som innehåller konfidentiella data är säker och att obehörig person inte kan komma åt den.
Om ditt företag till exempel organiserar sin verksamhet på en plats kan det flyttande företaget bli ombedd
Om ditt företag till exempel organiserar sin verksamhet på en plats kan det flyttande företaget bli ombedd att sortera om alla dokument och poster som innehåller den personliga informationen.

Del 3 av 3: skydda dig själv efter flytten

  1. 1
    Kontrollera åtkomst av all servicepersonal. När du flyttar ditt kontor finns det många uppgifter som måste utföras av olika servicepersonal, som att installera telefon- / internetnätverk, måla, montera möbler och datorinstallation. Dessa aktiviteter är ofta inte möjliga innan personuppgifterna kommer. Dessa uppgifter utförs vanligtvis av servicepersonal under arbetstid, när företagets personal kan övervaka dem. Det finns dock fall där dessa uppgifter utförs efter arbetstid. Om så är fallet anställer du extra vakter eller tilldelar detta jobb till någon från din personal så att du kan övervaka all servicepersonal och se till att ingen obehörig person har tillgång till konfidentiell information.
  2. 2
    Revidera alla interna policyer och förfaranden. Varje företag har operativa rutiner och policyer för säker lagring av konfidentiell information. Men den nya platsen du flyttar på kan (och kommer troligen) att skilja sig från din tidigare plats. Se till att du reviderar, uppdaterar och ändrar alla policyer för att passa den nya platsen.
Relaterade artiklar
  1. Hur läcker jag en hemlighet?
  2. Hur är jag hemlighetsfull?
  3. Hur man lever ett dubbelt liv?
  4. Hur stämmer man för brott mot medicinsk integritet?
  5. Hur byter jag i skolans omklädningsrum?
  6. Hur njuter jag av en privat helg?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail