Hur man jämför två Excel-filer?

Den här artikeln fokuserar på hur man direkt jämför information mellan två olika Excel-filer. När du väl har manipulerat och jämfört informationen kanske du vill använda Slå upp, indexera och matcha för att hjälpa din analys.

Metod 1 av 4: använder excels vy sida vid sida-funktionen

1
Öppna arbetsböckerna du behöver jämföra. Du hittar dessa genom att öppna Excel, klicka på Arkiv och sedan på Öppna och välja två arbetsböcker att jämföra i menyn som visas.
- Navigera till mappen där du har sparat Excel-arbetsböcker, välj varje arbetsbok separat och håll båda arbetsböckerna öppna.
2

Klicka på fliken Visa. När du har öppnat en av arbetsböckerna kan du klicka på fliken Visa längst upp i mitten av fönstret.
3
Klicka på Visa sida vid sida. Detta finns i fönstrets grupp på menyn Visa och har två ark som ikon. Detta kommer att dra upp båda kalkylblad i mindre fönster staplade vertikalt.
- Det här alternativet kanske inte syns lätt på fliken Visa om du bara har en arbetsbok öppen i Excel.
- Om det finns två arbetsböcker öppnar Excel automatiskt dessa som de dokument som ska visas sida vid sida.
4
Klicka på Ordna alla. Med den här inställningen kan du ändra arbetsböckernas orientering när de visas sida vid sida.
- I menyn som dyker upp kan du välja att ha arbetsböckerna Horisontell, Vertikal, Kaskad eller Kaklad.
5

Aktivera synkron rullning. När du har öppnat båda kalkylbladet klickar du på Synkron rullning (placerad under alternativet Visa sida vid sida) för att göra det lättare att bläddra igenom båda Excel-filerna rad för rad för att kontrollera eventuella skillnader i data manuellt.
6

Bläddra igenom en arbetsbok för att bläddra igenom båda. När Synchronous rullning är aktiverat, kommer du att kunna enkelt bläddra genom båda arbetsböcker på samma gång och jämföra sina data lättare.

Detta öppnar ett fönster där du kan navigera till ett av de två Excel-dokumenten du vill jämföra.

Metod 2 av 4: Använd uppslagsfunktionen

1
Öppna arbetsböckerna du behöver jämföra. Du hittar dessa genom att öppna Excel, klicka på Arkiv och sedan på Öppna och välja två arbetsböcker att jämföra i menyn som visas.
- Navigera till mappen där du har sparat Excel-arbetsböcker, välj varje arbetsbok separat och håll båda arbetsböckerna öppna.
2

Bestäm vilken cell du vill att användaren ska välja mellan. Det är här en rullgardinslista kommer att visas senare.
3

Klicka på cellen. Den gränsen bör mörkare.
4
Klicka på fliken Data i verktygsfältet. När du har klickat på den väljer du VALIDATION i rullgardinsmenyn. Ett popup-fönster ska visas.
- Om du använder en äldre version av Excel dyker DATA-verktygsfältet upp när du väljer fliken DATA och visar datavalidering som alternativ istället för validering.
5

Klicka på Lista i listan TILLÅT.
6

Klicka på knappen med den röda pilen. Detta låter dig välja din källa (med andra ord din första kolumn), som sedan bearbetas till data i rullgardinsmenyn.
7

Välj den första kolumnen i din lista och tryck på Enter. Klicka på OK när datavalideringsfönstret visas. Du bör se en ruta med en pil på den som kommer att rullgardinsmenyn visas när du klickar på pilen.
8

Välj cellen där den andra informationen ska visas.
9

Klicka på flikarna Infoga och Referens. I äldre versioner av Excel kan du hoppa över att klicka på fliken Infoga och bara klicka på fliken Funktioner för att dra upp kategorin Sökning och referens.
10

Välj Sökning & referens från kategorilistan.
11

Hitta uppslag i listan. När du dubbelklickar på den ska en annan ruta visas och du kan klicka på OK.
12

Välj cellen med rullgardinsmenyn för uppslagsvärde.
13

Välj den första kolumnen i din lista för lookup_vector.
14

Välj den andra kolumnen i din lista för result_vector.
15

Välj något från listrutan. Informationen bör automatiskt ändras.

Navigera till mappen där du har sparat Excel-arbetsböcker, välj varje arbetsbok separat och håll båda arbetsböckerna öppna.

