Hur fördelar man resurser i Microsoft-projekt?
Att veta hur man fördelar resurser i Microsoft Project hjälper dig att hålla kontrollen över ditt projekt från början till slut.
Microsoft Project är ett programhanteringsprogram som är märkt under Microsoft Office-paketet. Applikationen tillåter användare att kontrollera alla aspekter av att hantera ett projekt, inklusive budgetering, schemaläggning och resurshantering. Av denna anledning används programvaran kraftigt i bygg- och verkstadsindustrin. En av de viktigaste men ofta förbisedda delarna av projektledningsprocessen är att fördela resurser ordentligt. När ett projektschema har skapats måste det vanligtvis ändras för att undvika överallokering av en viss resurs (till exempel en underleverantör), vilket gör att schemat hålls uppe. Att veta hur man fördelar resurser i Microsoft Project hjälper dig att hålla kontrollen över ditt projekt från början till slut.
- 1Tänk på tillgången på resurser när du uppskattar varaktigheten för uppgiften. Detta steg är avgörande men ofta förbises. Resurser måste övervägas under planeringen av schemat, inte bara efteråt. Var särskilt uppmärksam på samtidiga uppgifter (de som händer samtidigt) som använder samma resurser. Du kan till exempel med rätta anta att både inre och yttre väggar i en byggnad kan inramas samtidigt. Om du bara har en snickare med i projektet är det inte möjligt.
- Börja dina uppskattningar av uppgiftslängd genom att uppskatta det totala antalet arbetstimmar som behövs för att slutföra uppgiften. Genom att fokusera på arbetstid snarare än totala arbetsdagar tar du hänsyn till hur många resurser som behövs.
- 2Skapa och organisera alla dina resurser. Det bästa sättet att hålla dina resurser organiserade är via resursbladet. För att komma åt det här bladet, klicka på "Visa" -menyn och välj "Resursblad". Se till att alla dina resurser har tydliga namn och se till att du åtminstone anger resurstypen.
- Arbetsresurser är de mest användbara och bör användas för att kategorisera personer som kommer att spendera tid på att arbeta med uppgifter. På ett litet projekt kan denna typ av resurs hänvisa till varje teammedlem vid namn. På ett större projekt kan den här resursen ange olika underleverantörer.
- Material”resurser ska avse material som blir vana vid arbete, såsom virke, spik och bensin.
- Kostnader "Resurser" bör användas för att spåra resurser som har en tydlig kostnadsnivå. Den dagliga priset för att hyra en kran eller en släpvagn kan spåras som en kostnadsresurs.
- 3Tilldela varje arbetsuppgift till en resurs. När du har skapat schemat i Gantt-diagramvyn måste du ange vilka resurser som är kopplade till varje uppgift. För att göra detta, hitta uppgifternas rad i den vänstra panelen och klicka på cellen i kolumnen "Resurs". En rullgardinsmeny visas med alla resurser du har skapat. Välj lämplig resurs; till exempel kan en uppgift som heter " Wire light fixtures " tilldelas resursen "Electrician."
Kostnader "Resurser" bör användas för att spåra resurser som har en tydlig kostnadsnivå. - 4Kontrollera resurstilldelningen i resursdiagrammet. När du har skapat ditt schema och tilldelat resurser kan du söka efter överallokering. För att göra detta, klicka på "Visa" och välj "Resursdiagram." Du får välja varje resurs och visa dess fördelning genom hela projektet. Varje arbetsdag visas längs den horisontella axeln och resursanvändningen uttrycks som en procentsats längs den vertikala axeln.
- Varje punkt där en resurs överstiger 100 procents användning representerar en överallokering (vilket innebär att resursen omöjligt kan utföra alla uppgifter som tilldelats den under den angivna tiden). Överallokering visas i rött. För att åtgärda detta, öka uppgiftstiden, tilldela mer resurser till uppgifterna eller flytta samtidiga uppgifter för att skapa mindre överlappning.
- Varje punkt där resursen används väldigt lite kan peka på ineffektiv underallokering. Överväg att minska uppgifternas varaktighet eller använda färre totala resurser.
- Engagera alltid personerna som kommer att utföra arbetet i beräkningen av varaktigheten. Detta ökar i allmänhet noggrannheten och förbättrar moral.
- Dator
- Microsoft Project
Frågor och svar
- Är det möjligt att avsätta mer än 100% av tiden för en specifik resurstyp till en uppgift om jag har mer än en av dessa resurser tillgängliga?Ja. Om du använder funktionen "Ansträngningsdriven", desto mer resurser som används för att utföra en uppgift minskar den tillåtna tiden.
Relaterade artiklar