Metod 3 av 4: med hjälp av XL-komparator

1

Öppna din webbläsare och gå till https://xlcomparator.net. Detta tar dig till XL Comparators webbplats, där du kan ladda upp två Excel-arbetsböcker för jämförelse.
2

Klicka på Välj fil. Detta öppnar ett fönster där du kan navigera till ett av de två Excel-dokumenten du vill jämföra. Se till att du väljer en fil för båda fälten.
3

Klicka på Nästa> för att fortsätta. När du väl har valt detta ska ett popup-meddelande visas högst upp på sidan så att du vet att filöverföringsprocessen har börjat och att större filer tar längre tid att bearbeta. Klicka på OK för att stänga det här meddelandet.
4
Välj de kolumner som du vill skanna. Under varje filnamn finns en rullgardinsmeny som säger Välj en kolumn. Klicka på rullgardinsmenyn för varje fil för att välja den kolumn du vill markeras för jämförelse.
- Kolumnnamn visas när du klickar på rullgardinsmenyn.
5

Välj innehåll för din resultatfil. Det finns fyra alternativ med bubblor bredvid dem i denna kategori, varav ett måste du välja som formateringsriktlinjer för ditt resultatdokument.
6

Välj alternativ för att underlätta kolumnjämförelse. I den nedre cellen i jämförelsesmenyn ser du ytterligare två villkor för din dokumentjämförelse: Ignorera versaler / små bokstäver och Ignorera "mellanslag" före och efter värden. Markera kryssrutan för båda innan du fortsätter.
7

Klicka på Nästa> för att fortsätta. Detta tar dig till nedladdningssidan för ditt resultatdokument.
8
Ladda ner ditt jämförelsedokument. När du har laddat upp dina arbetsböcker och ställt in dina parametrar kommer du att ha ett dokument som visar jämförelser mellan data i de två filerna som är tillgängliga för nedladdning. Klicka på den understrukna Klicka här texten i rutan Ladda ner jämförelsefilen.
- Om du vill köra andra jämförelser klickar du på Ny jämförelse längst ned till höger på sidan för att starta om filöverföringsprocessen.

Välja två arbetsböcker att jämföra i menyn som visas — Du hittar dessa genom att öppna Excel, klicka på Arkiv och sedan på Öppna och välja två arbetsböcker att jämföra i menyn som visas.

Metod 4 av 4: åtkomst till en Excel-fil direkt från en cell

1
Leta reda på namnen på din arbetsbok och ark.
- I det här fallet använder vi tre exempel på arbetsböcker som är placerade och namnges enligt följande:
  - C: \ jämför \ book1.xls (som innehåller ett ark som heter "försäljning 1999")
  - C: \ jämför \ book2.xls (som innehåller ett ark som heter "försäljning 2000")
- Båda arbetsböckerna har den första kolumnen "A" med produktens namn och den andra kolumnen "B" med det sålda beloppet varje år. Den första raden är kolumnens namn.
2
Skapa en jämförelsearbetsbok. Vi kommer att arbeta med Book3.xls för att göra en jämförelse och skapa en kolumn som innehåller produkterna, och en med skillnaden mellan dessa produkter mellan båda åren.
- C: \ jämför \ book3.xls (som innehåller ett ark som heter "jämförelse")
3
Placera kolumnrubriken. Endast med "Book3.xls" öppnat, gå till cell "A1" och skriv:
- = 'C: \ Jämför \ [Book1.xls] Försäljning 1999'! A1
- Om du använder en annan plats, ersätt "C: \ Compare" med den platsen. Om du använder ett annat filnamn tar du bort "Book1.xls" och lägger till ditt filnamn istället. Om du använder ett annat arknamn ersätter du "Försäljning 1999" med namnet på ditt ark. Se till att inte filen du hänvisar till ("Book1.xls") öppnas: Excel kan ändra referensen du lägger till om du har den öppen. Du kommer att sluta med en cell som har samma innehåll som cellen du hänvisade till.
4

Dra ner cellen "a1" för att lista alla produkter. Ta tag i det från det nedre högra torget och dra det och kopiera alla namn.
5

Namnge den andra kolumnen. I det här fallet kallar vi det "Skillnad" i "B1".
6
(Till exempel) Uppskatta skillnaden för varje produkt. I det här fallet, genom att skriva i cellen "B2":
- = 'C: \ Jämför \ [Book2.xls] Försäljning 2000'! B2-'C: \ Jämför \ [Book1.xls] Försäljning 1999'! B2
- Du kan utföra alla vanliga Excel-operationer med den hänvisade cellen från den hänvisade filen.
7

Dra ner det nedre hörnet och få alla skillnader, som tidigare.

Tips

Kom ihåg att det är viktigt att de hänvisade filerna stängs. Om du har öppnat dem kan Excel åsidosätta vad du skriver i cellen, vilket gör det omöjligt att komma åt filen efteråt (såvida du inte har den öppen igen).

Läs också: Hur grupperar jag animationer i PowerPoint på PC eller Mac?